News · 16.06.20

Auf zu neuen Ufern

#E-Rechnung

Die EU digitalisiert. Seit dem 27. November 2019 müssen deutsche Bundesbehörden die E-Rechnung nutzen, um der Richtlinie 2014/55/EU zu entsprechen. Der gemeinsam mit diversen Bundesbehörden erarbeitete Standardprozess E-Rechnung steht als Referenz für ein neues agiles Vorgehen in der gesamten deutschen Verwaltung. MACH identifiziert sieben Erfolgsfaktoren und stellt einen Fragenkatalog für die Zukunft auf.

Referenzprozess E-Rechnung

In nur zweieinhalb Jahren wurde die Basis für eine effiziente, medienbruchfreie, teilautomatisierte Rechnungsbearbeitung in Deutschland geschaffen. Trotz gesetzlichen Zeitdrucks war das Projekt geprägt von konstruktiver Zusammenarbeit und Disziplin. Projektmanagement und Softwareentwicklung wurden agil aufgesetzt. Ein hohes Maß an Selbstverpflichtung und Mut zu neuen Vorgehensweisen waren entscheidend für die erfolgreiche Umsetzung. Nun gibt der Referenzprozess E-Rechnung den Standard im Bund vor. Er legt fest, wie eine Rechnung zu bearbeiten ist. Für 23* Behörden ist der Roll-out erfolgt. Effizienz und Qualität können – ganz gemäß Richtlinie – gesteigert werden.

„Es ist uns gelungen, pünktlich zum gesetzlichen Stichtag am 27. November 2019 in nahezu der gesamten Bundesverwaltung die E-Rechnung einzuführen. Damit wurde im Interesse aller Bürger:innen und Unternehmen die Basis für eine effiziente Verarbeitung von Rechnungen geschaffen.“

Franziska Streichsbier Maßnahmenverantwortliche im Bundesministerium des Innern, für Bau und Heimat

Wie die E-Rechnung die IT und Dienste des Bundes verschlankt

Neben der Umsetzung des Onlinezugangsgesetzes gehört die Einführung der E-Rechnung in Europas Behörden zu den größten E-Government-Vorhaben der letzten Jahrzehnte. Die Vorteile sind viel beschrieben: allen voran die schnelleren Durchlaufzeiten, neue Möglichkeiten der Standardisierung und der Automatisierung. Auch ein ökologischer Nutzen ist erkennbar: Dank E-Rechnung entfällt der Transport von Millionen Rechnungsdokumenten quer durch Europa; unzählige Seiten an Papier werden eingespart.

Viele Behörden, die bereits die E-Rechnung im Einsatz haben, loben die deutlich schnelleren Prozesse zur Rechnungsbearbeitung. Die ökonomischen Vorteile werden insbesondere dann spürbar, wenn die Anzahl elektronisch empfangener Rechnungen signifikant steigt und sich die damit verbundene eingesparte Zeit bei der Bearbeitung der Rechnungen um ein Vielfaches multipliziert.

„Der Referenzprozess E-Rechnung ist sehr durchdacht – besser hätten wir das auch nicht machen können. Wir verarbeiten bereits jetzt alle konventionellen Eingangsrechnungen im MACH Rechnungsworkflow.“

Dr. Ulrich Müller Referent und stellv. Referatsleiter Haushalt, Statistisches Bundesamt

Die Bedeutung des Projekts für die öffentliche Verwaltung

Die E-Rechnung ist ein Kernprozess für die Digitalisierung der Verwaltung. Das Projekt stellt daher einen wichtigen und großen Meilenstein für Deutschland auf dem Weg zur Digitalisierung im öffentlichen Bereich dar. Mit dem Referenzprozess E-Rechnung wurde in agiler Zusammenarbeit ein Standardprozess entwickelt, der für eine Vielzahl deutscher Bundesbehörden mit ganz unterschiedlichen Geschäftsbereichen festlegt, wie eine Rechnung zu bearbeiten ist. Standardisierung bildet die Basis, um zukünftig neue Technologien nutzen und Automatisierung umsetzen zu können. Der erarbeitete Standardprozess E-Rechnung ist nun für die gesamte deutsche Verwaltung eine Referenz für ein bewährtes Vorgehen und zeigt zugleich, dass die Veränderung alter Strukturen durchaus möglich ist.

1. Erfolgssucher
2. Mut zu neuen Vorgehensweisen
3. Reduktion der Prozesskomplexität
4. Nachvollziehbarkeit
5. Umfassende Konsolidierung
6. Digital denken, menschlich handeln – in agiler Zusammenarbeit
7. Expert:innen für Standardisierung

Erfahren Sie in unserem Projektbericht, warum der eingeschlagene Weg der richtige war.