Minimierte Kosten, beschleunigte Prozesse und eine höhere Prozessqualität: MACH E-Beschaffung als Teil der MACH Finanzlösung entlastet Ihre Mitarbeiter:innen und steigert die Effizienz Ihres Einkaufs.
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Expertisepapier
Echte Entlastung durch digitale Beschaffung
In Zeiten knapper Mittel ist es höchste Zeit, Ihre Beschaffungsprozesse zu digitalisieren. Denn Digitalisierung und (Teil-)Automatisierung können aktuelle Herausforderungen im Beschaffungswesen lösen. Die Software-Lösung MACH E-Beschaffung steigert die Effizienz Ihres Einkaufs, indem sie Kosten und Fehler minimiert, Prozesse beschleunigt und insgesamt die Prozessqualität erhöht.
Expertisepapier E-Beschaffung
Die E-Beschaffung verspricht die Bewältigung einer ganzen Reihe von Problemen. Sie erfahren, wie der Einkaufsprozess optimiert werden kann.
Mit einem ganzheitlichen digitalen und smarten Beschaffungsworkflow schaffen Sie einen neuen Standard: Ganz ohne Doppelerfassungen oder Medienbrüche. Ihre Prozesse laufen schnell und transparent durch Ihre Organisation. Von der Bedarfsmeldung über die Prüfung und Bestellung bis hin zum Wareneingang – das spart Kosten und Zeit!
Der zentrale Einkauf profitiert von einem eigenen Einkaufsmanager: Die Einkaufsmitarbeiter:innen überblicken dort die eingehenden Bedarfsmeldungen und können diese prozessgestützt weiterverarbeiten. MACH E-Beschaffung bietet allen Beteiligten in allen Phasen die passende Unterstützung im jeweiligen Teilprozess.
Dezentrale Beschaffung im Selfservice:
jederzeit und überall
Gelegenheitsanwender:innen von ERP-Systemen finden sich häufig in umfangreichen Dateneingabemasken und Logiken nicht so gut zurecht. Einige Bedarfsmeldende haben gar keinen Zugriff auf das System. Der Selfservice MACH meineBeschaffung schafft Abhilfe: Er unterstützt diese Benutzer:innen, durch eine intuitive, barrierefreie Bedienung und zeigt nur die für den jeweiligen Prozessschritt relevanten Beschaffungsinformationen übersichtlich an. Davon profitieren alle Nutzer:innen des ERP-Systems.
Produktmanager Stefan Kröll über die MACH Selfservices
YouTube nicht erlaubt
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Software-Präsentation
MACH meinERP kostenfrei kennenlernen
Welches Optimierungspotenzial steckt in MACH meinERP für Ihre Verwaltung? Erfahren Sie es in einer persönlichen Präsentation der MACH Software!
Der MACH Beschaffungsworkflow wird erst so richtig smart, wenn Sie weitere Digitalisierungs- und Vereinfachungsmöglichkeiten nutzen. Mit folgenden Funktionen erweitern unsere Kunden ihren Beschaffungsprozess. In unserer Beschaffungsbroschüre finden Sie ein spannendes BPMN-Prozessmodell dazu.
Automatisieren Sie Ihre Genehmigungs- und Freigabeprozesse mit MACH smartDecision. Anhand von Wertgrenzen, Kostenstelleninformationen, Warengruppen und weiteren Informationen leitet das System die Bedarfsmeldung sicher durch Ihre Organisation.
Nach der E-Beschaffung folgt die E-Rechnung: Verarbeiten Sie Eingangs- und Ausgangsrechnungen zukünftig in einem digitalen smarten Rechnungsworkflow und erfüllen Sie alle gesetzlichen Vorgaben.
Unzählige Dokumente entstehen im Beschaffungsalltag. Nachhaltiges Dokumentenhandling und ein DMS-System sind im ERP-Betrieb unerlässlich. Die MACH E-Akte ist flexibel und nutzerfreundlich. Die zahlreichen Anforderungen an elektronische Schriftgutverwaltung und Archivierung werden erfüllt. Primär- und Sekundärprozesse lassen sich optimal unterstützen.
