Formular­verlage

Das umfangreiche Formular­sortiment

MACH ProForms GmbH bietet etwas Besonderes: mit dem MACH formsolutions Produkt steht nicht nur ein Formularserver mit zahlreichen Funktionen zur Verfügung, sondern ebenfalls ein umfangreiches Sortiment an vorgefertigten Formularen für die öffentliche Verwaltung als gepflegte Verlagsleistung.

Das passende Formular schnell anhand der LeiKA-ID finden

Der im Formularserver befindliche umfassende Formularverlag bietet ein breites Sortiment an regelbasierten Formularen. Von der Abfallwirtschaft bis zur Zuwendungsbescheinigung bietet die MACH ProForms GmbH über 5.000 OZG-konforme Verlagsobjekte in Form von PDF-Formularen und intelligenten Antragsassistenten, die bundeslandspezifisch oder auch bundesweit gültig sind. So finden Verwaltungsmitarbeitende für jedes Amt die passenden Formulare. Darüber hinaus können Antragsassistenten mit dem Formulareditor frei nach den eigenen Bedürfnissen angepasst und sogar neu erstellt werden.

Alle Online-Dienste sind den Leistungen aus dem Leistungskatalog (LeiKa) und damit den OZG-Leistungen zugeordnet. Im Sinne der Nachnutzbarkeit erfasster Daten innerhalb der Fachverfahren entsprechen die erzeugten Datenformate soweit möglich den XÖV-Standards oder den FIM-Stammdatenschemata.
 

Formularformate

Formularformate

Intelligente Antragsassistenten: Mobilfähige Formulare im aktuellen HTML-Format

Im intelligenten HTML-Formular wird der Ausfüller Schritt für Schritt durch den Antragsprozess geleitet. Durch hinterlegte Regeln und Fachlogiken werden dem Antragsteller lediglich die für ihn relevanten Fragen angezeigt - alle anderen entfallen. Antragsassistenten übernehmen so eine Teilberatungsfunktion und können zu jedem Zeitpunkt zwischengespeichert werden.
Am Ende des Ausfüllprozesses kann das Web-Formular, je nach vorgegebener Einreichungsart, direkt elektronisch übermittelt werden. Die Antragsdaten werden verschlüsselt als ausgefülltes PDF-Formular sowie im XML-Format an die entgegennehmende Stelle übergeben.
 

PDF-Formulare

Ausfüllbare PDF-Formulare, die mit den Funktionen der Formularplattform, wie z. B. Online senden, speichern, drucken oder auch der Vorabübertragung von Daten, ausgestattet werden können.
Die Anbindung von Infrastrukturschnittstellen sowie die medienbruchfreie Übergabe an Fachverfahren ist bei den PDF ebenso möglich wie für die Assistententechnologie.

Bundesweite EfA-Diensten

Realisierung von EfA-Diensten – Mitwirkung an der Erstellung bundesweiter EfA-Dienste!

Seit mehr als 20 Jahren liefert MACH ProForms GmbH ihre Produkte und Services kontinuierlich und einfach multiplizierbar für alle Behörden. Die Grundidee dabei folgt schon immer dem als „Einer-für-Alle-Prinzip“ (EfA-Prinzip) bekannten Ansatz.

Das Sortiment an Verwaltungsformularen der MACH ProForms GmbH entstand und entsteht anhand gesetzlicher Vorgaben von Bund und Ländern sowie in enger Abstimmung mit Kommunen und den kommunalen Herausforderungen.

Somit werden abgestimmte Dienste angeboten, deren Nachnutzung durch andere Verwaltungen möglich wird. Diese können auch in den Arbeitskreisen innerhalb des eigenen MACH ProForms GmbH Anwenderforums ausgetauscht und interkommunal individuell angepasst werden. Damit besteht ein allen Kunden zugänglicher Marktplatz der Dienste und Möglichkeiten.

Eigenschaften

Was man über den Formular­verlag wissen sollte...

Aktualität

Der Formularverlag bietet stets aktuelle und technisch wie rechtlich geprüfte Formulare an, um den OZG-Anforderungen gerecht zu werden.

Vielfalt

Eine breite Auswahl an verschiedenen Formularen für unterschiedliche Anwendungsbereiche ist bereitgestellt, um den Bedarf verschiedener Behörden zu decken.

