MACH Projekt-Updates · Jörn Müther · 07.10.26

80 Prozent schneller im Rechnungsworkflow - MACH an der HTW Berlin

#Aus der Praxis #Digitalisierung #Lehre und Forschung

Die HTW (Hochschule für Technik und Wirtschaft) Berlin ist seit vielen Jahren Partner von MACH. Seit 2024 nutzt die Hochschule MACH meinERP. 2025 wurde das Modul MACH E-Rechnung implementiert und 2026 MACH E-Beschaffung. Das Ziel: ein durchgängig digitalisierter und papierloser Prozess. Aktuell müssen dabei auch eingehende Papierrechnungen und PDF-Rechnungen bearbeitet werden. Insgesamt geht es um 10.000 bis 12.000 Eingangsrechnungen im Jahr. Sowie um die Einbindung von 90 Studienprogrammen, 300 Professor:innen, 800 Lehrbeauftragten, 500 Forschungspartnern und 300 aktuellen Forschungsprojekten.

MACH E-Rechnung und MACH E-Beschaffung - von der Pflicht zur Kür

Die Pflicht zur E-Rechnung betrifft viele öffentliche Organisationen. Sie alleine ist aber nicht der Grund, warum die HTW MACH E-Rechnung eingeführt hat. Harun Mete, Leiter der Haushaltsabteilung, sagt dazu: „Wir sind schon lange hungrig nach Digitalisierung.“ Aber auch der zunehmende Kostendruck, der Wunsch nach mehr Effizienz und der Fachkräftemangel sind für ihn wichtige Gründe, Prozesse effizienter zu machen und Aufwände zu senken. Wie gut das in Berlin gelungen ist, belegen die Zahlen: 80 Prozent schneller ist der Workflow in der HTW heute. Bis zur vollständigen und automatisierten Prüfung sowie Freigabe einer Rechnung vergeht in aller Regel nur mehr eine Woche. Im Vorsystem konnte alleine die Verteilung der Belege so lange dauern.

Mehr Effizienz und Geschwindigkeit hat auch MACH E-Beschaffung gebracht - durch Automatisierung, Selfservices für Nutzer:innen und eine automatisierte Prüfung auf die für Hochschulen wichtige Drittmittelrelevanz. Dreh- und Angelpunkt der neuen Effizienz sind neben der erweiterten Infrastruktur auch vereinheitlichte Prozesse und die Einführung einer Leitweg-ID. Mehr dazu erfahren Sie im Praxisbericht!

„Bevor wir dieses System implementiert hatten, konnte die Verteilung einer Rechnung zwischen einer und vier Wochen dauern. Heute ist ein Prüfvorgang innerhalb einer Woche vollständig bearbeitet und der Rechnungsworkflow meist auch abgeschlossen. Das spart uns also enorm viel Zeit.“

Harun Mete Leiter Haushaltsabteilung bei der HTW Berlin

Die Rechnungsbearbeitung und die Abwicklung von Beschaffungsprozessen stellen große organisatorische Herausforderungen an Hochschulen. Dabei müssen viele verschiedene rechtliche Vorgaben erfüllt werden. Die digitalen, automatisierten Prozesse der beiden MACH meinERP Module MACH E-Rechnung und MACH E-Beschaffung erleichtern die Arbeit dabei enorm - etwa durch vollautomatisches Auslesen aller relevanten Daten (auch aus Papier- und PDF-Belegen), die schnelle, eindeutige Zuordnung zu Kostenstellen und mit MACH smartDecision einen automatisierten Prüf- und Verteilungsprozess. Besonders praktisch: Bearbeiter:innen können direkt aus ihren Aufgaben heraus unterschiedlichste Informationen - Prozessnummern, Daten zu Rechnungserstellern, Kostenstellen, individuelle Hinweise und die Historie der Vorgänge - abrufen.

Effiziente digitale und automatisierte Prozesse sind unerlässlich. Erfahren Sie, wie MACH meinERP größeren öffentlichen Einrichtungen hilft, Ihre Mitarbeiter:innen zu entlasten und Fehler sowie Wissensverlust durch z. B. häufigen Personalwechsel zu minimieren.