Elektronische Rechnungsbearbeitung mit der MACH E-Rechnung durch Mitarbieter:in der Öffentlichen Verwaltung
MACH live! E-Rechnung

E-Rechnung: Digital und automatisiert für die öffentliche Verwaltung

Die EU-Richtlinie 2014/55 und § 3 der E-Rechnungsverordnung verpflichten zum elektronischen Empfang und zur Weiterverarbeitung von E-Eingangsrechnungen und E-Ausgangsrechnungen. MACH ist Vorreiter bei der E-Rechnung im Public Sector in Deutschland und hat über 50 Projekte erfolgreich begleitet. Dazu zählt u. a. die Einführung der E-Rechnung im Bund als großes Verbundprojekt.

Referenzprozess
Referenzprozess E-Rechnung

E-Rechnung im Bund: auf zu neuen Ufern

Die EU digitalisiert. Seit dem 27. November 2019 müssen deutsche Bundesbehörden die E-Rechnung nutzen, um der Richtlinie 2014/55/EU zu entsprechen. Der gemeinsam mit diversen Bundesbehörden erarbeitete Standardprozess E-Rechnung steht als Referenz für ein neues agiles Vorgehen in der gesamten deutschen Verwaltung. MACH identifiziert sieben Erfolgsfaktoren und stellt einen Fragenkatalog für die Zukunft auf.
Mitarbeiter:innen stemmen Ruderboot: Auf zu neuen Ufern mit der MACH E-Rechnung
E-Eingangsrechnung

E-Eingangs­rechnung vielfach praxiserprobt

Erstellen und versenden Sie digitale Rechnungen mit der MACH live! E-Eingangsrechnung

Beschaffung, Rechnung, Zahlung. Klingt einfach. Die Rechnungsbearbeitung ist aber oft komplex: Häufig müssen differenzierte Genehmigungs- und Informationsverfahren durchlaufen und vielfältige Vorgaben beachtet werden. Ein digitaler Rechnungsworkflow für die E-Eingangsrechnung unterstützt sie, bringt vollständige Dokumentation und höhere Prozessqualität. 

Profitieren Sie unter anderem von ...

  • ... einem digitalen Empfang und der Verarbeitung nach EU-Richtlinie 2014/55/EU
  • ... einem automatischen Auslesen der Rechnungsdaten für die Belegerfassung mit sukzessiver Belegvervollständigung
  • ... einem Abgleich und der Validierung der E-Rechnung mit offenen Bestelldaten im System
Mobiles Arbeiten in Krisenzeiten: Papier versus Digital

Papier- und PDF-Rechnung: Genauso digital und automatisiert wie E-Rechnung

In der Praxis werden Sie in den nächsten Jahren trotz E-Rechnungsverordnung weiterhin einen hohen Anteil an Papier- und PDF- Rechnungen erhalten. Deshalb haben wir mit formstar, eine innovative Texterkennungssoftware in unser MACH ERP-System integriert, die von unserem Technologiepartner B&L OCR Systeme GmbH zur Verfügung gestellt wird. formstar liest die Daten aus Ihren Rechnungen aus und überträgt diese automatisiert in das MACH ERP-System. Der Aufwand für die Erfassung entfällt.

E-Rechnung im Echtbetrieb beim Bundesverwaltungsamt – ein Standard für die öffentliche Verwaltung

E-Ausgangsrechnung

E-Ausgangs­rechnung leicht gemacht

Automatisierte Rechnungserstellung und Versand mit der MACH live! E-Ausgangsrechnung

Die Digitalisierung der Rechnungsverarbeitung kann in mehrere Teilbereiche untergliedert werden. Nachdem die EU-Richtlinie 2014/55 vor einigen Jahren bereits die elektronische Umsetzung des Rechnungsempfangs und -eingangs vorgegeben hat, steht nun der digitale Versand von Rechnungen im Fokus. Mit dem §3 der E-Rechnungsverordnung werden Rechnungssteller dazu verpflichtet, Rechnungen gegenüber Rechnungsempfängern in elektronischer Form auszustellen und zu übermitteln.

Für diesen Fall haben wir die MACH live! E-Ausgangsrechnung entwickelt. Profitieren Sie unter anderem von...

  • ... einer automatischen Anbindung an relevante Ausgangskanäle wie ZRE und PEPPOL.
  • ... dem hohen Automatisierungsgrad durch Rechnungsversand per Knopfdruck.
  • ... einer ordnungsgemäßen Archivierung nach GoBD durch Anbindung der E-Akte.
E-Ausgangsrechnung Webinar

E-Ausgangs­rechnung: Das letzte Puzzleteil der Rechnungs­bearbeitung

Die E-Ausgangsrechnung ist nicht nur ein Muss für die Bundesverwaltung, sondern bietet auch eine Vielzahl von Vorteilen für die gesamte öffentliche Verwaltung. Welche Verpflichtungen Rechnungssteller zukünftig haben und wie diese mit der MACH Software problemlos umgesetzt werden können, erfahren Sie in diesem Webinar. Sie erhalten Informationen über die aktuelle gesetzliche Situation, einen Einblick in die MACH Software und gewinnen Impulse für Ihre nächsten Schritte auf dem Weg zur E-Ausgangsrechnungsbearbeitung.
Digitale Rechnungsverarbeitung in der Öffentlichen Verwaltung mit der MACH E-Rechnung

Gute Gründe für die E-Rechnung

Die elektronische Rechnungsstellung bietet eine große Vielfalt von Vorteilen gegenüber klassischen Papierrechnungen. Unter anderem gehören hierzu:

  • Zeitgewinn durch Transparenz und Automatisierung
  • Qualitätssteigerung durch Fehlerreduzierung
  • umweltschonende und platzsparende Prozesse

Mit der MACH live! E-Rechnung bieten wir Ihnen eine Lösung, die nicht nur den gesetzlichen Reglementierungen entspricht, sondern auch eine Software, die sich nahtlos in andere MACH Lösungen integriert. Bestes Beispiel hierfür ist das Zusammenspiel mit der MACH live! E-Beschaffung.

