Formular­plattform

Innovativer Formular­server

Die webbasierte Formularplattform ist ein Formular-Management-System (FMS), welches zum zentralen Erfassen, einheitlichen Zusammenstellen, Verwalten und Veröffentlichen von Formularen auf die Bedürfnisse deutscher Behörden zugeschnitten ist. Hier können Behörden aus einem riesigen Fundus aus technisch und juristisch verlagsgepflegten Vorlagen Online-Dienste nutzen.

Diese Verlagsobjekte können darüber hinaus selbst editiert werden. Zugleich können Behörden über das MACH ProForms GmbH Anwenderforum beliebige Dienste miteinander tauschen.

Alle erforderlichen Schnittstellen und XÖV-Standards gehören zum Leistungsumfang genauso selbstverständlich, wie die modularen Erweiterungen zum Abbilden interner Verwaltungsschritte unter Einbindung antragstellender Personen und der Zustellung von Leistungen.

Formularserver

Formulare einfach managen

Durch die zukunftsgerichtete selbst entwickelte Servertechnologie ermöglicht das Produkt MACH formsolutions einen medienbruchfreien und nahtlosen Datenaustausch von Formularinhalten aus den Anträgen, Anzeigen, Meldungen, Erklärungen und Bescheiden in Portalen, Fachverfahren zwischen Bürger:innen, Kommunen und Fachverfahrensschnittstellen.

Dabei sind die Formulare mit der jeweiligen Online-Zugangs-Gesetz-ID (OZG-ID), Förderale Informationsmanagement-ID (FIM-ID) und Leistungskatalog-ID der öffentlichen Verwaltung (LeiKA-ID) gekennzeichnet. Damit vereinfacht und beschleunigt es die Umsetzung des OZGs innerhalb einer Kommune. Der fachlich optimale Datenaustausch findet dabei für gewöhnlich unter Verwendung einschlägiger Standards (XÖV) und genereller Basisdienste (DVDV, XTA, E-PayBL, Bund-ID, etc.) statt.

Die Serverplattform stellt dabei diese Dienste als Querschnittsfunktionen den jeweils berechtigten Behörden und Nutzer:innen für die Anwendung zur Verfügung. Einmal hinterlegt sind diese Funktionen ohne weitere Programmierkenntnisse durch einfache Konfigurationsmasken einsetzbar.
 

Features

Formularserver: Umfangreiche Features

Hier finden Sie Erläuterungen zu den wichtigsten Features 

Benutzer- und Mandantenverwaltung

Der mandantenfähige Formularserver bietet außerdem eine Oberfläche zur Einrichtung und Verwaltung der Benutzer innerhalb des eigenen Mandanten oder zum Anlegen mehrerer voneinander getrennten Mandanten mit entsprechenden Rechten.
Somit können individuell die Rechte für die Nutzung, Verwaltung und Weiterverarbeitung von Online-Formularen bzw. Antragsassistenten dem Rollen- sowie Rechtekonzept der Verwaltung zugeteilt werden. Beim Anlegen eines Anwenders können Einzelrechte oder Benutzerrollen zugewiesen werden.

Bei Einzelrechten legt man selbst fest, welche einzelnen Rechte der jeweilige Benutzer später haben soll und schaltet diese entsprechend frei. Weist man dem Anwender eine Benutzerrolle zu, sind die Rechte bereits innerhalb der Benutzerrolle definiert.

Konfiguration von Formularvorlagen

Auf dem Formularserver können verschiedene Verlage und einzelne Formulare nicht nur verwaltet, sondern mit unterschiedlichen Funktionen zur interaktiven Nutzung ausgestattet werden. Diese umfangreiche Bibliothek an Features umfasst unter anderem Online senden, drucken, elektronisch bezahlen / signieren, speichern, Anlagen hochladen, vorbefüllen mittels elektronischen Personalausweises oder auch über die Antragstellerdaten aus dem Bürgerportal (BundID, ElsterID & Postkorb) und vieles mehr.