Ausschreibungen sind ein wichtiger Teil des Beschaffungsprozesses. Für die operative Abwicklung von Vergabeverfahren bindet MACH das Vergabemanagementsystem der cosinex GmbH an. Damit können Sie den Beschaffungsprozess nahtlos elektronisch bearbeiten – inklusive rechtssicherer Vergaben.
Die Einführung eines E-Beschaffungssystems bietet auch Ihnen ein
großes Verbesserungspotenzial. Unsere Kunden gewähren Ihnen einen Einblick in die Digitalisierung Ihrer Beschaffungsprozesse und geben Ihnen Praxistipps.
Lesen Sie, wie die Uni im neuen Beschaffungsprozess bei Bedarfsmeldungen und -prüfungen vor allem dezentrale Nutzer:innen noch stärker berücksichtigen wird.
Das Deutsche Institut für Enährungsforschung (DIfE) setzt bereits erfolgreich einen Beschaffungsworkflow ein und setzt noch einen oben drauf: Den Rechnungsworkflow.
„Da unsere Bedarfsmelder:innen eher selten im ERP-System arbeiten, wollten wir die Nutzung und Einarbeitung in die teils komplexen Eingabemasken vermeiden. Wir nutzen nun den gemeinsam mit MACH entwickelten Selfservice MACH meineBeschaffung als einfaches barrierefreies Werkzeug.“
Die MACH GmbH ist seit bald 40 Jahren Rückgrat der Verwaltung. Seit über 25 Jahren feste Größe im Bund und Partner der Dienstekonsolidierung. Rund 50 Prozent der Kassenanweisungen des Bundes laufen über MACH meinERP. In mehr als 450 Landeseinrichtungen ist unsere Software im Einsatz, mehr als 4.000 kirchliche Rechtsträger nutzen MACH für ihre Finanzströme und jedes 5. Leibniz-Institut arbeitet mit MACH.
Mehr als 600 Einrichtungen werden mit MACH finanzplus verwaltet – viele bereits mehr als 20 Jahre.
Wie digitalisiert eine öffentliche Einrichtung ihren Beschaffungsprozess von der Bedarfsmeldung bis zur Bestellung?
Papiergebundene Anforderungen und E-Mail-Freigaben verlängern Durchlaufzeiten und erschweren die Nachvollziehbarkeit. Ein digitaler Beschaffungsprozess bildet Bedarfsmeldung, Freigabe und Bestellung als zusammenhängenden Workflow ab. MACH meinERP steuert die E-Beschaffung mit klaren Freigabeketten und Anbindung an das Finanzwesen. Kürzere Zeiten ergeben sich vor allem aus dem Wegfall der Medienwechsel.
Wie stellt eine Verwaltung die Mittelverfügbarkeit schon bei der Bestellung sicher?
Ohne frühe Prüfung droht die Bindung von Mitteln, die im Haushalt gar nicht verfügbar sind. Eine direkte Kopplung an die Haushaltsbewirtschaftung prüft die Verfügbarkeit bereits bei der Bestellung. MACH meinERP verbindet Beschaffung und Haushalt, sodass Mittelbindung sofort sichtbar wird. Steuerbarkeit entsteht, wenn Verfügbarkeit vor der Bestellung feststeht statt danach.
Wie entlastet E-Beschaffung die Beschaffungsstelle bei Fachkräftemangel?
Manuelle Bestell- und Freigabeschritte binden knappe Kräfte an wiederkehrende Koordination. Regelbasierte Freigabeketten und Kataloganbindung reduzieren den manuellen Aufwand deutlich. MACH meinERP automatisiert wiederkehrende Beschaffungsschritte auf einer Plattform. Entlastung entsteht, wenn Routineabläufe das System übernimmt statt die Sachbearbeitung.
