Selfservice App zur Buchung von Parkscheinen
Mitarbeiter-Blog · 07.09.20

Selfservice E-Beschaffung: Was ist das?

Was hat eine Parkschein-App mit der neuen E-Beschaffung zu tun? Unser Produktmanager Stefan Kröll gibt die Antwort.

Wann waren Sie das letzte Mal positiv überrascht oder sogar begeistert von einer neuen Software? Bei mir war es diesen Sommer der Fall, als ich im Norddeutschen Urlaubsort eine Parkschein-App auf dem Handy genutzt habe. Diese Apps sind mittlerweile weit verbreitet und erlauben es den Benutzer:innen, einen Parkschein online zu kaufen, ohne einen Parkscheinautomaten vor Ort nutzen zu müssen. Sie bezahlen online, geben Ihr Kfz-Kennzeichen an und ein:e mögliche:r Kontrolleur:in prüft durch Abfrage des Kennzeichens ebenfalls online, ob Sie bezahlt haben.

Der große Vorteil für Sie als Autobesitzer ist, dass Sie jederzeit online das Ticket verlängern können, ohne dabei zum Auto zurückkehren zu müssen. Sollte sich der Stadtbummel in die Länge ziehen oder der Strandaufenthalt doch länger dauern als ursprünglich geplant, hetzen Sie nicht zum Parkplatz zurück, um ein weiteres Ticket zu ziehen. Stattdessen zücken Sie einfach Ihr Handy und verlängern online die Parkdauer. Im Idealfall werden sie sogar von der App daran erinnert, dass Ihre Parkdauer demnächst abläuft. Die App spart Ihnen also Zeit, vermeidet Stress und im besten Fall entgehen Sie einem Verwarnungsgeld aufgrund überzogener Parkdauer. Die Apps sind zudem sehr benutzerfreundlich gestaltet, so dass ein Erfolgserlebnis garantiert ist, egal ob Sie die App zum ersten Mal benutzen oder längere Zeit nicht mehr genutzt haben.

Aus meiner Sicht sind die Apps ein Gewinn für den Alltag, ganz im Zeichen der neuen Mobilität. Folgende Vorteile lassen sich ableiten:

  • Mobilität ist komfortabel: Man muss nicht für die Verlängerung der Parkdauer zum Automaten zurücklaufen
  • Aktive Benachrichtigungen als Service:  Wenn die Parkzeit abläuft, erhält man eine Erinnerung und läuft so weniger Gefahr, die Parkdauer zu überziehen
  • Gute Bedienbarkeit und moderne Oberfläche machen den Einstieg und die Nutzung einfach: Die Bedienung ist einfach gestaltet und gelingt, auch wenn die App nur selten genutzt wird (leider ist man ja nicht ständig im Urlaub)

„Apps sind sehr benutzerfreundlich gestaltet, so dass ein Erfolgserlebnis garantiert ist, egal ob Sie die App zum ersten Mal benutzen oder längere Zeit nicht mehr genutzt haben.“

Stefan Kröll Produktmanager Finanzen und E-Beschaffung, MACH AG

Selfservices in der E-Beschaffung

Auch bei MACH beschäftigen wir uns seit längerer Zeit mit diesen Themen. Diese Überlegungen münden in den sogennanten Selfservices, einer modernen Oberfläche, die speziell für Benutzer:innen entwickelt werden, die nur selten mit der ERP-Software in Kontakt kommen und dort spezielle, in sich abgeschlossene Aufgaben, ausführen. Bei MACH nennen wir diese Benutzer:innen Gelegenheitsanwender:innen. Typische Aufgaben sind z. B. die sachliche Rechnungsprüfung oder das Stellen und Prüfen von Urlaubsanträgen.

Im Weiteren möchte ich mit Ihnen die typischen Aufgaben aus dem Beschaffungsprozess, die Bedarfsmeldung und die Prüfung von Bedarfsmeldungen näher beleuchten. Verschaffen Sie sich gern zusätzlich auf unserer Homepage einen Überblick über die produktiven und in Planung befindlichen Selfservices.