EfA durch Verlagszuweisung und Export & Import von Assistenten für den Austausch mit anderen Kommunen

Eine Kommune hat einen eigenen Antragsassistenten erstellt und möchte diesen mit einer anderen Verwaltung teilen? – Kein Problem. Die Formularplattform bietet verschiedene Funktionen für die Bereitstellung eigener Arbeitsergebnisse. Das Rechenzentrum kann über das Verlagsrecht eine Vorlage vielen Mandanten gleichzeitig zur Verfügung stellen. Durch den einfachen Export von Online-Formularen sind aber auch Einzelbehörden in der Lage, ihre Arbeitsergebnisse gezielt mit anderen zu teilen. Der Assistent kann so von anderen Kunden importiert, bearbeitet und veröffentlicht werden.
Das kostenlose ProForms Anwenderforum ist dabei die ideale Plattform. Dort können sich Anwender interkommunal austauschen.

Inbox – der elektronische Posteingang

Möchte man Online-Dienstergebnisse auf dem richtigen Arbeitsplatz erhalten? In der Grundkonfiguration werden Formulardaten sicher in die systemseitige Inbox des Nutzers in der Verwaltung übertragen. So können diese direkt weiterverarbeitet, an Kolleg:innen oder andere Abteilungen delegiert oder auch ein Export der Formulardaten vorgenommen werden.

REST / SOAP „push und pull“

Möchte man Daten der ausgefüllten, bezahlten und eingereichten Dienste direkt in Verfahren oder Middleware-Architekturen übernehmen? - Mit den stabilen Schnittstellen der MACH ProForms GmbH ist dies kein Problem! An der Formularplattform können generell und mandantenspezifisch xml und xsd Schemadateien importiert werden. Mit der grafischen Mappingoberfläche ist die Zuordnung einzelner Felder und Komponenten zu definierten Positionen in properitären und standardisierten Schemata kinderleicht. So kann man selbst zum Fachverfahrensintegrator avancieren, ohne zu programmieren!

Formulardesign dem eigenen Internetauftritt anpassen

Um den Wiedererkennungswert zu gewährleisten ist es wichtig, dass nicht nur der Internetauftritt das Corporate Identity (CI) der Verwaltung beinhaltet, sondern ebenso die Online-Formulare mit dem Logo und den individuellen Farb- und Designelementen der Kommune ausgestattet werden. Dafür kann sowohl ein Standard CSS im konkreten Mandanten hinterlegt werden oder sogar automatisiert und in Echtzeit zum Aufrufzeitpunkt konsumiert werden.

PDF-Formulare und intelligente Antragsassistenten werden jeweils über einen Link in den Internetauftritt der Verwaltung eingebunden. Der Aufruf der Online-Formulare erfolgt im Standard in einem neuen „Tab“ oder Fenster – kann aber auch innerhalb des Portals erfolgen. Durch die Nutzung eines einheitlichen Layouts haben Bürger:innen nicht das Gefühl, den Internetauftritt verlassen zu haben.

Barrierearme Formulare – PDF-Formulare & Antragsassistenten lesbar für alle!

Grundsätzlich ist die Software so gestaltet, dass es den Pflichtvorgaben der Richtlinien der WCAG 2.1 oder BITV 2.0 entspricht.
MACH ProForms GmbH achtete bereits seit dem Jahr 2003 auf die Einhaltung der BITV. Die im Jahr 2020 in neuer Qualität verbindlich gewordenen rechtlichen Bestimmungen zur barrierefreien Gestaltung der PDF-Formulare, sind selbstverständlich ebenso berücksichtigt. Das Verlage- und Digitalisierungsteam wird regelmäßig speziell zum Thema "barrierefreie Gestaltung von Online-Diensten" geschult. So kann MACH ProForms GmbH sicherstellen, dass das eigene Verlagssortiment aber ebenso im Kundenauftrag erstellte Formulare, den aktuellen Standards entsprechen.
Darüber hinaus wird das Verlagssortiment sowie das Produkt MACH formsolutions in regelmäßigen Abständen durch einen unabhängigen Dienstleister in Bezug auf die Barrierefreiheit geprüft.

