Maßgeschneiderte Lösungen für Bildung und Forschung
Hochschulen und Forschungsinstitute benötigen flexible Systeme für Verwaltung, Finanzen und Projektmanagement. Unsere Lösungen unterstützen digitale Prozesse, erleichtern interne Abläufe und sichern die Einhaltung gesetzlicher Vorgaben. So können sich Ihre Einrichtungen auf Bildung, Forschung und Innovation konzentrieren.
Ausgewählte Referenzen
MACH konnte seine Expertise als ERP-Spezialist bei über 70 Hochschulen und Forschungsistituten unter Beweis stellen und Projekte gemeinsam zum Erfolg führen. Besonders relevant ist das Drittmittelmanagement. Zu den Kunden gehören z.B. der Thüringer Hochschulverbund M7 und diverse Hochschulen in Nordrhein-Westfalen und Rheinland-Pfalz. In NRW bietet das MACH Kompetenzzentrum den Mitgliedern seine Koordinierungsdienste an.
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Ausgewählte Leibniz-Institute
MACH Lösungen sind perfekt zugeschnitten auf die individuellen Bedürfnisse Ihrer Einrichtung/Ihres Institutes.
Häufig gestellte Fragen
Wie lässt sich der Aufwand in der Drittmittel- und Projektverwaltung an Hochschulen senken?
Hoher Aufwand entsteht meist aus verteilten Daten: Mittelbindungen, Fristen, Mittelabrufe und Verwendungsnachweise liegen in getrennten Systemen und Tabellen statt in einem durchgängigen Prozess. Ohne Anbindung an das Finanzwesen müssen Projektstände manuell abgeglichen werden, was fehleranfällig ist und Transparenz kostet. Lösungen wie MACH progranta und MACH meinERP verknüpfen Fördermittel-Workflows direkt mit Haushalt und Buchhaltung, sodass Mittelbindungen jederzeit nachvollziehbar bleiben. Der Aufwand sinkt vor allem dort, wo Projektdaten und Finanzdaten zusammenlaufen.
Wie behält eine Forschungseinrichtung den Überblick über Fristen, Mittelabrufe und Verwendungsnachweise?
Der Überblick geht verloren, wenn Fristen dezentral geführt werden und niemand den Gesamtstand über alle Projekte sieht. Automatisierte Fristen- und Statuslogiken sowie eine zentrale Projektsicht verhindern verpasste Mittelabrufe und verspätete Nachweise. Das Workflow- und Fördermittelmanagement progranta bildet den gesamten Lebenszyklus vom Antrag bis zum Verwendungsnachweis nachvollziehbar ab. Entscheidend ist eine einzige, aktuelle Datenquelle statt paralleler Einzellisten.
Wie lassen sich Beschaffungsprozesse an Hochschulen beschleunigen?
Lange Durchlaufzeiten entstehen durch papiergebundene Freigaben, getrennte Systeme für Bedarf, Bestellung und Rechnung sowie fehlende Prüfung der Mittelverfügbarkeit im Vorfeld. Jeder Medienwechsel verlängert den Prozess und erschwert die Nachvollziehbarkeit. Das MACH meinERP bündelt Bedarfsmeldung, Freigabe, Bestellung und Rechnungsprüfung in einem Workflow und prüft die Mittelverfügbarkeit bereits bei der Bestellung. Kürzere Zeiten ergeben sich vor allem aus dem Wegfall der Systembrüche.
Wie bildet eine Hochschule die Trennungsrechnung zwischen wirtschaftlicher und nicht-wirtschaftlicher Tätigkeit korrekt ab?
Die Schwierigkeit liegt darin, Kosten und Erlöse beihilfekonform den wirtschaftlichen und nicht-wirtschaftlichen Bereichen zuzuordnen und dies prüfsicher zu dokumentieren. Manuelle Zuordnungen in Tabellen sind fehleranfällig und bei Prüfungen schwer belegbar. Ein integriertes Finanz- und Controllingsystem wie das MACH meinERP bildet die Trennungsrechnung strukturiert auf der laufenden Buchführung ab. Prüfsicherheit entsteht, wenn die Zuordnung Teil des Buchungsprozesses ist statt nachgelagerter Handarbeit.
Wie digitalisiert eine Hochschule die Abrechnung von Dienstreisen und Reisekosten?
Aufwand entsteht durch manuelle Antrags-, Genehmigungs- und Abrechnungsschritte, die über Papier und Mail laufen und mehrfach erfasst werden. Ein durchgängiger digitaler Prozess von der Reiseanmeldung bis zur Abrechnung entlastet Reisende wie Verwaltung. Das Travelmanagement MACH sms im MACH meinERP bildet diesen Ablauf digital ab und bindet die Reisekosten direkt an das Rechnungswesen an. Entlastung entsteht dort, wo Erfassung, Genehmigung und Abrechnung nur einmal und digital erfolgen.
