Komplexe Verwaltungsprozesse erschweren häufig die Zusammenarbeit mit internen und externen Beteiligten. Viele Organisationen setzen sich daher zum Ziel, die vorhandenen Prozesse transparent abzubilden. Welche Vorteile dadurch entstehen, zeigt das aktuelle Projekt der Ärzteversorgung Niedersachsen.
Seit über 50 Jahren ist die Ärzteversorgung Niedersachsen (ÄVN) – eine Einrichtung der Ärztekammer Niedersachsen – als berufsständisches Versorgungswerk ein verlässlicher Partner der Ärzt:innen in Niedersachsen für ihre Altersvorsorge. Über die Jahre sind zahlreiche Verwaltungsprozesse entstanden, die den Bedarf nach Transparenz zunehmend gesteigert haben. Ziel der ÄVN ist es, allen Mitarbeiter:innen, die neu eingestellt werden oder die Kolleg:innen im Verhinderungsfall vertreten, zu ermöglichen, sich schnell in den Prozessen zurechtzufinden und darin zu bewegen. Aus diesem Grund beschloss die Ärzteversorgung Niedersachsen, ein Organisationshandbuch für alle Mitarbeiter:innen zu erstellen und startete gemeinsam mit der MACH AG im Juni 2019 ein entsprechendes Projekt.
„Das Projekt stellt mittelfristig einen wesentlichen Baustein für die ÄVN bei der Erreichung ihrer Vision und Mission als moderne Verwaltung zum Nutzen der Mitglieder auf Ebene der Prozesse dar.“
Monja Denkert
Projektleiterin und Prozessberaterin bei der MACH AG
Ziel dieses Projektes ist es, die in der ÄVN existierenden Informationen zu den eigenen Geschäftsprozessen in einheitlicher Form tiefer zu erheben und zu analysieren, um sie zum Nutzen aller in Form eines Organisationshandbuches zu verwenden und als Ergebnis die selbst gestellten strategischen Stoßrichtungen zu stärken. Insbesondere sollen die Digitalisierung der Geschäftsprozesse und die Steigerung des Automatisierungsgrades vorangetrieben werden sowie durch die Transparenz der Prozesse eine Stärkung des Kostenbewusstseins erzielt werden. Damit stellt das Projekt mittelfristig einen wesentlichen Baustein für die ÄVN bei der Erreichung ihrer Vision und Mission als moderne Verwaltung zum Nutzen der Mitglieder auf Ebene der Prozesse dar.
Eines von vielen Beispielen für die gelungene Zusammenarbeit in den Workshops ist der abgebildete Ausschnitt des Prozesses „Wohnmietvertrag abschließen“.
Ein Blick auf die Ergebnisse
Ein wesentliches Projektergebnis ist zum einen das umfangreiche Organisationshandbuch. Dieses Handbuch wird über Confluence – die für die Dokumentation und Kommunikation von Wissen sowie den Wissensaustausch geeignete Software – mit folgenden Informationen abgebildet:
Geschäftsregeln, die zu den jeweiligen Aktivitäten passen
Verlinkung auf entsprechende Dokumentenvorlagen. Dadurch entstehen während des Prozessdurchlaufs an den entsprechenden Stellen passende Vorlagen.
Zusätzlich kann ein:e Mitarbeiter:in aus dem Endereignis eines Prozesses auf einen folgenden Prozess springen, wenn diese miteinander verlinkt sind.
„Durch das gemeinsame Projekt konnten wir unserer Vision einer modernen Verwaltung zum Nutzen unserer Mitglieder ein großes Stück näher kommen. Der Weg ist damit für eine fortschreitende Digitalisierung und Steigerung der Automatisierung bereitet.“
Markus Koenemann-Schultze
Projektleiter „Prozessdokumentation“ bei der Ärzteversorgung Niedersachsen
Praxisbericht
Am Puls der eigenen Prozesse
Ärzteversorgung Niedersachsen (ÄVN)
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Ganzheitliche Digitalisierung: Wie geordnete Prozesse helfen
Die Umsetzung von Digitalisierungsprojekten stellt Organisationen häufig vor Herausforderungen. Wie die Ärzteversorgung Niedersachsen (ÄVN) ihr Projekt zum Erfolg geführt hat und wie Prozessmanagement dabei hilft, den Überblick zu behalten, hat Markus Koenemann-Schultze von der ÄVN gemeinsam mit Expertinnen der MACH AG in einem Webinar erläutert.