Wichtigste Funktionen auf einem Blick

  • Mandantenfähige Benutzer- & Rechteverwaltung
  • Formularverwaltung auf Formular-Management-System-Niveau
  • Komfortable Formularsuche dank Suchfunktionen
  • System- und Serviceintegration
  • Dynamische Vorpersonalisierung & Versionierung der Formulare
  • Inbox (elektronischer Posteingang)
  • Export von Formulardaten
  • Layout-Administration mit individuellen Farb- & Designelementen (CSS/JavaScript)
  • Export & Import von Assistenten
  • Umfangreiche Formularkonfiguration
  • Multidomain-Fähigkeit (Online-Formulare mit der eigenen Domain)
  • Einfache Erstellung von Papierformularen
  • DSGVO und LeiKA-konform
  • U. v. m.
     
Servertechnologie

Wissenswertes über die Server­tech­no­logie

Skalier­bar­keit

Die Formularplattform ist in der Lage, sich an steigende Anforderungen anzupassen und sowohl horizontal als auch vertikal skalierbar zu sein.

Zuver­lässig­keit

Die Servertechnologie bietet eine hohe Verfügbarkeit und Ausfallsicherheit, um einen unterbrechungsfreien Betrieb zu gewährleisten.

Sicher­heit

Der Formularserver verfügt über robuste Sicherheitsmechanismen, um Daten vor unbefugtem Zugriff und Cyberangriffen zu schützen.

Per­for­mance

Das Formular-Management-System weist eine hohe Leistungsfähigkeit auf, um schnelle Antwortzeiten und eine effiziente Verarbeitung von Anfragen zu ermöglichen.

Flexi­bi­li­tät

Die Servertechnologie unterstützt verschiedene Betriebssysteme und Plattformen. Sie erleichtert die Integration mit anderen Systemen und Technologien.

Integra­tions­fähig­keit

Einbindung der Formularassistenten in andere Systeme wie Portale, CMS, DMS / Archiv, Identitäten, Fachverfahren / Workflow, E-Payment und Signaturen sind einfach herstellbar. Die Formularplattform ist in der Lage, die Steuerung von Veröffentlichungen und Einreichungen über eine auf dem OpenAPI Standard basierende REST-Schnittstelle zu realisieren.

Vorteile im Kontext OZG

Essenziell: Formular-Management-System zur Umsetzung des OZG

Das effiziente Formular-Management-System verbessert die Arbeitsabläufe und reduziert Fehler, indem es sicherstellt, dass stets aktuelle Formulare und Daten verfügbar sind und die Aktualisierung veralteter Versionen vereinfacht wird. Durch die Nutzung digitaler Formulare innerhalb moderner Online-Dienste können Zeit und Kosten gespart werden. Der Formularserver automatisiert den Prozess und fördert die Zusammenarbeit zwischen Mitarbeitenden.

Effizienzsteigerung

Ein Formularserver automatisiert den Prozess der Formularerstellung, -verwaltung und -ausfüllung, was zu einer erheblichen Zeitersparnis führt.

Fehlerminimierung

Durch die standardisierten Vorlagen und automatisierten Validierungen werden Fehler bei der Dateneingabe reduziert, was die Datenqualität verbessert, Rückfragen überflüssig macht und damit Bearbeitungszeit minimiert.

Benutzerfreundlichkeit

Nutzer können einfach und intuitiv Formulare ausfüllen und absenden, was die Zufriedenheit erhöht und die Akzeptanz des Systems steigert.

Kostenersparnis

Die Digitalisierung von Formularen reduziert den Bedarf an Papier, Druckkosten und manueller Verarbeitung, was langfristig zu Kosteneinsparungen führt.

Flexibilität

Ein Formular-Management-System ermöglicht es, Formulare schnell anzupassen oder neue Formulare zu erstellen, um auf sich ändernde Anforderungen oder gesetzliche Vorgaben reagieren zu können.

Sicherheit

Durch Verschlüsselungstechnologien und Zugriffsrechte können sensible Daten geschützt und die Compliance mit Datenschutzbestimmungen gewährleistet werden.

