Seit über 50 Jahren ist die Ärzteversorgung Niedersachsen (ÄVN) – eine Einrichtung der Ärztekammer Niedersachsen – als berufsständisches Versorgungswerk ein verlässlicher Partner der Ärzt:innen in Niedersachsen für ihre Altersvorsorge. Über die Jahre sind zahlreiche Verwaltungsprozesse entstanden, die den Bedarf nach Transparenz zunehmend gesteigert haben. Ziel der ÄVN ist es, allen Mitarbeiter:innen, die neu eingestellt werden oder die Kolleg:innen im Verhinderungsfall vertreten, zu ermöglichen, sich schnell in den Prozessen zurechtzufinden und darin zu bewegen. Aus diesem Grund beschloss die Ärzteversorgung Niedersachsen, ein Organisationshandbuch für alle Mitarbeiter:innen zu erstellen und startete gemeinsam mit der MACH AG im Juni 2019 ein entsprechendes Projekt.

Erfolgsfaktoren der guten Verwaltungsorganisation
Komplexe Verwaltungsprozesse erschweren häufig die Zusammenarbeit mit internen und externen Beteiligten. Viele Organisationen setzen sich daher zum Ziel, die vorhandenen Prozesse transparent abzubilden. Welche Vorteile dadurch entstehen, zeigt das aktuelle Projekt der Ärzteversorgung Niedersachsen.
„Das Projekt stellt mittelfristig einen wesentlichen Baustein für die ÄVN bei der Erreichung ihrer Vision und Mission als moderne Verwaltung zum Nutzen der Mitglieder auf Ebene der Prozesse dar.“
Ziel dieses Projektes ist es, die in der ÄVN existierenden Informationen zu den eigenen Geschäftsprozessen in einheitlicher Form tiefer zu erheben und zu analysieren, um sie zum Nutzen aller in Form eines Organisationshandbuches zu verwenden und als Ergebnis die selbst gestellten strategischen Stoßrichtungen zu stärken. Insbesondere sollen die Digitalisierung der Geschäftsprozesse und die Steigerung des Automatisierungsgrades vorangetrieben werden sowie durch die Transparenz der Prozesse eine Stärkung des Kostenbewusstseins erzielt werden. Damit stellt das Projekt mittelfristig einen wesentlichen Baustein für die ÄVN bei der Erreichung ihrer Vision und Mission als moderne Verwaltung zum Nutzen der Mitglieder auf Ebene der Prozesse dar.

Ein Blick auf die Ergebnisse
Ein wesentliches Projektergebnis ist zum einen das umfangreiche Organisationshandbuch. Dieses Handbuch wird über Confluence – die für die Dokumentation und Kommunikation von Wissen sowie den Wissensaustausch geeignete Software – mit folgenden Informationen abgebildet:
- Prozessaufbau inklusive dazugehöriger Informationen
- Geschäftsregeln, die zu den jeweiligen Aktivitäten passen
- Verlinkung auf entsprechende Dokumentenvorlagen. Dadurch entstehen während des Prozessdurchlaufs an den entsprechenden Stellen passende Vorlagen.
Zusätzlich kann ein:e Mitarbeiter:in aus dem Endereignis eines Prozesses auf einen folgenden Prozess springen, wenn diese miteinander verlinkt sind.
„Durch das gemeinsame Projekt konnten wir unserer Vision einer modernen Verwaltung zum Nutzen unserer Mitglieder ein großes Stück näher kommen. Der Weg ist damit für eine fortschreitende Digitalisierung und Steigerung der Automatisierung bereitet.“