OZG-konformes Formular- und Antrags­management

Intelligente Antragsassistenten: Mobilfähige Formulare im aktuellen HTML-Format:

Im intelligenten HTML-Formular wird der Antragsteller Schritt für Schritt durch den Antragsprozess geleitet. Durch hinterlegte Regeln und Fachlogiken werden dem Antragsteller lediglich die für ihn relevanten Fragen angezeigt - alle anderen entfallen. Antragsassistenten übernehmen so eine Teilberatungsfunktion und können zu jedem Zeitpunkt zwischengespeichert werden. Am Ende des Ausfüllprozesses kann das Web-Formular, je nach vorgegebener Einreichungsart, direkt elektronisch übermittelt werden. Die Antragsdaten werden verschlüsselt als ausgefülltes PDF-Formular sowie im XML-Format an die entgegennehmende Stelle übergeben.

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• und viele mehr...

• Sortimentspflege
• Erstellung individueller Online-Dienste und eigener Verlage
• Integration von Fachverfahren & sonstiger IT-Infrastrukturen
• Akademieleistungen
• Unterstützung beim Onboarding
• Moderation von FIM-Arbeitsgruppen

Die Feldbibliotheken beinhalten vorgefertigte Felder aber auch komplette Feldgruppen, die per „Klick“ in den Antragsassistenten integriert werden können. Neben der Verlags-Feldbibliothek können häufiger benötigte Felder und Feldgruppen einfach als eigene Vorlagen abgespeichert werden und somit eine eigene Bibliothek aufbauen.

MACH formsolutions bietet standardmäßig eine Vielzahl vordefinierter Listen (z. B. Staatsangehörigkeiten, Namenstitel, Hauptstädte, u. v. m.) für die „Autovervollständigung“ oder auch die „Dropdown-Auswahl“ an.
Eigene Listen können ebenso innerhalb des Formulareditors hochgeladen bzw. dynamische Listen verlinkt werden.

Hinterlegte Regeln und Fachlogiken sorgen dafür, dass der Ausfüller später nur die relevanten Fragen angezeigt bekommt. Um das zu gewährleisten, müssen innerhalb intelligenter Antragsassistenten sogenannte Regeln hinterlegt werden. Für die Erstellung dieser Logiken beinhaltet der Formulareditor einen benutzerfreundlichen grafischen Regeleditor.

Für komplexe Regeln steht neben dem grafischen Regeleditor auch ein „Experten-Modus“ bereit. Hier sind viele vorgefertigte Expertenregeln als Skripte direkt nachvollziehbar und anpassbar.

• Autovervollständigung
• CSS-Anpassungen
• Formular-Mapping
• Mehrsprachigkeit

• Anleitung- und Schulungsangebot
• Erstellung individueller Online-Dienste und eigener Verlage
• Integration von Fachverfahren & sonstiger IT-Infrastrukturen
• Moderation von FIM-Arbeitsgruppen
• Maßgeschneidertes Trainingsangebot

Seit mehr als 20 Jahren stellt MACH formsolutions Produkte und Services bereit, die kontinuierlich und einfach multiplizierbar für alle Behörden genutzt werden können. Im Vordergrund stand von Beginn an der Einer-für-Alle-Ansatz, der seit 2019 im kommunalen Umfeld als EfA-Prinzip tituliert ist.

Das Verlagssortiment (PDF-Formulare sowie intelligente Antragsassistenten) wird immer anhand gesetzlicher Vorgaben von Bund und Ländern in enger Abstimmung mit den Kommunen gestaltet. Somit werden abgestimmte Dienste angeboten, deren Nachnutzung durch andere Verwaltungen möglich wird. MACH formsolutions übernimmt zudem die dauerhafte inhaltliche Pflege dieser Dienste und arbeitet Gesetzesänderungen fristgerecht ein.

Der Leistungskatalog (LeiKa) dient den öffentlichen Verwaltungen unterstützend bei der Aufbereitung von Informationen zu öffentlichen Leistungen. Die Benennung von Verwaltungsleistungen kann durch eindeutige Schlüssel besser angeglichen und Zuständigkeiten in Internetportalen können durch ihn klar definiert werden. All diese Informationen werden bundesweit freigegeben und dienen so durch Standardisierung von öffentlichen Verwaltungsleistungen der Qualitätssicherung. Dadurch werden Automation und Effizienz möglich.

