Auswertung Studie
News · 17.12.21

Öffentliche Verwaltung im Changeprozess. Eine Studie

Bereits im vergangenen Jahr untersuchte die Studie „Verwaltung in Krisenzeiten“ der Next:Public Beratungsagentur gemeinsam mit der Hertie School of Governance, wie Verwaltungen die Corona-Pandemie meistern. Nun folgt die Fortsetzung mit neuen Erkenntnissen und Handlungsempfehlungen.

Fortsetzung der Studie:

Verwaltung in Krisenzeiten II

Die Umfrage bietet Einblicke in die Wahrnehmung der Mitarbeiter:innen der Verwaltungen in der andauernden COVID-19-Krise und liefert Erkenntnisse über Herausforderungen und Chancen dieser besonderen Zeit.
Die zweite Auflage der Studie „Verwaltung in Krisenzeiten“ untersucht, was sich zwischen den Jahren 2020 und 2021 in dem Arbeitsprozess deutscher Verwaltungen veränderte. Sie zeigt im Kern, dass Verwaltungsmitarbeiter:innen fehlende digitale Prozesse als große Herausforderung ihrer Arbeit sehen.

Zwei Jahre Corona-Pandemie in der öffentlichen Verwaltung

Die Corona-Pandemie hat den öffentlichen Dienst vor neue Herausforderungen gestellt, die zusätzlich bewältigt werden müssen. Anfang des Jahres 2020 galt es, die Arbeitsfähigkeit der Verwaltungen zu sichern und die Mitarbeiter:innen zu schützen. Nach fast zwei Jahren Pandemie müssen Krisenmaßnahmen in den Normalzustand überführt werden. Inwiefern Verwaltungen trotz der andauernden COVID-19-Pandemie ihre Arbeit erfolgreich meistern und welche Rolle die Digitalisierung in den Behörden einnimmt, sind Kernthemen der Studie „Verwaltung in Krisenzeiten II“.

Um diese Aspekte und die Entwicklung von Themen wie Digitalisierung, IT- und Datensicherheit sowie Personalführung zur ersten Umfrage zu erfassen, ging die Studie dieses Jahr in die zweite Runde. Über zwei Monate wurden 2.513 Mitarbeiter:innen des öffentlichen Dienstes und mehr als 5.000 Bürger:innen aller Ebenen aus ganz Deutschland befragt. 

„Für die Digitalisierung brauchen wir Geld und Personal. Wenn wir die Verwaltung auf ein neues Level heben wollen, dann müssen wir zukünftig noch viel mehr investieren.“

Dr. Markus Richter CIO des Bundes
Dr. Markus Richter

Das sagen die Mitarbeiter:innen der Verwaltungen

Vorschau auf ausgewählte Ergebnisse der Studie

Knapp ein Drittel der Mitarbeiter:innen konnte nicht aus dem Homeoffice arbeiten

30 Prozent der Befragten konnten im Befragungszeitraum aufgrund von fehlenden digitalen Prozessen gar nicht oder mehrheitlich nicht aus dem Homeoffice arbeiten. Die größte Herausforderung beim Wechsel ins Homeoffice stellen ebenfalls fehlende digitale Prozesse dar (36 Prozent), gefolgt von dem Mangel an technischen Endgeräten (30 Prozent) und dem Widerstand ihrer Vorgesetzten (26 Prozent).

Digitale Prozesse als Herausforderung im Homeoffice

Nicht nur beim Wechsel ins Homeoffice, auch während der Arbeit aus dem Homeoffice stellten fehlende digitale Prozesse eine der wesentlichen Herausforderungen dar. Dieser Aspekt war insbesondere auf der kommunalen Ebene ein Thema: 41 Prozent benannten diesen Punkt. Gleichzeitig gab es mit 13 Prozent für Mitarbeitende in Kommunen den größten Zuwachs an Möglichkeiten, im Homeoffice zu arbeiten. 

