„Wer nur ge­le­gent­lich mit ERP zu tun hat, braucht ein­fache Lö­sun­gen“

Einfach, mobil, barrierefrei – so beschreibt Stefan Kröll die MACH live! Selfservices. Der Produktmanager ist zuständig für die Selfservices bei MACH. Aktuell arbeitet er mit seinem Team an den Lösungen MACH live! meineRechnung und MACH live! meineBeschaffung – weitere Selfservices werden folgen. „Wir haben in den vergangenen Jahren häufig gesehen, dass die sogenannten Gelegenheitsnutzer:innen Schwierigkeiten haben, ERP-Anwendungen zu bedienen“, sagt Stefan Kröll. Daher richten sich die MACH live! Selfservices an Mitarbeiter:innen, die mit dem ERP-System nur selten zu tun haben. Wie die Selfservices dieser Anwendergruppe helfen und gleichzeitig die Fachanwender:innen in den Verwaltungen entlasten können, erklärt er im Interview.

Herr Kröll, welche Entwicklungen führen dazu, dass der Bedarf an einfachen ERP-Anwendungen in der öffentlichen Verwaltung wächst?

Der Druck, Verwaltungshandeln effizienter zu gestalten, steigt zunehmend, u. a. ausgelöst durch den demografischen Wandel. Allein bis 2030 wird laut aktuellen Statistiken in den Verwaltungen jede:r dritte Mitarbeiter:in in den Ruhestand gehen. Doch die vielen offenen Stellen können in dem Umfang gar nicht adäquat nachbesetzt werden. Gefragt sind daher schlankere Prozesse und passende Lösungen, die die vielen Aufgaben in der Verwaltung vereinfachen. Diese Effizienzgewinne lassen sich mit digitalen Prozessen und Anwendungen erzielen. Die Einführung der E-Rechnung verfolgt z. B. dieses Ziel und ist ein gutes Beispiel. Jedoch reicht es perspektivisch nicht aus, die zentrale Rechnungsbearbeitung zu digitalisieren; Verwaltungen müssen auch die Teilprozesse in den Fachbereichen in die Digitalisierung einbeziehen. Das führt dazu, dass zukünftig auch immer mehr Gelegenheitsnutzer:innen in digitale Prozesse integriert werden, also Anwender:innen, die bisher nur selten mit digitalen Verwaltungslösungen, wie einem ERP-System arbeiteten. Um auch bei dieser Nutzergruppe eine hohe Akzeptanz beim Einsatz digitaler Lösungen zu erreichen, sind möglichst selbsterklärende und einfache Anwendungen gefragt.

Wie werden Selfservices in der Praxis genutzt?

Ein Beispiel: Wenn Professor:innen an einer Hochschule ab und an ein Gerät für ein Forschungsprojekt beschaffen möchten, haben sie es plötzlich mit Beschaffung und Rechnungsprüfung zu tun. Hier setzen die Selfservices an: Sie sind genau ausgerichtet auf Personen, die sehr unregelmäßig mit dem ERP in Berührung kommen und häufig für die Nutzung nicht entsprechend geschult sind. Um sie besser einbeziehen zu können, gilt: Wer nur gelegentlich mit ERP zu tun hat, braucht leichtfüßige und attraktive Lösungen, die, obwohl von „Verwaltungsarbeit“ geprägt, durchaus Spaß machen dürfen. Zugleich werden die Fachleute in der Verwaltung entlastet, wenn diese weniger oft Fragen beantworten müssen.

Welche Selfservices sind bereits nutzbar und welche folgen?