MACH formsolutions hat sämtliche Online-Formulare (PDF-Formulare sowie intelligente Antragsassistenten) – soweit möglich – einer LeiKa-ID zugeordnet. So kann die Suche nach dem passenden Formular zur jeweiligen Verwaltungsleistung ebenso anhand der LeiKa-ID erfolgen. Das eigene Verlagssortiment deckt jedoch weit mehr als die im LeiKa erfassten Leistungen ab.

Das Föderale Informationsmanagement liefert allen Verwaltungsebenen Informationen für Verwaltungsleistungen, die aus Bundesrecht resultieren. Diese dienen als Grundlage für die öffentliche Darstellung auf Portalen, für die Umsetzung von E-Government-Anwendungen und für den Verwaltungsvollzug.

MACH formsolutions verfügt über mehrere FIM-Informationsmanager sowie FIM-Methodenexperten. Dieses Methoden-Know-how, gepaart mit dem seit über 20 Jahren gereiften Verwaltungswissen, ist in unterschiedlichen Projekten abrufbar. Existierende (papierhafte & analoge) Verwaltungsprozesse können mit der Expertise und Unterstützung dieser Experten in sinnvolle und realistische Online-Dienste nach OZG und darüber hinaus für die öffentliche Verwaltung realisiert werden.

Der mandantenfähige Formularserver bietet außerdem eine Oberfläche zur Einrichtung und Verwaltung der Benutzer innerhalb des eigenen Mandanten oder zum Anlegen mehrerer voneinander getrennter Mandanten mit entsprechenden Rechten.
Somit können individuell die Rechte für die Nutzung, Verwaltung und Weiterverarbeitung von Online-Formularen bzw. Antragsassistenten dem Rollen- sowie Rechtekonzept der Verwaltung zugeteilt werden. Beim Anlegen eines Anwenders können Einzelrechte oder Benutzerrollen zugewiesen werden.

Bei Einzelrechten legt man selbst fest, welche einzelnen Rechte der jeweilige Benutzer später haben soll und schaltet diese entsprechend frei. Weist man dem Anwender eine Benutzerrolle zu, sind die Rechte bereits innerhalb der Benutzerrolle definiert.

Auf dem Formularserver können verschiedene Verlage und einzelne Formulare nicht nur verwaltet, sondern mit unterschiedlichen Funktionen zur interaktiven Nutzung ausgestattet werden. Diese umfangreiche Bibliothek an Features umfasst unter anderem Online senden, drucken, elektronisch bezahlen / signieren, speichern, Anlagen hochladen, vorbefüllen mittels elektronischen Personalausweises oder auch über die Antragstellerdaten aus dem Bürgerportal (BundID, Elster "Mein Unternehmenskonto" & Postkorb) und vieles mehr.

Eine Kommune hat einen eigenen Antragsassistenten erstellt und möchte diesen mit einer anderen Verwaltung teilen? – Kein Problem. Die Formularplattform bietet verschiedene Funktionen für die Bereitstellung eigener Arbeitsergebnisse. Das Rechenzentrum kann über das Verlagsrecht eine Vorlage vielen Mandanten gleichzeitig zur Verfügung stellen. Durch den einfachen Export von Online-Formularen sind aber auch Einzelbehörden in der Lage, ihre Arbeitsergebnisse gezielt mit anderen zu teilen. Der Assistent kann so von anderen Kunden importiert, bearbeitet und veröffentlicht werden.
Das kostenlose MACH formsolutions Anwenderforum ist dabei die ideale Plattform. Dort können sich Anwender interkommunal austauschen.

Möchte man Online-Dienstergebnisse am richtigen Arbeitsplatz erhalten? In der Grundkonfiguration werden Formulardaten sicher in die systemseitige Inbox des Nutzers in der Verwaltung übertragen. So können diese direkt weiterverarbeitet, an Kollegen oder andere Abteilungen delegiert oder auch ein Export der Formulardaten vorgenommen werden.