Homeoffice wird von Mitarbeiter:innen auch zukünftig erwünscht

92 Prozent der Beschäftigten in Verwaltungen, deren Jobs grundsätzlich dafür geeignet sind, möchten auch zukünftig im Homeoffice arbeiten (bei der ersten Befragung waren es 89 Prozent). 38 Prozent der Mitarbeiter:innen möchten nach der Pandemie gerne mindesten 1-2 Tage und 24 Prozent 3-4 Tage pro Woche aus dem Homeoffice arbeiten. Gänzlich auf das Homeoffice verzichten, möchten nur 8 Prozent der Befragten.

Verwaltungsmitarbeiter:innen sehen hohen Investitionsbedarf in digitale Prozesse

77 Prozent der Mitarbeiter:innen sehen Investitionsbedarf in der Umsetzung digitaler Prozesse ihrer Behörden, zum Beispiel in die E-Akte. Je jünger die Teilnehm:innen der Umfrage, desto stärker ist der Bedarf an Investitionen in digitale Prozesse ausgeprägt.

Zwei Drittel der Mitarbeiter:innen sehen steigende Bedeutung der Digitalisierung 

Die befragten Mitarbeiter:innen in den Verwaltungen sehen die Digitalisierung als Top 2 unter den Verbesserungsvorschlägen für öffentliche Einrichtungen nach der Corona-Pandemie. 74 Prozent sind der Meinung, dass die Digitalisierung einen höheren Stellenwert einnehmen wird.

Das sagen Bürger:innen

Vorschau auf ausgewählte Ergebnisse der Studie

Die Nutzung digitaler Services ist gestiegen

17 Prozent der Bürger:innnen geben an, im ersten Halbjahr 2021 stärker als zuvor die Online-Dienste der öffentlichen Verwaltung genutzt zu haben. 75 Prozent der Befragten nutzten die digitalen Verwaltungsdienste nicht häufiger als sonst.

Die Mehrheit der Bürger:innen sieht keinen digitalen Fortschritt in den Verwaltungen

59 Prozent der Bürger:innen geben in der Umfrage an, dass es keinen digitalen Fortschritt in den Verwaltungen während der Corona-Pandemie gibt.

Digitale Verwaltungsservices - Zufriedenheit geht zurück

15 Prozent der Befragten, die digitale Verwaltungsleistungen nutzen, geben an zufrieden zu sein (7 Prozent weniger als im Vorjahr). Damit steigt die Unzufriedenheit in Bezug auf die Nutzung digitaler Verwaltungsservices bei den Bürger:innen auf 63 Prozent.

„Interne Verwaltungsprozesse und IT-Infrastrukturen müssen dringend modernisiert werden, um krisen- und zukunftssicher in der neuen Normalität aufgestellt zu sein. Die Etablierung durchgängig digitaler Kernprozesse hat dabei die oberste Priorität; veraltete Fachverfahren benötigen eine Anpassung an heutige Bedürfnisse.“

Jane Möller Geschäftsfeldmanagerin Lehr- und Forschungseinrichtungen MACH AG

Die Pandemie als Chance nutzen

Die Befreiung aus alten Zwängen ist der öffentlichen Verwaltung durch Corona geglückt. Doch der einstig als Krisenmodus ausgerufene Status muss nun in den Normalzustand überführt werden. Mit der Ausstattung der Mitarbeiter:innen für mobiles Arbeiten ist ein Anfang gelungen – doch nun heißt es, nicht nachzulassen. Es muss weiter investiert werden, damit die Krise zum Booster für die öffentliche Verwaltung wird.

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#Digitalisierung #Studie

Studie: Verwaltung in Krisenzeiten

Die Studie „Verwaltung in Krisenzeiten“ untersucht, wie Mitarbeiter:innen der Verwaltung ihren Job in der Krise wahrgenommen haben und wie die vermehrte Arbeit im Homeoffice funktioniert hat.