Mitarbeiter-Blog · Florian Leibig · 10.10.18

Zentrale E-Akte? Aber sicher!

#Lösungen

Wir müssen bis zum 01.01.2020 auf die elektronische Aktenführung umstellen. Lässt sich das nicht mit einem dieser neuen zentralen E-Akten-Dienste realisieren? Wird dieser Dienst rechtzeitig in Betrieb gehen und alle Anforderungen abdecken? Mit welchem Aufwand müssen wir bei der Einführung rechnen?

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Wie Sie Klarheit gewinnen und verlässlich kalkulieren

Fragen rund um die Nutzung zentraler E-Akten-Dienste begegnen mir immer wieder und in letzter Zeit zunehmend, wenn ich mit öffentlichen Einrichtungen spreche. Die rechtliche Grundlage für die Einführung einer E-Akte bildet z. B. das E-Government-Gesetz, welches Bundesbehörden verpflichtet, bis 2020 elektronische Akten zu führen. Daran angelehnte Landesgesetze und Verordnungen der einzelnen Bundesländer sehen teils ähnliche, teils sehr verschiedene Fristen vor. Beispielsweise hat das Land Nordrhein-Westfalen eine Einführung der E-Akte bis 2022 im „EGovG NRW“ vorgesehen.

"Getrieben von den Fristen der Gesetze und zugleich verunsichert von den vielen neuen Angeboten, die der Markt bietet, wenden sich Verwaltungen an uns und wollen vor allem eines: Klarheit und Sicherheit bei der Umsetzung der gesetzlich geforderten elektronischen Aktenführung."

Florian Leibig Vertriebsberater E-Verwaltung bei MACH

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Rechtzeitige Verfügbarkeit

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Inwiefern zentrale E-Akten-Dienste rechtzeitig zur Verfügung stehen, so dass die Frist eingehalten werden kann, ist häufig nicht klar.

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Spezifische Anforderungen

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Ob die Anforderungen der jeweiligen Behörde mit den E-Akten-Diesten umgesetzt werden können, bleibt zu klären.

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Unbekannter Einführungsaufwand

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Eine weitere Unbekannte, die wir sehr oft antreffen, ist der Einführungsaufwand. Dies resultiert aus der Tatsache, dass zentrale E-Akten-Dienste in der Regel mit einem definierten Funktionsumfang und einer definierten Benutzerzahl zu einem Festpreis pro Behörde oder gar kostenlos genutzt werden können.

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Zusätzliche Kosten

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Informationen, welche Kosten für erweiterte Funktionen und weitere Benutzer anfallen, die in den meisten Fällen jedoch zwingend nötig sind, werden oftmals nicht oder nicht ausreichend zur Verfügung gestellt.

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Unvollständige Abbildung

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Häufig sind zentrale E-Akten-Dienste so konzipiert, dass lediglich die reine Speicherung der elektronischen Dokumente einer Akte abgedeckt wird. Zu einer vollständigen E-Akte gehören jedoch etliche zusätzliche Informationen, wie Genehmigungen und Entscheidungen zum Dokument sowie Metadaten, die die Nachvollziehbarkeit von Vorgängen gewährleisten.

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Fehlende Schnittstellen

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Nicht selten fehlen auch Schnittstellen zu behördenspezifischen Fachanwendungen, wie Finanzsystemen o. ä. Diese müssen dann zeit- und kostenaufwändig geschaffen werden, was die Einführungsdauer sowie die Kosten in die Höhe treibt.

Basierend auf unserer Erfahrung und unserem Fachwissen im Bereich E-Akte führen wir gemeinsam mit unseren Kunden sogenannte Starter-Workshops durch. Darin klären wir die rechtlichen und technischen Rahmenbedingungen für die Einführung einer E-Akten-Lösung, erörtern mögliche Einführungsszenarien und besprechen mögliche Aufwände sowie einen möglichen Projektablauf.

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Elektronische Aktenführung kosten- und zeiteffizient umsetzen

Und wenn Sie nicht auf einen Basisdienst zugreifen können, bietet MACH ein durchdachtes Konzept, das aufzeigt, wie mit der MACH E-Verwaltung kosten- und zeiteffizient die rechtlichen und organisatorischen Anforderungen umgesetzt werden können.

Mit der MACH E-Verwaltung auf der sicheren Seite

Unser Konzept berücksichtigt auch eine mögliche zukünftige Anbindung an einen zentralen E-Akte-Dienst. Dabei legen wir großen Wert darauf, Fachlichkeit und Nachvollziehbarkeit zu bewahren. So sieht das Konzept in der Regel vor, dass Informationen zur Historie und der Bearbeitung von Dokumenten in den Metadaten gesichert werden. Bei einer Übergabe an Archivsysteme oder zentrale E-Akten-Dienste werden diese zusammen mit dem Dokument im aktuellen PDF/A Format übergeben.

Das Bundesamt für Kartographie und Geodäsie setzt bereits auf die MACH E-Akte und beschreibt folgende Erfahrungen:

"Als Bundesbehörde finden wir uns in der Situation, eine elektronische Akte bis zum 1. Januar 2020 einführen zu müssen. Von Anfang an stand die Option im Raum, auf den Basisdienst E-Akte des Bundes zurückzugreifen. Dabei sind noch Fragen offen, wie unsere Anforderungen gänzlich umgesetzt werden können, welche Kosten dadurch auf uns zukommen und bis wann ein Projekt realisiert werden könnte. Daher haben wir uns zu einem Starter-Workshop zum Thema E-Akte der Firma MACH AG entschieden."

"Die MACH AG hat uns sehr geholfen, Klarheit zu den Begrifflichkeiten, den Besonderheiten als auch dem Umfang eines solchen Projektes zu schaffen und hat dabei ganz konkrete Handlungsempfehlungen ausgesprochen, mit denen wir in eine Projektplanung gehen können."

Anke Kraaz Bundesamt für Kartographie und Geodäsie

Für mehr Klarheit rund um eine für Sie passende elektronische Aktenlösung und eine nachhaltige Herangehensweise, die mögliche Zukunftsoptionen bereits heute berücksichtigt und prüft.

Ich freue mich auf Ihre Nachricht!