Digital Office: Öffentliche Verwaltungen gehen voran

Die Corona-Pandemie hat ein Umdenken in Gang gesetzt – Digitalisierung erfährt dadurch neuen Schwung. Wie deutsche Unternehmen und öffentliche Verwaltungen mit dem Thema Digitalisierung umgehen und wie weit diese fortgeschritten ist, zeigt der „Bitkom Digital Office Index 2020“. Der Digitalverband Bitkom führte die Studie im Mai und Juni 2020 unter 1.104 Unternehmen aller Branchen ab 20 Mitarbeiter:innen in Deutschland durch. Peter Collenbusch, Vorsitzender der Kompetenzbereichs Digital Office im Bitkom, fasst die Studienergebnisse wie folgt zusammen: „Die Geschäftsprozesse der Zukunft laufen ausschließlich digital. Viele Unternehmen haben in den letzten Jahren bereits entscheidende Weichen gestellt. Die Corona-Pandemie hat dem Digital Office einen weiteren Boost verliehen.“

Neue, digitale Arbeitsformen

Die Studie zeigt, dass Corona zu neuen Arbeitsformen und -situationen führt, die sich nicht länger analog umsetzen lassen. Doch wer digital arbeiten will, braucht auch entsprechende Software-Ausstattung. Folglich zeigt der Digital Office Index gestiegene Investitionen in diesem Bereich. Digitale Office-Anwendungen sind gefragter denn je. „Das Digital Office setzt sich in der deutschen Wirtschaft durch und ist in den vergangenen Monaten zum Inbegriff für Arbeitsfähigkeit und Zusammenarbeit in Unternehmen geworden. Je digitaler die Büro- und Verwaltungsprozesse sind, desto leichter kommen Unternehmen durch diese herausfordernde Zeit“, kommentiert Peter Collenbusch, Vorsitzender der Kompetenzbereichs Digital Office im Bitkom.

Mobiles Arbeiten im Trend

Weiterhin ist der Einsatz von Handys und Smartphones gestiegen. Bereits 55 Prozent aller Festangestellten bei deutschen Unternehmen nutzen 2020 ein mobiles Arbeitsgerät mit Internetzugang, also ein Smartphone, Tablet oder Notebook. 2018 waren es noch 48 Prozent. Die Unterschiede zwischen den Branchen sind groß: Bei Banken und Finanzdienstleistern verfügen sogar 93 Prozent der Festangestellten über ein mobiles Arbeitsgerät, 89 Prozent sind es bei Versicherungen. Bei der öffentlichen Verwaltung sind es hingegen nur 40 Prozent der festangestellten Mitarbeiter, die ein mobiles Arbeitsgerät für geschäftliche Zwecke nutzen.

Digital-Strategien als Basis 

Gleichzeitig sind die Anteile jener Organisationen gestiegen, die eine Strategie zur Bewältigung des digitalen Wandels verfolgen: von 68 Prozent im Jahr 2018 auf 75 Prozent im Jahr 2020. Annika Wederhake, Geschäftsfeldmanagerin Digitalisierungsberatung bei MACH, begrüßt diese Entwicklung: „Bei der digitalen Transformation darf der Fokus nicht allein auf die Implementierung von Hard- und Softwarelösungen gelegt werden. Insbesondere eine kluge, strategische Konzeption sowie kontinuierliche Begleitung und Monitoring der Digitalisierungsvorhaben unter Einbeziehung der spezifischen Mitarbeiter:innen und Organisationskontexte ermöglichen, die gesetzten Ziele der Digitalisierung auch tatsächlich zu verwirklichen.“

So digital ist die öffentliche Verwaltung

Laut der Bitkom-Untersuchung ergibt sich zusammengefasst für den öffentlichen Bereich folgendes Bild:

Öffentliche Verwaltungen …

… sind auf dem Weg zum digitalen Büro:
69% der öffentlichen Verwaltungen geben an, dass 50% ihrer Büro- und Verwaltungsprozesse papierbasiert ablaufen.

… stehen an erster Stelle, wenn es um den Einsatz von ECM-Lösungen geht:
78% geben an, dass sie mindestens eine Enterprise Content Management-Lösung im Einsatz haben. „ECM-Lösungen sind die wichtigste Grundlage für die Digitalisierung von Büro- und Verwaltungsprozessen“, weiß Linda Oldenburg, Vorsitzende des Bitkom-Arbeitskreises „Digitale Geschäftsprozesse“, einzuordnen.

… sind Vorreiter bei E-Rechnungen:
Die E-Rechnung ist in diesem Jahr Top-Thema des Digital Office: Vom 27. November 2020 an müssen Unternehmen, die im Auftrag des Bundes tätig sind, Rechnungen in einem strukturierten elektronischen Format übermitteln. Vorreiter ist mit 82 Prozent die Öffentliche Verwaltung, während lediglich 30 Prozent aller Unternehmen E-Rechnungen einsetzen. Linda Oldenburg kennt die Gründe: „Die Rechnungsstellung und -verarbeitung wird einfacher und schneller, die Unternehmen sparen Kosten und schonen vor allem die Umwelt, weil weniger Papier verbraucht wird und Transportwege entfallen.“ Gleichzeitig weist sie darauf hin, dass Digitalisierungsprojekte mehr als die Einführung einer neuen Software bedeuten: „Es ist dabei nicht von der Hand zu weisen, dass es sich trotzdem nicht nur um die Einführung einer Software-Komponente handelt, sondern um Change-Projekte.“

Über den Digital Office Index

Der Digital Office Index (DOI) verdeutlicht die Digitalisierung von Büro- und Verwaltungsprozessen, deren Fortschritt und Effekte. Er wurde auf Basis von insgesamt 58 Indikatoren der vorliegenden Studie gebildet. Auf einer Skala von 0 („überhaupt nicht digitalisiert“) bis 100 („vollständig digitalisiert“) erreicht der Digital Office Index in diesem Jahr einen Wert von 55 Punkten.