Benutzerfreund­lichkeit

Die Formulare sind übersichtlich gestaltet und einfach ausfüllbar, um den Mitarbeiter:innen in den Verwaltungen die Arbeit zu erleichtern.

Anpassungs­fähigkeit

Das Formularsortiment bietet die Möglichkeit, Formulare individuell anzupassen oder spezielle Anforderungen der Behörden zu berücksichtigen.

Zuverlässigkeit

Der Formularverlag ist für seine Verlässlichkeit und Qualität bekannt, um den Behörden eine vertrauenswürdige Quelle für ihre Dokumente zu bieten.

Barrierearmut

Das Formularsortiment entspricht den Pflichtvorgaben der Richtlinien der WCAG 2.1 oder BITV 2.0, was durch einen unabhängigen Dienstleister geprüft wird.

Styleguide

Die über den MACH ProForms GmbH bereitgestellten Verlagsobjekte entsprechen dem qualitativen Styleguide des Verlages und stellen neben der technischen und juristischen Pflegbarkeit einen hohen Wiedererkennungswert für Bürger:innen der Dienste in den Verwaltungsportalen sicher.

Versionsfähigkeit

Auch wenn ein Online-Dienst heute veröffentlicht wird und morgen eine andere Empfangsumgebung konfiguriert haben möchte – der Dienste-Aufruf bleibt stabil! Wenn sich Gebühren ändern oder Inhalte angepasst werden müssen: Die Versionierung einmal veröffentlichter Dienste stellt keine Herausforderung dar!

Besonderheiten

Besonderheiten des Formular­sortiments

  • Einhaltung gesetzlicher Vorgaben von Bund & Ländern
  • Im neustem HTML-Format
  • Betriebssystem- und Endgeräteunabhängigkeit
  • Künstliche Intelligenz ermöglicht situationsabhängiges Ein- und Ausblenden von Fragen
  • Regelbasierte Plausibilisierung
  • Berechnung, Datenbank-Look-Ups, „was wäre wenn“-Funktionalitäten, …
  • Layout-Anpassungen an die eigene Corporate Identity
  • Formulare über Formulareditor individuell anpassbar
  • Verwendung von Widgets
  • Maximale Datenqualität
     
Verlagskategorien

Verlags­kategorien – kurzer Einblick

Die Formularkategorien sind angelehnt an den Aktenplan entstanden und werden laufend weiterentwickelt.

   

Allgemeines
Sonderämter
Personalwesen
Arbeitsverträge
Besoldung Kindergeld
Datenschutz
Standesamt
Grundbuchamt
Wahlen
Ausländerwesen Staatsangehörigkeit

    

Namensänderung
Öffentliche Sicherheit
Verkehrswesen
Meldewesen
Gewerberecht
Gaststättenrecht
Ordnungswidrigkeiten
Feuerwehr
Erziehungsgeld Sozialhilfe

   

BAföG-AFBG
Kindergarten, Jugendamt
Gesundheitsamt
Land, Forstwirtschaft
Vereinswesen
Baurecht, Bauleitplanung
Umwelt und Natur
Friedhofswesen
uvm.

Vorteile sortimentsgepflegter Formularverlage

Vorteile des sortimentsgepflegten Formularverlages

Zeitersparnis

Ein Formularverlag bietet vorgefertigte und rechtlich geprüfte Formulare, die den Behördenmitarbeiter:innen helfen, Zeit bei der Erstellung von Dokumenten zu sparen.

Rechtssicherheit

Es wird sichergestellt, dass die vorgefertigten erstellten Formulare den aktuellen rechtlichen Anforderungen entsprechen, was das Risiko von Fehlern oder rechtlichen Problemen minimiert und die Rechtssicherheit der Behörden gewährleistet.

Effizienzsteigerung

Durch die Verwendung von standardisierten Formularen aus einem Formularverlag können Prozesse in den Behörden effizienter gestaltet werden, da wiederkehrende Aufgaben vereinfacht werden.

Qualitätsverbesserung

Die Nutzung von professionell gestalteten Formularen aus einem Formularverlag trägt zur Verbesserung der Qualität der behördlichen Kommunikation bei und erhöht die Zufriedenheit der Bürger:innen.

