ERP Services - mobiles Arbeiten auf der Durchreise
Mitarbeiter-Blog · 13.08.20

Work­shops zum neuen Self­service

In unserer Blog-Serie auf dem Weg zum neuen Selfservice Rechnungsprüfung erreichen wir heute die nächste Station. Steigen Sie ein und folgen Sie uns in unsere internen Workshops zu den funktionalen Anforderungen des neuen Selfservices. Mein Name ist Carolin Frank, ich bin Product Owner bei MACH und freue mich, dass Sie mich auf unserer Reise begleiten.

Ganz im Sinne einer nutzerorientierten Entwicklung der Selfservices spielen bisherige Nutzungserfahrungen mit unserer Software eine wichtige Rolle in der Entwicklung. Wir entschieden uns daher für ein zweistufiges Vorgehen: Im ersten Schritt diente das Know-how aus unserer Beratung als Grundlage, um im nächsten Schritt unsere Kunden nach ihren Erfahrungen mit der MACH Software und speziell mit der E-Rechnung zu befragen. Denn es ist unser Ziel, die Kundenerfahrungen und Kenntnisse der Berater:innen frühzeitig mit dem Produktmanagement und den Product Ownern zu teilen, um Lösungen zu entwickeln, mit denen es Spaß macht, zu arbeiten.  

 

Konzeption der Selfservices: Los geht’s!

Wie nutzen unsere Kunden die ERP-Software im Alltag? Welche Anforderungen stellen sogenannte Gelegenheitsnutzer:innen im Vergleich zu den Anwender:innen, die täglich mit der Software arbeiten? Die Beantwortung dieser Fragen ist für die Konzeption und Entwicklung unserer neuen Selfservices essenziell. Die Gespräche mit unseren Berater:innen, die unsere Kunden seit vielen Jahren eng betreuen, halfen uns, erste Antworten zu finden. Dabei lieferten die Erfahrungen der Kolleg:innen eine wertvolle Basis für die Grundkonzeption der Selfservices.

„Die Einbindung dezentraler Prüfer:innen stellt unserer Erfahrung nach eine Besonderheit im Rahmen der Prozesskonzeption dar. In der Regel zählt die Belegprüfung nicht zum Tagesgeschäft dieser Personengruppe. Daher benötigen wir eine komfortable Möglichkeit, die es auch Gelegenheitsnutzer:innen ermöglicht, Belege zu prüfen und kleinere Ergänzungen, zum Beispiel von Abrechnungsobjekten und Dokumenten, vorzunehmen.“

Michaela Werdin Senior Beraterin E-Government

Nächste Station: Interne Workshops

In einem internen Workshop mit Kolleg:innen aus der Beratung und Entwicklung erarbeiteten wir zunächst die technischen und funktionalen Rahmenbedingungen der neuen Selfservices. Diese Fragen beschäftigten uns besonders:

  • Inwiefern passen die technischen Ideen sowie Neuerungen in unserer Architektur zu den bereits bekannten Anforderungen unserer Kunden?
  • Was hat sich auf Kundenseite verändert?
  • Welche Erfahrungen haben wir zum Umgang mit der MACH E-Rechnung gesammelt?

Gemeinsam mit unserer Produktmanagerin Fiona Klein lud ich unsere Beratungs-Fachteams aus den Bereichen Prozessautomatisierung/E-Services und E-Rechnung dazu ein, gemeinsam mit uns ein Brainstorming zu Produktideen rund um den MACH Selfservice Rechnungsprüfung durchzuführen. Im Online-Tool Miro tauschten wir Gedanken und Meinungen aus. So war trotz der Einschränkungen durch das Corona-Virus ein gemeinsames, strukturiertes Arbeiten möglich – ganz im Sinne des Nutzens, den unsere Selfservices Ihnen, unseren Kunden, bieten sollen.

 

Was kann? Was muss? E-Rechnungsprozesse unter der Lupe

Wir betrachteten gemeinsam mehrere Kundenprozesse der E-Rechnung sowie potenzielle Anwendungsfälle - etwa die sachliche und rechnerische Rechnungsprüfung. Aufgrund ihrer langjährigen Erfahrung wissen unsere Berater:innen, an welchen Stellen der Schuh bei unseren Kunden drückt. Aus den intensiven Gesprächen leiteten wir folgende zentrale Fragestellungen ab, die nun im Produktmanagement zu wegweisenden Entscheidungen führen:

  • Gilt der Selfservice Rechnungsprüfung für Buchhaltungs- und Logistikbelege?
  • Bilden wir Ein- und Ausgangsrechnungen ab?
  • Umfasst der Selfservice auch den Eingang der Bestellung zur Rechnung?
  • Benötigen dezentrale Benutzer:innen die Möglichkeit, zum Beispiel Dokumente beizufügen?
  • Welche Informationen zum Prozess sind für die dezentralen Benutzer:innen besonders relevant?

Als Product Owner analysierte ich die aus der Beratung gesammelten Informationen in der anschließenden Konzeptionsphase. Viele Fragen übergab ich anschließend an unser Team „User Experience“ (kurz: UX), damit sie in die geplanten Interviews mit den Endanwender:innen einfließen.

 

„Der kontinuierliche Austausch mit unseren Berater:innen ist für mich ein entscheidender Erfolgsfaktor für zügige Projektfortschritte. Gemeinsam erlangen wir tiefere Einblicke in den Entwicklungsprozess unserer Software und sichern somit wechselseitig die Qualität unserer Selfservices für die Kunden ab.“

Carolin Frank Product Owner

So geht die Selfservice-Reise weiter

Nachdem nun also das Fundament gelegt ist, prüfen, erweitern und priorisieren wir die identifizierten Anforderungen an den Selfservice Rechnungsprüfung nun im direkten Austausch mit unseren Kunden. Was ist den Endanwender:innen wichtig? Wie können wir sie bei der Arbeit bestmöglich unterstützen? Welche Rolle das UX-Team dabei spielt und wie es genau vorgeht, erfahren Sie in unserem nächsten Blog-Beitrag von Bengi Haid.