ERP in einfach für alle

Aufgaben einfach und unkompliziert auch mal von unterwegs erledigen, wer will das nicht in der heutigen Zeit? Während die einen noch davon träumen, sind die Fachhochschule Dortmund (FH Dortmund) und die Heinrich-Heine-Universität Düsseldorf (HHU) schon einen Schritt weiter.

Aktuell führen die FH Dortmund und die HHU den neuen Selfservice MACH live! meineRechnung ein. Mit dem Selfservice MACH live! meineRechnung prüfen Anwender:innen der MACH Software elektronische Rechnungen in einer mobilen Anwendung aus dem Homeoffice oder von unterwegs.

Die E-Rechnung – ein guter Start

Die FH Dortmund gilt im MACH Kundenkreis spätestens seit Verleihung des MACH Leuchtturm Awards im Jahr 2019 als besonders innovativ. In der Corona-Pandemie hat die FH ihren Beschaffungs- und Rechnungsworkflow in der ERP Software vollständig im Bereich der Verwaltung ausgerollt. In Zuge der weiteren Digitalisierung startet in diesem Jahr das Einführungsprojekt MACH live! E-Rechnung. Der dazugehörige Selfservice wird 2022 ebenfalls hochschulweit eingeführt.

Patricia Hirtz, Projektkoordinatorin an der Fachhochschule Dortmund, ist nun auf die nächsten Schritte gespannt: „Nach dem wir seit 2019 den Beschaffungs- und Rechnungsworkflow im Fachbereich Wirtschaft sowie in zwei Dezernaten eingeführt haben, werden wir in diesem Jahr den Selfservice MACH live! meineRechnung nutzen können. Nach erfolgreicher Einführung werden wir den Roll-out des gesamten Workflows fachhochschulweit vorantreiben."

Einfach und mobil: Die neue digitale MACH Beschaffungslösung

Der Beschaffungs- und Rechnungsworkflow stellt in den Hochschulen einen wichtigen Kernprozess dar. Läuft dieser Prozess digital und medienbruchfrei, entfallen manuelle Zwischenschritte und Bearbeitungszeiten verkürzen sich. Dabei wird es zunehmend wichtiger, auch dezentrale Anwender:innen von unterwegs oder aus dem Homeoffice direkt einzubeziehen. Auch die sogenannten Gelegenheitsnutzer:innen müssen zunehmend in die digitalen Verwaltungsprozesse integriert werden. Verwaltungen benötigen daher einfache ERP-Lösungen, die sich ohne großen Schulungsaufwand einführen und anwenden lassen.

Aus diesem Grund entwickelt MACH gemeinsam mit seinen Kunden weitere Selfservices. Derzeit entsteht in enger Zusammenarbeit mit der HHU der Selfservice MACH live! meineBeschaffung. Gelegenheitsnutzer:innen können mit dem Selfservice ihre Bedarfsmeldungen optimal erfassen und kontieren. Der zentrale Einkauf kann die Bedarfsmeldungen anschließend optimal sichten und prüfen. Alle können dazugehörige Dokumente hochladen und Bearbeitungshinweise hinterlassen. So werden der gesamte Beschaffungsprozess und auch der spätere Rechnungsprozess ideal unterstützt.

MACH Projektleiter Arne Gotzen weiß zu berichten: „In den letzten Monaten hat MACH in zahlreichen Interviews mit Bedarfsmelder:innen, -prüfer:innen und Einkäufer:innen der Hochschule Anforderungen erhoben, in Reviews Zwischenstände der Software präsentiert und schließlich gemeinsam Optimierungspotenziale identifiziert sowie umgesetzt. Jetzt startet die HHU mit einigen ausgewählten Fakultäten in den Pilotbetrieb."

Bleiben Sie gespannt, wie es mit den Selfservices für Gelegenheitsbenutzer:innen im Hochschulbereich weitergeht.