E-Akte in der Verwaltung einführen: Schritt für Schritt

Eine E-Akte ist die elektronische Variante der klassischen Papierakte: Sie bündelt alle Dokumente und Vorgänge eines Falls vollständig digital und strukturiert nach dem Aktenplan der Behörde, statt sie auf Papier, in E-Mail-Postfächern und Netzlaufwerken zu verstreuen.

Die E-Akte führen Sie in sechs Phasen ein, von der Projektskizze bis zum Rollout, und jede Phase schließt mit einem prüfbaren Ergebnis ab. Je nach Hausgröße dauert der gesamte Prozess - inklusive Vorphase und Vergabe - zwischen 1,5 und 5 Jahren.

Wie schnell es geht, hängt an diesen Stellschrauben:

• Legen Sie Fristen je Aktenplanposition fest und entscheiden Sie, wo ersetzend und wo ergänzend gescannt werden soll.

• In mittleren und großen Häusern liegen die Gesamtkosten über 48 Monate meist deutlich oberhalb der EU-Schwelle, dann ist eine EU-weite Ausschreibung Pflicht.

• Der Personalrat sollte schon in Phase 1 mit am Tisch sitzen, da das System Auswertungen zu Verhalten oder Leistung technisch ermöglichen kann.

E-Akte, Dokumentenablage, Fachakte: Was genau gilt es einzuführen?

Eine E-Akte ist die vollständige, strukturierte Ablage des aktenwürdigen Schriftguts nach Aktenplan, dem verbindlichen Ordnungssystem der Behörde. Sie gliedert sich in drei Ebenen: Akte, Vorgang und Dokument als kleinste Einheit.

Ein Scan-Ordner oder ein Netzlaufwerk erfüllt das nicht, auch wenn dort Tausende PDFs liegen. Entscheidend ist, dass Dokumente mit Metadaten und vollständigem Lebenszyklus abgelegt sind. Die Fachakte deckt dagegen nur den Einzelfall ab, etwa den Bauantrag. Beide Systeme müssen Daten austauschen, sonst entstehen zwei getrennte Wahrheiten.

Faustregel Aktenwürdigkeit: In die E-Akte gehören eingehende Anträge und Schreiben, Entscheidungen mit entscheidungsrelevanten Bearbeitungsschritten und alles, was von Rechts wegen aufzubewahren ist. Unaufgefordert eingesandte Angebote, Werbung und Amtsblätter bleiben draußen.

 

Für Bundesbehörden steht die Pflicht seit der Novelle vom Juli 2024 in § 6a EGovG. Länder und Kommunen folgen eigenem Recht: Für Hochschulen nennt NRW spätestens den 31.12.2025, Schleswig-Holstein hatte bereits den 31.12.2024.

Die Einführung Schritt für Schritt: Von der Projektskizze bis zum Rollout

Bundes- und Kommunalprojekte beginnen mit der Organisation und enden mit der Technik.

1. Projektauftrag beschließen: Ziele, Zeitplan und Steuerungskreis festlegen. Ergebnis: unterschriebener Auftrag mit Projektleitung.

2. Ist-Analyse und Aktenplan bereinigen, bevor ein Anbieter ihn sieht. Ergebnis: bereinigter Aktenplan.

3. Anforderungen, Rollen und Scanregeln festlegen. Ergebnis: Anforderungskatalog für die Vergabe.

4. System vergeben, Test- und Schulungssystem aufbauen. Ergebnis: Zuschlag und Testumgebung.

5. Pilot starten, etwa im Standesamt, mit ergänzendem Scannen. Ergebnis: Pilotbericht mit Anpassungen.

6. In zwei Wellen schulen und ausrollen. Ergebnis: produktive Bereiche und Abschlussdokumentation.

Wer Schritt 2 überspringt, überträgt die gewachsene Ordnerstruktur eins zu eins ins neue System und bezahlt später die Migration der Unordnung.

Ersetzend oder ergänzend: Beim ersetzenden Scannen wird das Papier nach geprüftem Scan vernichtet, der Scan ist dann das Original. Beim ergänzenden Scannen arbeiten alle digital, das Papier bleibt aber als Sicherheit erhalten.

 

Schulen Sie zuerst Multiplikatoren, danach alle Beschäftigten. Ein monatlicher Steuerungskreis macht Blocker sichtbar.

Im Pilot zeigt sich, ob das System die Arbeitsweise des Hauses trägt, von der Mitzeichnung bis zur Wiedervorlage. Eigene Workflow-Funktionen, etwa bei der MACH E-Akte, lassen Umläufe schon im Pilot digital statt per Mail-Anhang laufen.

Woran E-Akte-Projekte scheitern und wie Sie jede Falle vermeiden

E-Akte-Projekte scheitern selten an der Software, sondern an reiner Technikgläubigkeit nach dem Muster „Wir kaufen Produkt XY, das löst alle Probleme". Vier Fallen tauchen besonders häufig auf.

Typische Einwände aus der Praxis lauten „Es lief doch bisher auch so" oder der Wunsch, nur E-Mails statt der ganzen Akte zu archivieren. Die redaktionelle Einschätzung dazu: Eine Akte ist vollständig oder wertlos.

Wer mitwirken muss und was Zeit und Budget realistisch kosten

Eine E-Akte verändert jeden Arbeitsplatz, sechs Gruppen gehören deshalb ins Projekt.

• Projektleitung steuert Zeitplan und Budget.

• Die IT verantwortet Infrastruktur und Schnittstellen.

• Datenschutz prüft Rollenkonzept und Löschregeln.

• Das Archiv regelt die Aussonderung.

• Der Personalrat bestimmt bei Auswertungsfunktionen mit.

• Die Fachbereiche stellen Prozesswissen und Aktenpaten.

• Transparenz und interne Kommunikation, um Widerstände abzubauen und Vertrauen zu schaffen.

Mit einer Dienstvereinbarung regeln Sie Zugriffe und Protokollnutzung und nehmen Beschäftigten die Sorge vor Leistungskontrolle. Das Vorgehensmodell des Bundesverwaltungsamts sieht Projektbeschäftigte zu 100 Prozent abgestellt.

Öffentliche Vergleichswerte gibt es nicht, die Spannen unten sind keine Normwerte, sondern Näherungen.

Die Kosten wachsen mit der Zahl der Arbeitsplätze und mit jedem Fachverfahren, da jede Schnittstelle Aufwand bei zwei Herstellern auslöst. In mittleren und großen Häusern liegt die Gesamtsumme aus Lizenzen, Wartung und Dienstleistungen meist oberhalb der EU-Schwelle, planen Sie dann europaweit.

Kostenfalle Einmalbudget: Wer das Budget nur einmalig einplant, hat in frühen Phasen kein Geld für Ungeplantes. Verteilen Sie Personal, externe Unterstützung und Betriebskosten auf mehrere Haushaltsjahre.

Der Hebel liegt vor der Software-Entscheidung

Die meiste Zeit gewinnen Sie, wenn Sie Organisations- und IT-Projekt trennen und das Organisationsprojekt zuerst erledigen. Mit bereinigtem Aktenplan und Aktenpaten je Fachbereich schreiben Sie die Leistungsbeschreibung schneller und rollen zügiger aus.

Setzen Sie deshalb diese Woche den ersten Termin des Steuerungskreises an, mit IT und Personalrat am Tisch. In dieser Runde legen Sie den Monatsrhythmus fest und geben die Ist-Analyse frei.

Der erste Schritt zur E-Akte ist ein Termin, kein Kaufvertrag.