Einsparungen gegenüber Papierrechnungen 80%
Unsere Referenzen
DPZ - Deutsches Primatenzentrum - Leipniz-Institut für Primatenforschung (öffentliche Verwaltung)
In 7 Schritten zur E-Rechnung

In 7 Schritten zur E-Rechnung

So starten Sie Ihr E-Rechnungsprojekt erfolgreich

1. Vorteile erkennen

Die E-Rechnung bietet eine Vielzahl von Einsparpotenzialen. Die Erleichterung des Rechnungseingangs ist dabei nur ein kleiner Teil: Die eigentlichen Effekte werden durch die Digitalisierung der Rechnungsbearbeitung erzielt.

2. Rahmenbedingungen erarbeiten

Einführung der E-Rechnung bis zum 27. November 2018 oder 2019? Zwischen der EU-Richtlinie 2014/55/EU, dem E-Rechnungs-Gesetz Bund sowie der dazugehörigen Rechtsverordnung und einer wachsenden Anzahl an Landesgesetzen ist eine Rechtslage entstanden, die nicht immer ganz einfach zu durchschauen ist. Analysieren Sie im Vorfeld, was dies für Ihre Organisation bedeutet und wie der damit verbundene Zeitrahmen zur Umsetzung aussieht.

3. Ziele definieren

Eine genaue Betrachtung des gesamten Prozesses ist eine wichtige Voraussetzung für ein erfolgreiches E-Rechnungsprojekt. Wer die Prozesse einmal strukturiert aufnimmt, gewinnt Klarheit darüber, wie die Abläufe verändert werden können oder sollten.

4. Entscheidungsträger überzeugen

Mit einem konkreten Zielbild und dem Wissen über die Potenziale der E-Rechnung können nun alle relevanten Entscheidungsträger:innen einbezogen werden. Die bisherigen Schritte liefern die Grundlage und die Argumente für das weitere Vorgehen.

5. Organisation ausrichten

Um die Potenziale der digitalen Rechnungsbearbeitung umfassend auszuschöpfen, empfiehlt es sich, bestehende Prozesse zu prüfen und bei Bedarf anzupassen. Für die Umsetzung der notwendigen Neuerungen sollte Einigkeit über das Ziel und die Vorgehensweise herrschen.

6. Mitarbeiter einbinden

Zufriedene Mitarbeiter:innen erhöhen die Akzeptanz und geben dem Projekt die notwendige Unterstützung! Binden Sie daher frühzeitig alle Beteiligten ein, und überzeugen Sie das Team von den Vorteilen.

7. Projektstart vorbereiten

Bevor das Projekt startet, müssen noch ein paar Dinge geschehen: die Bildung eines Projektteams zum Beispiel oder die Erstellung eines Projektplans mit der Definition von Meilensteinen und einem realistischen Zeitplan.

faq

Was Sie zur E-Rechnung wissen müssen

Die E-Rechnung bringt Transparenz und Sicherheit in Ihre Rechnungsverarbeitung. Bilden Sie jeden Prozessschritt digital ab und machen Sie die Eingangsrechnung und die Ausgangsrechnung nachvollziehbarer. Mit MACH sind Sie für die Zukunft bestens aufgestellt.

Gesetzeskonform handeln

Die E-Rechnung ist ein Muss! EU-Richtlinie 2014/55/EU, das E-Rechnungsgesetz und die E-Rechnungsverordnung des Bundes schreiben eine elektronische Rechnungsverarbeitung vor. Mit der MACH live! E-Rechnung sind Sie nicht nur gesetzeskonform unterwegs, sondern auch für die Zukunft optimal ausgerüstet.

XRechnung umsetzen

In der E-Rechnungsverordnung des Bundes ist "XRechnung" als standardisiertes Format für alle Bundesbehörden vorgeschrieben. Das Bundesministerium des Innern, für Bau und Heimat (BMI) zeigt, wie mithilfe einer zukunftsorientierten IT-Infrastruktur eine medienbruchfreie Rechnungsverarbeitung durchgeführt werden kann. Wir beraten Sie gern bei der Umsetzung von XRechnung und Lösungen zur elektronischen Rechnungsverarbeitung.

Ganzheitlich integriert

Mit MACH live! E-Rechnung haben Sie eine voll integrierte Lösung, die nahtlos in den Datenfluss der MACH Software eingebunden ist. Mit der Einbindung in MACH Finanzen können Sie verschiedene Datenflüsse miteinander abgleichen. Die MACH live! E-Verwaltung hilft Ihnen dabei Ihre Dokumente effizient zu digitalisieren und die MACH live! E-Beschaffung verbessert Ihre vor- und nachgelagerten Beschaffungsprozesse.