„Durch den flexiblen Zugriff auf die zu erledigenden Aufgaben nehmen die Prozessdurchlaufzeiten ab.“

Stefan Kröll Produktmanager Finanzen und E-Beschaffung, MACH AG

Was die Parkschein-App mit der E-Beschaffung zu tun hat

Wie stehen nun die 3 genannten Vorteile der Parkschein-App in Verbindung mit der E-Beschaffung?

Mobilität

Mobilität, also die Möglichkeit Dinge online zu erledigen, ohne dabei an einem bestimmten Ort, z. B. im Büro, sein oder ein bestimmtes Endgerät nutzen zu müssen, ist auch im Rahmen der E-Beschaffung heutzutage eine wichtige Voraussetzung für effiziente Prozesse. In typischen Beschaffungsprozessen unserer Kunden sind häufig mehrere Gelegenheitsanwender:innen beteiligt. Da sind zum einen die Bedarfsmelder:innen selbst, die die Beschaffung auslösen. Befinden sie sich am Arbeitsplatz im Büro, kann der Arbeitsplatzrechner benutzt werden. Sind sie jedoch unterwegs (als Pendler:in in der Bahn oder auf Geschäftsreise) oder gar pandemiebedingt im Homeoffice, kann es notwendig sein, eine dringende Bedarfsmeldung unabhängig vom Arbeitsplatzrechner, z. B. vom Diensthandy/-tablet auszuführen. Zum anderen profitiert die Effizienz des Prozesses davon, dass auch die Rolle des Prüfers ortsunabhängig Aufgaben erfüllen kann. Durch den flexiblen Zugriff auf die zu erledigenden Aufgaben nehmen die Prozessdurchlaufzeiten ab.

Aktive Benachrichtigungen

Verstärkt wird der Effekt von aktiven Benachrichtigungen, die dazu führen, dass Aufgaben rechtzeitig (vor Ablauf des Parkzeitendes) erledigt oder überhaupt bemerkt, und damit schnellstmöglich begonnen und abgeschlossen werden. So auch im Rahmen der Prüfung von Beschaffungsanträgen. Die Prüfer:innen von Beschaffungsanträgen sind in der Regel in leitenden Positionen tätig, da sie die Budgetverantwortung tragen. Diese Personen arbeiten typischerweise nicht regelmäßig mit der ERP-Software und gehören damit zur Gruppe der Gelegenheitsanwender:innen. Sie sind daher dankbar, wenn sie bei anstehenden neuen Aufgaben eine Benachrichtigung vom System erhalten, z. B. als E-Mail, aus der sie per „Klick“ in die Aufgabe springen können. Das funktioniert vom Arbeitsplatzrechner genauso wie vom Handy oder Tablet. In Kombination mit dem Mobilitätsgedanken ergibt sich daraus der große Vorteil, dass neue, offene Aufgaben schnellstmöglich bearbeitet werden können, unabhängig davon, wo die Person sich aufhält.

Gute Bedienbarkeit und moderne Oberfläche

Bei MACH ist uns bewusst, dass der Erfolg der Selfservices maßgeblich von der Akzeptanz der Gelegenheitsanwender:innen abhängt. Moderne Oberflächen sind dabei genauso wichtig, wie eine gute Bedienbarkeit. Gelegenheitsanwender:innen erwarten heutzutage zurecht im beruflichen Kontext den gleichen Komfortgrad bei den eingesetzten Softwareprodukten, den sie aus ihrer privaten Nutzung gewohnt sind. Die Grenzen zwischen beruflichen und privaten Anforderungen sind aufgehoben. Damit muss sich eine moderne E-Beschaffungslösung bzgl. Komfort und Bedienbarkeit mit einer Parkschein-App vergleichen lassen. Bei MACH haben wir uns das Ziel gesetzt, diesen Anforderungen gerecht zu werden und mit den Selfservices eine neue Produktfamilie zu schaffen, die genau auf die Gelegenheitsanwender:innen und deren Aufgaben zugeschnitten ist. Mit anderen Worten: ERP soll auch Spaß machen.

MACH E-Beschaffung

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Mitarbeiter der öffentlichen Verwaltung stehen in einem Lager und arbeiten mit der MACH E-Beschaffung. Mitarbeiter-Blog
#E-Beschaffung #Lösungen

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