Gemeinsam besser?!

ERP- und Vergabemanagementsysteme im Zusammenspiel

Beschaffung, Warenwirtschaft, Logistik, Vergabe, Lagerwirtschaft – alles Begriffe, die im Zusammenhang mit Beschaffungen in der öffentlichen Verwaltung stehen. Der Grundsatz einer öffentlichen Beschaffung ist die Vergabe. Sie stellt das Regelwerk dar, das es bei der Beschaffung von Dienstleistungen und Sachmitteln zu beachten gibt.

Für eine effiziente Bearbeitung von Beschaffungs- und Vergabeprozessen finden sich unterschiedliche digitale Lösungen auf dem Markt. Hierzu zählen u.a.  ERP-Systeme und Vergabemanagementsysteme (VMS).

Worin unterscheiden sich ERP-Systeme und Vergabemanagementsysteme?

In ERP-Systemen werden viele Prozessschritte von Beschaffungen der öffentlichen Verwaltung abgebildet, u. a.:

• Bedarfsanforderungen
• Bestellungen
• Wareneingänge
• Korrespondierende Rechnungsprozesse
• Lagerverwaltungen
• Primäre und sekundäre Buchhaltung, wie Haushalt, Bilanz, GuV und die Kosten- und Leistungsrechnung
• Dokumentenverwaltung

Betrachten wir allerdings überaus komplexe und durch Rechtsnormen bestimmte Prozesse wie die EU-Vergabe, dann wird deutlich, dass ein ERP-System an seine Grenzen stoßen kann. Hierbei geht es z. B. um komplexe Dokumentenerstellung wie die von Leistungskatalogen oder Bewertungsmatrizen, Interaktion mit den Bietern über Anbindungen an Vergabeplattformen, Veröffentlichungen, Submission etc. Hier können spezialisierte Lösungen wie Vergabemanagementsysteme glänzen. Durch diesen präzisen Fokus auf einen einzelnen Aufgabenbereich sind solche Vergabeprozesse in einem VMS besser aufgehoben.

Damit das Vergabemanagementsystem jedoch nicht allein steht und im schlimmsten Fall Daten zur Weiterverarbeitung händisch in ein ERP-System übertragen werden müssen, ist eine intelligente Schnittstelle notwendig. Mit einer solchen Verknüpfung lassen sich beide Welten so vereinen, dass ein digitaler und medienbruchfreier Prozess entsteht, der das Beste aus beiden Welten vereint.

5 Schritte vom ERP-System bis zum Vergabemanagementsystem am Beispiel des MACH Prozesses

1. Erfassung von Bedarfsanforderungen im ERP-System
2. Budgetprüfung im ERP-System
3. Übergabe der erforderlichen Daten inklusive Dokumenten an das Vergabemanagementsystem
4. Vollständige Bearbeitung der Vergabe im Vergabemanagementsystem
5. Übergabe der Vergabeergebnisse an das ERP-System

Um zu gewährleisten, dass dieser Prozess zuverlässig und effizient abläuft, arbeitet MACH eng mit dem Lösungsanbieter cosinex zusammen. Nachdem die Daten aus dem MACH ERP an das Vergabemanagementsystem von cosinex übergeben wurden, ruht der ERP-Prozess bis zur Zuschlagserteilung im VMS. In der Zwischenzeit wird den Beteiligten im MACH ERP-Prozess über Statusmeldungen angezeigt, in welchem Bearbeitungsstadium im VMS sich der Vorgang befindet. Mit Zuschlagserteilung werden dann die für das ERP-System relevanten Daten, wie z. B. Preis, Menge oder Bezeichnung aus dem Vergabemanagementsystem an das ERP-System übergeben. Damit sind der Vergabeprozess und der Austausch von Daten abgeschlossen.

Interessant ist auch, dass bei diesem Prozess nicht alle Daten zwischen den Systemen ausgetauscht werden, um das jeweils andere System nicht mit überflüssigen Informationen zu überladen. Einerseits bleiben Daten aus der Buchhaltung, wie z. B. Festlegungen im ERP-System. Andererseits bleiben die umfangreichen Vergabedokumente im VMS; diese können aber nach Belieben in ein E-Akten-System übergeben werden.

Fazit

ERP-Systeme und Vergabemanagementsystem bieten sehr gute Möglichkeiten, umfangreiche und komplexe Prozesse digital abzubilden. Einzeln können die beiden Systeme viele Anforderungen erfüllen, gemeinsam stellen sie ein noch stärkeres Lösungspaket dar, welches manuelle Arbeitsschritte, Zeit und Fehlerquellen reduziert.