Gemeinsam zum Selfservice Beschaffung

HHU und MACH starten Entwicklungspartnerschaft

In der Pandemie wurde im Beschaffungskontext einmal mehr deutlich, wie wichtig es ist, dezentrale Mitarbeiter:innen noch stärker digital in Verwaltungsprozesse einzubinden. Diese Erfahrung hat auch die Heinrich-Heine-Universität Düsseldorf (HHU) gemacht. Das Dezernat Finanzen der zentralen Verwaltung der Uni entschied daher, einen neuen digitalen E-Beschaffungsstandard einzuführen und gemeinsam mit MACH einen neuen Selfservice für die dezentrale Beschaffung zu entwickeln. Diese Zusammenarbeit wurde nun auf breitere Füße gestellt: eine Entwicklungspartnerschaft wurde offiziell vertraglich vereinbart.

Die Beschaffung wird mithilfe des webbasierten MACH Logistikworkflows abgebildet. Der Selfservice MACH live! meineBeschaffung wird über eine vereinfachte und intuitive Oberfläche die Akzeptanz bei den Anwender:innen fördern und so die Dezentralisierung der digitalen Beschaffung in der Uni vorantreiben. Auch die durch den digitalen Prozess erreichte Transparenz zum Stand der Beschaffung ist ein wichtiger Nutzen – sie bringt echte Arbeitserleichterung nicht nur für den Einkauf. Über den neuen Selfservice können die dezentralen Anwender:innen zukünftig optimal an den neuen E-Beschaffungsstandard herangeführt werden. Mit Einführung dieser Komponente und gleichzeitiger Umsetzung eines standardisierten Beschaffungsworkflows sollen zudem Prozessqualität und -geschwindigkeit weiter erhöht werden.

Ein Blick in das aktuelle Projekt

Bis Anfang Juni liefen Interviews mit Mitarbeiter:innen aus den Fachbereichen – insbesondere mit Professor:innen und Sekretär:innen sowie mit den Mitarbeiter:innen des zentralen Einkaufs. Außerdem sind weitere Interviews mit anderen MACH Kunden geplant, um die Anforderungen von dezentralen Anwender:innen zu ermitteln. Im Anschluss an die Interviews werden sogenannte Mockups für den Selfservice erstellt und mit den Interviewten besprochen. Mockups sind ein bewährtes Instrument, um während der Konzeption sehr schnell und einfach zu visualisieren und so den späteren Anwender:innen einen ersten Eindruck von den Funktionalitäten und der Gestaltung des Selfservices zu geben. Anpassungen sind in dieser Phase ohne großen Aufwand möglich, denn der Quellcode wird erst im nächsten Schritt geschrieben. Am Ende der Feedbackphase – voraussichtlich ab Spätsommer 2021 – beginnt die Programmierung. Die anschließende Pilotierung ist für den Winter geplant.

Agil voran

Für eine schnelle und optimale Produktentwicklung verfolgen HHU und MACH ein agiles Projektvorgehen. Die Zusammenarbeit in der Entwicklungspartnerschaft umfasst folgende Bereiche:

• Gemeinsame Ideen für den Selfservice entwickeln und alternative Umsetzungsmöglichkeiten diskutieren
• Projektsteuerung und Durchführungen von Review-Sitzungen zur Bewertung der umgesetzten Funktionen des jeweils zurückliegenden Sprints und einem finalen Review
• Gemeinsamer Aufbau und Implementierung einer optimalen IT-Infrastruktur für den Selfservice
• Roll-out des neuen Selfservices MACH live! meineBeschaffung in mindestens vier Fachbereichen der Universität
• Austausch zu Lessons Learned bzw. Erarbeitung von Optimierungs- und Weiterentwicklungsansätzen für den Selfservice

Die Basis: eine enge Partnerschaft

MACH und HHU verbindet seit vielen Jahren eine enge Partnerschaft. Seit 2008 setzt die HHU die ERP-Software von MACH ein und nutzt das umfangreiche Lösungsangebot in den Bereichen Finanz- und Personalmanagement. Auch die Selfservice-Welt ist für die Uni nicht neu. Die HHU pilotierte bereits den Selfservice Personalkostenhochrechnung.