Formularplattform
Innovativer Formularserver
Die webbasierte Formularplattform ist ein Formular-Management-System (FMS), welches zum zentralen Erfassen, einheitlichen Zusammenstellen, Verwalten und Veröffentlichen von Formularen auf die Bedürfnisse deutscher Behörden zugeschnitten ist. Hier können Behörden aus einem riesigen Fundus aus technisch und juristisch verlagsgepflegten Vorlagen Online-Dienste nutzen.
Diese Verlagsobjekte können darüber hinaus selbst editiert werden. Zugleich können Behörden über das MACH ProForms GmbH Anwenderforum beliebige Dienste miteinander tauschen.
Alle erforderlichen Schnittstellen und XÖV-Standards gehören zum Leistungsumfang genauso selbstverständlich, wie die modularen Erweiterungen zum Abbilden interner Verwaltungsschritte unter Einbindung antragstellender Personen und der Zustellung von Leistungen.
Formulare einfach managen
Durch die zukunftsgerichtete selbst entwickelte Servertechnologie ermöglicht das Produkt MACH formsolutions einen medienbruchfreien und nahtlosen Datenaustausch von Formularinhalten aus den Anträgen, Anzeigen, Meldungen, Erklärungen und Bescheiden in Portalen, Fachverfahren zwischen Bürger:innen, Kommunen und Fachverfahrensschnittstellen.
Dabei sind die Formulare mit der jeweiligen Online-Zugangs-Gesetz-ID (OZG-ID), Förderale Informationsmanagement-ID (FIM-ID) und Leistungskatalog-ID der öffentlichen Verwaltung (LeiKA-ID) gekennzeichnet. Damit vereinfacht und beschleunigt es die Umsetzung des OZGs innerhalb einer Kommune. Der fachlich optimale Datenaustausch findet dabei für gewöhnlich unter Verwendung einschlägiger Standards (XÖV) und genereller Basisdienste (DVDV, XTA, E-PayBL, Bund-ID, etc.) statt.
Die Serverplattform stellt dabei diese Dienste als Querschnittsfunktionen den jeweils berechtigten Behörden und Nutzer:innen für die Anwendung zur Verfügung. Einmal hinterlegt sind diese Funktionen ohne weitere Programmierkenntnisse durch einfache Konfigurationsmasken einsetzbar.
Formularserver: Umfangreiche Features
Hier finden Sie Erläuterungen zu den wichtigsten Features
Benutzer- und Mandantenverwaltung
Der mandantenfähige Formularserver bietet außerdem eine Oberfläche zur Einrichtung und Verwaltung der Benutzer innerhalb des eigenen Mandanten oder zum Anlegen mehrerer voneinander getrennten Mandanten mit entsprechenden Rechten.
Somit können individuell die Rechte für die Nutzung, Verwaltung und Weiterverarbeitung von Online-Formularen bzw. Antragsassistenten dem Rollen- sowie Rechtekonzept der Verwaltung zugeteilt werden. Beim Anlegen eines Anwenders können Einzelrechte oder Benutzerrollen zugewiesen werden.
Bei Einzelrechten legt man selbst fest, welche einzelnen Rechte der jeweilige Benutzer später haben soll und schaltet diese entsprechend frei. Weist man dem Anwender eine Benutzerrolle zu, sind die Rechte bereits innerhalb der Benutzerrolle definiert.
Konfiguration von Formularvorlagen
Auf dem Formularserver können verschiedene Verlage und einzelne Formulare nicht nur verwaltet, sondern mit unterschiedlichen Funktionen zur interaktiven Nutzung ausgestattet werden. Diese umfangreiche Bibliothek an Features umfasst unter anderem Online senden, drucken, elektronisch bezahlen / signieren, speichern, Anlagen hochladen, vorbefüllen mittels elektronischen Personalausweises oder auch über die Antragstellerdaten aus dem Bürgerportal (BundID, ElsterID & Postkorb) und vieles mehr.
EfA durch Verlagszuweisung und Export & Import von Assistenten für den Austausch mit anderen Kommunen
Eine Kommune hat einen eigenen Antragsassistenten erstellt und möchte diesen mit einer anderen Verwaltung teilen? – Kein Problem. Die Formularplattform bietet verschiedene Funktionen für die Bereitstellung eigener Arbeitsergebnisse. Das Rechenzentrum kann über das Verlagsrecht eine Vorlage vielen Mandanten gleichzeitig zur Verfügung stellen. Durch den einfachen Export von Online-Formularen sind aber auch Einzelbehörden in der Lage, ihre Arbeitsergebnisse gezielt mit anderen zu teilen. Der Assistent kann so von anderen Kunden importiert, bearbeitet und veröffentlicht werden.
Das kostenlose ProForms Anwenderforum ist dabei die ideale Plattform. Dort können sich Anwender interkommunal austauschen.
Inbox – der elektronische Posteingang
Möchte man Online-Dienstergebnisse auf dem richtigen Arbeitsplatz erhalten? In der Grundkonfiguration werden Formulardaten sicher in die systemseitige Inbox des Nutzers in der Verwaltung übertragen. So können diese direkt weiterverarbeitet, an Kolleg:innen oder andere Abteilungen delegiert oder auch ein Export der Formulardaten vorgenommen werden.