Möchte man Daten der ausgefüllten, bezahlten und eingereichten Dienste direkt in Verfahren oder Middleware-Architekturen übernehmen? - Mit den stabilen Schnittstellen der MACH formsolutions ist dies kein Problem! An der Formularplattform können generell und mandantenspezifisch XML- und XSD-Schemadateien importiert werden. Mit der grafischen Mappingoberfläche ist die Zuordnung einzelner Felder und Komponenten zu definierten Positionen in proprietären und standardisierten Schemata kinderleicht. So kann man selbst zum Fachverfahrensintegrator avancieren, ohne zu programmieren!

Um den Wiedererkennungswert zu gewährleisten ist es wichtig, dass nicht nur der Internetauftritt die Corporate Identity (CI) der Verwaltung beinhaltet, sondern ebenso die Online-Formulare mit dem Logo und den individuellen Farb- und Designelementen der Kommune ausgestattet werden. Dafür kann sowohl ein Standard-CSS im konkreten Mandanten hinterlegt werden als auch automatisiert und in Echtzeit zum Aufrufzeitpunkt konsumiert werden.

PDF-Formulare und intelligente Antragsassistenten werden jeweils über einen Link in den Internetauftritt der Verwaltung eingebunden. Der Aufruf der Online-Formulare erfolgt im Standard in einem neuen „Tab“ oder Fenster – kann aber auch innerhalb des Portals erfolgen. Durch die Nutzung eines einheitlichen Layouts haben Bürger nicht das Gefühl, den Internetauftritt verlassen zu haben.

Grundsätzlich ist die Software so gestaltet, dass sie den Pflichtvorgaben der Richtlinien der WCAG 2.1 oder BITV 2.0 entspricht.

MACH formsolutions achtet bereits seit dem Jahr 2003 auf die Einhaltung der BITV. Die im Jahr 2020 in neuer Qualität verbindlich gewordenen rechtlichen Bestimmungen zur barrierefreien Gestaltung der PDF-Formulare sind selbstverständlich ebenso berücksichtigt. Das Verlage- und Digitalisierungsteam wird regelmäßig speziell zum Thema "barrierefreie Gestaltung von Online-Diensten" geschult. So kann MACH formsolutions sicherstellen, dass das eigene Verlagssortiment aber ebenso im Kundenauftrag erstellte Formulare, den aktuellen Standards entsprechen.
Darüber hinaus wird das Verlagssortiment sowie das Produkt MACH formsolutions in regelmäßigen Abständen durch einen unabhängigen Dienstleister in Bezug auf die Barrierefreiheit geprüft.

• Beratung beim individuellen Einsatz der Formularplattform
• Unterstützung beim Onboarding
• Erstellung individueller Online-Dienste und eigener Verlage
• Integration von Fachverfahren & sonstiger IT-Infrastrukturen
• Moderation von FIM-Arbeitsgruppen
• MACH formsolutions Akademieleistungen

Rechtsänderungen machen Formulare schnell veraltet, wenn jede Anpassung manuell und ohne Prüfung erfolgt. Ein zentral administrierbares Formularwesen mit rechtsgeprüfter Veröffentlichung über einen Formularverlag hält Anträge dauerhaft aktuell und belastbar. MACH formsolutions ermöglicht das Editieren und Administrieren von Anträgen jeder Art samt rechtsgeprüfter Bereitstellung.

Ein Alles-auf-einmal-Ansatz überfordert viele Verwaltungen und blockiert die Umsetzung. Ein modularer Formularansatz erlaubt es, einzelne Verfahren nacheinander online zu stellen und nachzunutzen. MACH formsolutions unterstützt genau diese schrittweise Digitalisierung im eigenen Tempo.

Knappes Personal kommt kaum nach, wenn jedes Formular einzeln gepflegt und veröffentlicht werden muss. Zentrale Vorlagen, Nachnutzung und rechtsgeprüfte Veröffentlichung senken den wiederkehrenden Aufwand. MACH formsolutions verlagert Routinearbeit so vom Menschen in standardisierte Abläufe.

Verteilte Einzelformulare führen zu Versionswirrwarr und uneinheitlichen Ständen. Eine zentrale Pflege mit Vorlagen und Nachnutzung hält das gesamte Formularsortiment konsistent. MACH formsolutions bündelt Erstellung, Verwaltung und Veröffentlichung in einem Werkzeug.