Kostenersparnis

Indem Verwaltungen auf einen Formularverlag zurückgreifen, können Sie Kosten für die individuelle Gestaltung und Prüfung von Formularen reduzieren und Ressourcen effektiver einsetzen.

Services und Dienstleistungen

Services und Dienst­leistungen rund um den Formular­verlag

Sortimentspflege

MACH ProForms GmbH übernimmt die dauerhafte inhaltliche Pflege der Formulare und arbeitet Gesetzesänderungen fristgerecht ein. Neuerungen und Erkenntnisse in Hinblick auf Übertragungsstandards und Nutzerorientierung fließen permanent ein und sorgen für stets aktuelle Online-Dienste.

Erstellung individueller Online-Dienste und eigener Verlage

Generell steht den MACH ProForms GmbH-Kunden ein umfangreiches und rechtssicher gepflegtes Sortiment an Verwaltungsformularen sowie ein benutzerfreundlicher Formulareditor für den Bau eigener intelligenter Antragsassistenten im HTML-Format zur Verfügung. Sollte ein Kunde jedoch den Wunsch nach individuellen Formularen hegen (oder zu einer anderen Branche gehören) und möchte diese nicht selbst designen, übernimmt das MACH ProForms GmbH-Team gerne die Erstellung.

Integration von Fachverfahren & sonstiger IT-Infrastrukturen

„Do it yourself“ oder mit professioneller Hilfe des Herstellers – es bleibt die Entscheidung der Kunden! Fachverfahren & sonstige IT-Infrastrukturen in der eigenen Systemlandschaft (z. B. Fachverfahren, DMS, CMS, Archiv-, Workflowsysteme, spezielle Infrastrukturschnittstellen, Individualentwicklungen, u. v. m.) werden über Standardschnittstellen eingebunden.

Akademie­leistungen

Ein maßgeschneidertes Beratungs- und Trainingsangebot steht bereit. Mit dem umfassenden Angebot an Schulungen und Beratungsleistungen verschafft der Kunde sich selbst & seinen Mitarbeiter:innen das nötige Know-how, um die gesamte Bandbreite des Systems effizient einzusetzen. Der Kunde kann dabei entweder auf die „Standard-Schulungen“ zurückgreifen, oder sich durch kompetente Dozenten ein maßgeschneidertes Schulungskonzept entwickeln lassen.

Unterstützung beim Onboarding

Wünscht ein Kunde mehr als nur einen Workshop, um zu eruieren, wie das System am besten eingeführt bzw. in der eigenen Verwaltung bestmöglich eingesetzt wird? Oder ein Kunde möchte gemeinsam mit MACH ProForms GmbH eine Strategie zur Digitalisierung der Verwaltungsdienstleistungen oder ganz andere Kommunikationsanlässe ausarbeiten? Kein Problem, gerne werden Kunden bei den unterschiedlichen Prozessschritten direkt durch MACH ProForms GmbH oder ausgewählte Beratungspartner unterstützt.

Moderation von FIM-Arbeitsgruppen

MACH ProForms GmbH verfügt selbst über mehrere FIM-Informationsmanager sowie FIM-Methodenexperten. Dieses Methoden-Know-how, gepaart mit dem seit über 20 Jahren gereiften Verwaltungswissen, ist in unterschiedlichen Projekten abrufbar. Existierende Verwaltungsprozesse können mit der Expertise und Unterstützung in sinnvolle und realistische Online-Dienste nach OZG und darüber hinaus für die Öffentliche Verwaltung realisiert werden.

Praxisbericht & Referenzen

Praxisbericht: Digitalisierung in Bonn

Bereits seit dem Jahr 2015 setzt die Bundesstadt Bonn das intelligente Produkt MACH formsolutions zur Digitalisierung von Anträgen ein. Während Bonn ursprünglich mit einem Online-Formular zur Bestellung von Personenstandsurkunden startete, sind heute über 340 Online-Formulare quer durch die Verwaltung im Einsatz.

Unsere Referenzen überzeugen

Die Lösungen MACH progranta und MACH formsolutions sind seit über 20 Jahren feste Größen in Kommunen und Verwaltungen. 2.000 Kunden haben die praxiserprobten Online-Dienste im Einsatz.

Erfahren Sie mehr über MACH formsolutions, das intelligente Formular­manage­ment für öffentliche Einrichtungen