REST / SOAP „push und pull“
Möchte man Daten der ausgefüllten, bezahlten und eingereichten Dienste direkt in Verfahren oder Middleware-Architekturen übernehmen? - Mit den stabilen Schnittstellen der MACH ProForms GmbH ist dies kein Problem! An der Formularplattform können generell und mandantenspezifisch xml und xsd Schemadateien importiert werden. Mit der grafischen Mappingoberfläche ist die Zuordnung einzelner Felder und Komponenten zu definierten Positionen in properitären und standardisierten Schemata kinderleicht. So kann man selbst zum Fachverfahrensintegrator avancieren, ohne zu programmieren!
Formulardesign dem eigenen Internetauftritt anpassen
Um den Wiedererkennungswert zu gewährleisten ist es wichtig, dass nicht nur der Internetauftritt das Corporate Identity (CI) der Verwaltung beinhaltet, sondern ebenso die Online-Formulare mit dem Logo und den individuellen Farb- und Designelementen der Kommune ausgestattet werden. Dafür kann sowohl ein Standard CSS im konkreten Mandanten hinterlegt werden oder sogar automatisiert und in Echtzeit zum Aufrufzeitpunkt konsumiert werden.
PDF-Formulare und intelligente Antragsassistenten werden jeweils über einen Link in den Internetauftritt der Verwaltung eingebunden. Der Aufruf der Online-Formulare erfolgt im Standard in einem neuen „Tab“ oder Fenster – kann aber auch innerhalb des Portals erfolgen. Durch die Nutzung eines einheitlichen Layouts haben Bürger:innen nicht das Gefühl, den Internetauftritt verlassen zu haben.
Barrierearme Formulare – PDF-Formulare & Antragsassistenten lesbar für alle!
Grundsätzlich ist die Software so gestaltet, dass es den Pflichtvorgaben der Richtlinien der WCAG 2.1 oder BITV 2.0 entspricht.
MACH ProForms GmbH achtete bereits seit dem Jahr 2003 auf die Einhaltung der BITV. Die im Jahr 2020 in neuer Qualität verbindlich gewordenen rechtlichen Bestimmungen zur barrierefreien Gestaltung der PDF-Formulare, sind selbstverständlich ebenso berücksichtigt. Das Verlage- und Digitalisierungsteam wird regelmäßig speziell zum Thema "barrierefreie Gestaltung von Online-Diensten" geschult. So kann MACH ProForms GmbH sicherstellen, dass das eigene Verlagssortiment aber ebenso im Kundenauftrag erstellte Formulare, den aktuellen Standards entsprechen.
Darüber hinaus wird das Verlagssortiment sowie das Produkt MACH formsolutions in regelmäßigen Abständen durch einen unabhängigen Dienstleister in Bezug auf die Barrierefreiheit geprüft.
Wichtigste Funktionen auf einem Blick
- Mandantenfähige Benutzer- & Rechteverwaltung
- Formularverwaltung auf Formular-Management-System-Niveau
- Komfortable Formularsuche dank Suchfunktionen
- System- und Serviceintegration
- Dynamische Vorpersonalisierung & Versionierung der Formulare
- Inbox (elektronischer Posteingang)
- Export von Formulardaten
- Layout-Administration mit individuellen Farb- & Designelementen (CSS/JavaScript)
- Export & Import von Assistenten
- Umfangreiche Formularkonfiguration
- Multidomain-Fähigkeit (Online-Formulare mit der eigenen Domain)
- Einfache Erstellung von Papierformularen
- DSGVO und LeiKA-konform
- U. v. m.
Essenziell: Formular-Management-System zur Umsetzung des OZG
Das effiziente Formular-Management-System verbessert die Arbeitsabläufe und reduziert Fehler, indem es sicherstellt, dass stets aktuelle Formulare und Daten verfügbar sind und die Aktualisierung veralteter Versionen vereinfacht wird. Durch die Nutzung digitaler Formulare innerhalb moderner Online-Dienste können Zeit und Kosten gespart werden. Der Formularserver automatisiert den Prozess und fördert die Zusammenarbeit zwischen Mitarbeitenden.
Effizienzsteigerung
Ein Formularserver automatisiert den Prozess der Formularerstellung, -verwaltung und -ausfüllung, was zu einer erheblichen Zeitersparnis führt.
Fehlerminimierung
Durch die standardisierten Vorlagen und automatisierten Validierungen werden Fehler bei der Dateneingabe reduziert, was die Datenqualität verbessert, Rückfragen überflüssig macht und damit Bearbeitungszeit minimiert.
Benutzerfreundlichkeit
Nutzer können einfach und intuitiv Formulare ausfüllen und absenden, was die Zufriedenheit erhöht und die Akzeptanz des Systems steigert.
Kostenersparnis
Die Digitalisierung von Formularen reduziert den Bedarf an Papier, Druckkosten und manueller Verarbeitung, was langfristig zu Kosteneinsparungen führt.
Flexibilität
Ein Formular-Management-System ermöglicht es, Formulare schnell anzupassen oder neue Formulare zu erstellen, um auf sich ändernde Anforderungen oder gesetzliche Vorgaben reagieren zu können.
Sicherheit
Durch Verschlüsselungstechnologien und Zugriffsrechte können sensible Daten geschützt und die Compliance mit Datenschutzbestimmungen gewährleistet werden.
Praxisbericht: Formularmanagement einfacher als gedacht?
Formularserver können einerseits die Verwaltungsmitarbeitenden entlasten und andererseits für ein Plus an Bürgerservice sorgen. Die Kommunale Datenverarbeitung Rhein-Erft-Rur greift deshalb auf den Formularserver des Software-Anbieters MACH ProForms GmbH zurück.