MACH E-Rechnung

Er(n)ste Mahnung

An der E-Rechnung kommen öffentliche Verwaltungen in Deutschland nicht mehr vorbei. Die EU-Richtlinie wurde in nationales Recht überführt und die Frist für Länder und Kommunen läuft 2020 ab.

Unter den Ersten

„Durch den neuen Rechnungsworkflow sparen wir, ganz unabhängig vom Eingangsformat der E-Rechnung, mindestens einen Erfassungsschritt sowie diverse Postlaufzeiten ein. Außerdem erhöht sich die Transparenz, da wir jederzeit den Bearbeitungsstand der Rechnung feststellen können.“

Sören Paap, Fachdienstleiter Finanzen, Organisation und IT, Kreis Herzogtum Lauenburg

Gute Gründe für die E-Rechnung

Die elektronische Rechnungsstellung bietet eine große Vielfalt von Vorteilen gegenüber klassischen Papierrechnungen. Unter anderem gehören hierzu:

  • Zeitgewinn durch Transparenz und Automatisierung
  • Qualitätssteigerung durch Fehlerreduzierung
  • umweltschonende und platzsparende Prozesse

Mit der MACH E-Rechnung bieten wir Ihnen eine Lösung, die nicht nur den gesetzlichen Reglementierungen entspricht, sondern auch eine Software, die sich nahtlos in andere MACH Lösungen integriert. Bestes Beispiel hierfür ist das Zusammenspiel mit der MACH E-Beschaffung.

Einsparungen gegenüber Papierrechnungen 80%

Einspar­potenziale erkennen und nutzen

Was Sie zur E-Rechnung wissen müssen

Die E-Rechnung bringt Transparenz und Sicherheit in Ihre Rechnungsverarbeitung. Bilden Sie jeden Prozessschritt digital ab und machen Sie die Eingangsrechnung und die Ausgangsrechnung nachvollziehbarer. Mit MACH sind Sie für die Zukunft bestens aufgestellt.

Gesetzeskonform handeln

Die E-Rechnung ist ein Muss! EU-Richtlinie 2014/55/EU, das E-Rechnungsgesetz und die E-Rechnungsverordnung des Bundes schreiben eine elektronische Rechnungsverarbeitung vor. Mit der MACH E-Rechnung sind Sie nicht nur gesetzeskonform unterwegs, sondern auch für die Zukunft optimal ausgerüstet.

XRechnung umsetzen

In der E-Rechnungsverordnung des Bundes ist "XRechnung" als standardisiertes Format für alle Bundesbehörden vorgeschrieben. Das Bundesministerium des Innern, für Bau und Heimat (BMI) zeigt, wie mithilfe einer zukunftsorientierten IT-Infrastruktur eine medienbruchfreie Rechnungsverarbeitung durchgeführt werden kann. Wir beraten Sie gern bei der Umsetzung von XRechnung und Lösungen zur elektronischen Rechnungsverarbeitung.

Ganzheitlich integriert

Mit MACH E-Rechnung haben Sie eine voll integrierte Lösung, die nahtlos in den Datenfluss der MACH Software eingebunden ist. Mit der Einbindung in MACH Finanzen können Sie verschiedene Datenflüsse miteinander abgleichen. Die MACH E-Verwaltung hilft Ihnen dabei Ihre Dokumente effizient zu digitalisieren und die MACH E-Beschaffung verbessert Ihre vor- und nachgelagerten Beschaffungsprozesse.

Video: E-Rechnung im Echtbetrieb beim Bundesverwaltungsamt – ein Standard für die öffentliche Verwaltung

In 7 Schritten zur E-Rechnung

In 7 Schritten zur E-Rechnung

So starten Sie Ihr E-Rechnungsprojekt erfolgreich

1. Rahmenbedingungen erarbeiten

Einführung der E-Rechnung bis zum 27. November 2018 oder 2019? Zwischen der EU-Richtlinie 2014/55/EU, dem E-Rechnungs-Gesetz Bund sowie der dazugehörigen Rechtsverordnung und einer wachsenden Anzahl an Landesgesetzen ist eine Rechtslage entstanden, die nicht immer ganz einfach zu durchschauen ist. Analysieren Sie im Vorfeld, was dies für Ihre Organisation bedeutet und wie der damit verbundene Zeitrahmen zur Umsetzung aussieht.

2. Vorteile erkennen

Die E-Rechnung bietet eine Vielzahl von Einsparpotenzialen. Die Erleichterung des Rechnungseingangs ist dabei nur ein kleiner Teil: Die eigentlichen Effekte werden durch die Digitalisierung der Rechnungsbearbeitung erzielt.

3. Ziele definieren

Eine genaue Betrachtung des gesamten Prozesses ist eine wichtige Voraussetzung für ein erfolgreiches E-Rechnungsprojekt. Wer die Prozesse einmal strukturiert aufnimmt, gewinnt Klarheit darüber, wie die Abläufe verändert werden können oder sollten.

4. Entscheidungsträger überzeugen

Mit einem konkreten Zielbild und dem Wissen über die Potenziale der E-Rechnung können nun alle relevanten Entscheidungsträger einbezogen werden. Die bisherigen Schritte liefern die Grundlage und die Argumente für das weitere Vorgehen.

5. Organisation ausrichten

Um die Potenziale der digitalen Rechnungsbearbeitung umfassend auszuschöpfen, empfiehlt es sich, bestehende Prozesse zu prüfen und bei Bedarf anzupassen. Für die Umsetzung der notwendigen Neuerungen sollte Einigkeit über das Ziel und die Vorgehensweise herrschen.

6. Mitarbeiter einbinden

Zufriedene Mitarbeiter erhöhen die Akzeptanz und geben dem Projekt die notwendige Unterstützung! Binden Sie daher frühzeitig alle Beteiligten ein, und überzeugen Sie das Team von den Vorteilen.

7. Projektstart vorbereiten

Bevor das Projekt startet, müssen noch ein paar Dinge geschehen: die Bildung eines Projektteams zum Beispiel oder die Erstellung eines Projektplans mit der Definition von Meilensteinen und einem realistischen Zeitplan.