Im Finanzbereich gibt es einen Selfservice, der seit April 2021 nutzbar ist: MACH live! meineRechnung. Zurzeit arbeiten wir an einem weiteren Selfservice, MACH live! meineBeschaffung, in dem der Beschaffungsprozess von der Bedarfsmeldung in einer Fachabteilung bis hin zum zentralen Einkauf abgebildet werden kann. Dieser Selfservice wird voraussichtlich in der ersten Hälfte 2022 bereitgestellt. Ein nächster Selfservice für eine einfache Budgetauswertung ist in Planung. Mit diesem neuen Selfservice können Benutzer:innen beispielsweise zukünftig ganz unkompliziert den aktuellen Stand ihres Budgets ermitteln. Mit wenigen Klicks erfahren Nutzer:innen, ob sie sich z. B. die Anschaffung für ihr Projekt noch leisten können, oder ob sie genügend Mittel zur Verfügung haben, um eine weitere Person für ein Projekt einzustellen.

Wie unterscheiden sich Selfservices von anderen ERP-Anwendungen?

Die Oberflächen der Selfservices sehen ganz anders aus als die klassischen Oberflächen von ERP-Anwendungen. Ein Selfservice stellt nur die Informationen und Funktionen bereit, die für das Erledigen einer konkreten Aufgabe erforderlich sind. Ein Selfservice steht also genau für eine Aufgabe. Im Gegensatz dazu laufen im ERP-System häufig unterschiedliche Geschäftsvorfälle über die gleiche Anwendung, die deswegen viel komplexer ist. Bei den Selfservices steht auch die mobile Nutzbarkeit und der damit verbundene schnelle Zugriff auf die Daten im Fokus. Gelegenheitsnutzer:innen können auf diese Weise sehr einfach auch mal zwischendurch, z. B. auf Geschäftsreisen, ihre Aufgaben erledigen. Auf diese Weise werden die Aufgaben schneller abgeschlossen und die Prozessdurchlaufzeiten verkürzen sich.

Wie sieht eine beispielhafte Nutzung von MACH live! meineRechnung aus?

Bei MACH live! meineRechnung geht es um die sachliche Rechnungsprüfung. In der Verwaltung kommt eine Rechnung zum Beispiel rein digital im Format XRechnung an und wird dann dort durch eine zentrale Stelle oder automatisiert durch einen digitalen Prozess geleitet. Die Person, die die Bestellung ausgelöst hat, erhält eine E-Mail mit der Aufforderung zur Rechnungsprüfung. Darin ist ein Link zum Selfservice, über den wiederum die Daten der XRechnung dargestellt werden. Hier können Benutzer:innen entscheiden, ob die Rechnung sachlich richtig ist oder nicht. Anschließend arbeitet der oder die zuständige Mitarbeiter:in z. B. im Rechnungswesen im ERP-System weiter. Auf diese Weise werden Medienbrüche zwischen Papier und System vermieden. Stattdessen greift jede:r Beteiligte in einem ganzheitlichen, digitalen Prozess mit der passenden Anwendung auf die Daten des ERP-Systems zu. Der Prozess fühlt sich flüssig und zugleich transparent an. Dies trägt maßgeblich zur Akzeptanz bei.

Wie könnte künftig das Zusammenspiel zwischen den MACH live! Selfservices, MACH live! smartDecision sowie dem MACH ERP aussehen?

Das ERP-System bildet den Kern des Zusammenspiels, hier laufen die ganzen Funktionalitäten zusammen. Das Schöne ist: Bei den Selfservices merken die Anwender:innen gar nicht mehr, dass sie gerade Daten in ein ERP-System eingeben oder daraus abrufen. MACH live! smartDecision kommt dann ins Spiel, wenn durch regelbasierte Entscheidungen Prozesse (teil-)automatisiert werden sollen. Über MACH live! smartDecision können z. B. abhängig von Wertgrenzen weitere Abteilungen oder Prüfer:innen automatisch eingebunden werden. Die Regeln dafür müssen nur einmal kundenindividuell erstellt werden – dann muss sich niemand mehr Gedanken darüber machen, wer noch an einem Beschaffungs- oder Rechnungsprüfungsprozess beteiligt werden sollte. Der Vorteil: Die Nutzer:innen bekommen den Kopf frei für Entscheidungen und Aufgaben, die tatsächlich ihrer Aufmerksamkeit bedürfen.

Wir bedanken uns für das spannende Gespräch!