News · 08.03.19

Daten im Fokus

In den vergangenen Jahren stieg an der Hochschule der Informationsbedarf und damit die Anforderungen an die Berichte des Finanzwesens. Die Hochschule führte MACH Business Intelligence (BI) als Berichtswerkzeug ein und verringerte damit den manuellen Aufwand bei der Datenauswertung.

MACH BI erleichtert Auswertungen

Die Hochschule Bonn-Rhein-Sieg hat drei Standorte mit gut 9.000 Studierenden und 1.000 Beschäftigten. Pro Jahr verbucht die Hochschule 12 Millionen Euro Drittmittel und bewegt damit große Datensätze im Finanzbereich. In den letzten Jahren wuchsen nicht nur die Datenmengen, sondern auch die Anforderungen an entsprechende Auswertungen.

Besondere Herausforderungen ergaben sich bis zuletzt bei der Auswertung und Kontrolle bestehender Datensätze. Denn so viel stand fest: Durch die sinnvolle Zusammenführung von Zahlen und Daten können Handlungsempfehlungen für den jeweiligen Bereich abgeleitet und die Budgets besser kontrolliert und gesteuert werden.

Ausgangssituation

Vor 2016 standen der Hochschule Bonn-Rhein-Sieg zwei Möglichkeiten für die Datenauswertung zur Verfügung: manuelle Aufbereitung in Excel-Tabellen sowie standardisierte Berichte aus einem Vorgängermodul der MACH Software.
Anforderungen

Steigender Infor­ma­tions­bedarf

In den vergangenen Jahren stieg an der Hochschule der Informationsbedarf und damit die Anforderungen an die Berichte des Finanzwesens. So benötigten Professoren beispielsweise regelmäßig Auskunft über die laufenden Projekte. Organisationseinheiten fragten tagesaktuelle Reporte über Ausgaben, Einnahmen und die zur Verfügung stehenden Gelder an. Auch auf Basis von gesetzlichen Vorgaben müssen Verwendungsnachweise oder Statistiken regelmäßig aufbereitet werden.

Aufwand

Weg von Einzel­aus­wer­tungen

Aufgrund der Komplexität der Anforderungen lieferten die Standardberichte der MACH Software nicht alle Informationen, sodass diese aus unterschiedlichen Einzelauswertungen zusammengetragen werden mussten. Die häufig und notwendigerweise manuell erstellten Aufbereitungen erwiesen sich zunehmend als fehleranfällig und zeitaufwendig.

Projekteinblick: Einführung von MACH Business Intelligence

Auf Initiative von Clemens Hasni, Dezernent Finanzen bei der Hochschule Bonn-Rhein-Sieg, wurde MACH Business Intelligence (BI) als ein umfassenderes Berichtswerkzeug eingeführt.

Stellenaufbau

Um die Einführung konsequent und mit der benötigten fachlichen Kompetenz umzusetzen, genehmigte die Hochschulleitung eine eigene Stelle für den Aufbau des Finanzberichtswesens, die mit Anita Kloos besetzt wurde.

Projektvorbereitung

Nach Analyse der Ausgangssituation und Definition von Zielen erfolgte die Ausstattung des Bereichs mit der notwendigen Hard- und Software.

Schulung

In einer dreitägigen Schulung lernten die Anwender, wie sie Berichte mit MACH BI konfigurieren, Reporte anlegen und visuell aufbereiten. Dabei zeigt die kurze Schulungsdauer, wie schnell Anwender mit Vorkenntnissen in die MACH BI Lösung eingearbeitet werden können. 

Berichterstellung

Nach der Einführungs- und Einarbeitungsphase wurden zunächst die am häufigsten angefragten Berichte fokussiert. Darauf basierend erfolgte die Erstellung von Standardberichten.

Ergebnisse

Aus nur einem Standardbericht werden bspw. monatlich 60 und mehr Berichte automatisiert per E-Mail an die jeweiligen Kostenstellenverantwortlichen – wie Dekane, Professoren oder Projektleiter – verschickt. Gleichzeitig können jederzeit Ad-hoc-Berichte und Berichte mit spezifischeren Anforderungen gezogen werden.

"Unser Berichtswesen verläuft mit MACH BI weitgehend automatisiert. Berichte können inhaltlich und visuell nach den Anforderungen unterschiedlicher Zielgruppen aufbereitet werden. Dies erleichtert nicht nur unser Tagesgeschäft, sondern trägt auch maßgeblich zu einer erhöhten Informationsversorgung aus dem Finanzbereich bei."

Anita Kloos Sachbearbeiterin Finanzberichtswesen, Hochschule Bonn-Rhein-Sieg

Wie MACH BI das Berichtswesen verbessert

Transparente Finanz­infor­mation

MACH BI wurde hauptsächlich für den zahlenlastigen Finanzbereich eingeführt. Den Kostenstellenverantwortlichen liegen jederzeit aktuelle Budget-, Kostenstellen- und Kostenartenübersichten zur Verfügung. Beleglisten, angepasst auf die Anforderung von Drittmittelgeldgebern, erleichtern die Aufbereitung der Verwendungsnachweise.

Erleichterung des Tages­ge­schäftes

MACH BI verringert vor allem den manuellen Aufwand bei der Berichterstellung. Dadurch können sich die Mitarbeiter nun z. B. intensiver um individuelle, kurzfristige Anfragen kümmern. Der ganze Prozess kann mit ein paar Klicks beschleunigt werden. Ein Beispiel: Ein Professor meldet sich an und zieht seinen Bericht und erhält tagesaktuell alle Kostenstellen auf einen Blick. Früher haben die Professoren manchmal mehrere Tage auf eine Rückmeldung zur Datenanfrage gewartet. Dadurch verzögerten sich unter Umständen Entscheidungen zur Freigabe von Geldern.

Korrekte Daten­aus­wer­tungen

Kontrollberichte sorgen dafür, dass die Auswertungen am Ende die korrekten Daten enthalten. Automatisiert werden Berichte versendet, die auf ein fehlendes Merkmal, Feld oder Eintrag hinweisen, dass bei der Dateneingabe vergessen wurde und bei späteren Prozessen zu Fehlern führen würde. Zum anderen können auch Anwenderfehler identifiziert werden. Verwendet ein Anwender beispielsweise bei der Budgetumbuchung unterschiedliche Sachkonten, weist der Kontrollbericht darauf hin.

MACH BI Architekt

Um die ausgewerteten Daten anschaulicher zu machen, kommt MACH BI Architekt zum Einsatz.

Quelle: Hochschule Bonn-Rhein-Sieg

Dashboard

Ein wichtiger Bestandteil ist das Dashboard, das die wichtigsten Berichte zu Kennzahlen-Cockpits zusammenfasst.

Quelle: Hochschule Bonn-Rhein-Sieg

Diagramme

Durch die Darstellung im Dashboard können Vergleiche vorgenommen werden und Ausreißer leichter identifiziert werden. Diagramme stellen dies auf anschauliche Weise dar.

Quelle: Hochschule-Bonn-Rhein-Sieg

Weitere Projekteinblicke...

... liefert der vollständige Projektbericht der Hochschule Bonn-Rhein-Sieg.
Sie erfahren darin, welche Faktoren den Projekterfolg unterstützt haben und was sich für die Mitarbeiter mit MACH BI verändert hat. Außerdem gibt der Projektbericht Empfehlungen für Einsteiger und wirft einen Blick in die Zukunft.
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