Serviceleistungen

Service­leistungen rund um MACH form­solutions Server­techno­logie

Beratung beim individuellen Einsatz der Formular­plattform

Wünscht ein Kunde eine eigene Plattform, um spezielle gleichartige Online-Dienste zu vermarkten, hilft MACH ProForms GmbH gerne dabei, den Markt besonders effektiv zu bedienen. Die Technologie eignet sich hervorragend für den Einsatz in diversen gleichartigen Non-Profit und Profit Umgebungen.

Unterstützung beim Onboarding

Wenn ein Kunde über die bloße Teilnahme an einem Workshop hinausgehen möchte, um zu untersuchen, wie das System optimal eingeführt oder in der eigenen Verwaltung effektiv genutzt werden kann. Oder wenn ein Kunde zusammen mit MACH ProForms GmbH eine Strategie zur Digitalisierung der Verwaltungsdienstleistungen oder andere Kommunikationsanlässe entwickeln möchte, sind diese Szenarien kein Thema. Die MACH ProForms GmbH unterstützt Kunden gerne bei den verschiedenen Prozessschritten entweder direkt oder durch ausgewählte Beratungspartner.

Erstellung individueller Online-Dienste und eigener Verlage

Grundsätzlich können sich die Kunden der MACH ProForms GmbH am umfangreichen und rechtssicher gepflegten Sortiment an Verwaltungsformularen bedienen. Zudem bietet das Unternehmen einen benutzerfreundlichen Formulareditor im HTML-Format zur Erstellung eigener intelligenter Antragsassistenten. Falls individuelle Formulare gewünscht werden oder der Kunde einer anderen Branche angehört, kann dieser das Team von MACH ProForms GmbH gerne für die Erstellung beauftragen.

Integration von Fach­verfahren & sonstiger IT-Infrastrukturen

Auf Anfrage können Fachverfahren & sonstige IT-Infrastrukturen in der eigenen Systemlandschaft (z. B. Fachverfahren, DMS, CMS, Archiv-, Workflowsysteme, spezielle Infrastrukturschnittstellen, Individualentwicklungen, u .v. m.) eingebunden werden.

Moderation von FIM-Arbeits­gruppen

MACH ProForms GmbH besitzt zahlreiche FIM-Informationsmanager:innen und FIM-Methodenexpert:innen. Diese Methodenexpertise, kombiniert mit dem langjährigen Verwaltungswissen von über zwei Jahrzehnten, kann in diversen Projekten genutzt werden. Bestehende Verwaltungsabläufe können mithilfe des Fachwissens und der Hilfe bei der Entwicklung von sinnvollen und praxisnahen Online-Services im Sinne des OZG und darüber hinaus für die öffentliche Verwaltung umgesetzt werden.

MACH ProForms GmbH Akademie­leistungen

Ein individuelles Beratungs- und Schulungsprogramm wird angeboten. Durch das breite Spektrum an Trainings und Beratungsdienstleistungen erlangt der Kunde und sein Team das erforderliche Fachwissen, um die volle Palette des Systems effektiv zu nutzen. Der Kunde hat die Möglichkeit, entweder auf die „Standard-Trainings“ zurückzugreifen oder sich von einem erfahrenen Trainer ein maßgeschneidertes Schulungskonzept erstellen zu lassen.

Lizensierung

Lizen­sierung

Standardmäßig erhalten Sie unseren Formularserver als Rundum-Sorglos-Paket, das heißt wir kümmern uns um den Betrieb und die Serverwartung. Alternativ können Sie das System auch »on premise« im eigenen Rechenzentrum betreiben.
Praxisbericht und Referenzen

Praxisbericht: Formular­manage­ment einfacher als gedacht?

Formularserver können einerseits die Verwaltungsmitarbeitenden entlasten und andererseits für ein Plus an Bürgerservice sorgen. Die Kommunale Datenverarbeitung Rhein-Erft-Rur greift deshalb auf den Formularserver des Software-Anbieters MACH ProForms GmbH zurück.

Unsere Referenzen überzeugen

Die Lösungen MACH progranta und MACH formsolutions sind seit über 20 Jahren feste Größen in Kommunen und Verwaltungen. 2.000 Kunden haben die praxiserprobten Online-Dienste im Einsatz.

Erfahren Sie mehr über MACH formsolutions, das intelligente Formular­manage­ment für öffentliche Einrichtungen