Entwickler-Blog · Jan-Hendrik Krause · 16.12.22

Wie von selbst: Dokumente automatisch verakten

„Ablage machen“ zählt nicht gerade zu Ihrer liebsten Beschäftigung? Das kennen wir! Umso besser, wenn sich mit der MACH E-Verwaltung Dokumente von alleine verakten. Und das ganz ohne Zauberei! Jan-Hendrik Krause erklärt, wie es funktioniert und Sie Zeit und vor allem Nerven sparen.

Was ist eigentlich ein Dokument?

Das Wort leitet sich vom lateinischen „documentum“ ab und meint „Beweisende Urkunde“. Dabei ist das Stück Papier bzw. die elektronische Datei an sich nicht wichtig – stattdessen geht es um den fachlichen Inhalt. Dokumente gehören damit zum Fundament der Verwaltung: Ihre Inhalte starten, begleiten und steuern millionenfach zentrale Verwaltungsprozesse und sichern ihre Ergebnisse. Sie kommen in beträchtlicher Zahl aus ganz unterschiedlichen Quellen, müssen aber trotzdem sicher und strukturiert abgelegt werden.

Mal ehrlich: In der Realität möchte sich niemand mit strukturierter Ablage beschäftigen. Was schon vor Jahrzehnten lästig war – nämlich „Ablage machen“ – ist mit steigender Zahl von Dokumenten bei gleichzeitig knapper Personaldecke ungeliebtes Stiefkind, und zwar trotz oder besonders wegen des Wechsels in die elektronische Welt.

„Es braucht nur eine einfache Vorbedingung, damit sich Dokumente von alleine verakten!“

Jan-Hendrik Krause Product-Owner MACH E-Verwaltung
Jan-Hendrik Krause - MACH AG

Dreh- und Angelpunkt sind „Metadaten“, also strukturierte Informationen, anhand derer ein Dokument seinen Weg an die passende Stelle im Aktenplan finden kann. Die Anwendungsfälle sind vielfältig. Ein paar beliebige Beispiele machen es verständlicher: Die Matrikelnummer einer Studentin, die Kennung eines Lieferanten oder eines Projekts, die betroffene Kostenstelle, die Personalnummer. Sie reichen aus, damit ein Dokument seine Studierendenakte, Lieferantenakte, Kostenstellenakte, Projektakte oder Personalakte und innerhalb dieser Akte dann noch den passenden Geschäftsjahres- oder Themenordner findet.

In der digitalen Welt liefern typischerweise die Verwaltungsprozesse und Fachverfahren, aus denen die Dokumente stammen, diese Metadaten mit. Nun braucht es also „nur noch“ einen Automatismus, der nach der passenden Akte sucht und sie bei Bedarf sogar neu anlegt.

„Jede Verwaltung tickt anders. Benötigt wird ein flexibler Mechanismus für die sinnvolle Veraktung von Dokumenten.“

Jan-Hendrik Krause Product-Owner MACH E-Verwaltung
Jan-Hendrik Krause - MACH AG

Unsere Erfahrung zeigt uns: Jede Verwaltung tickt anders, sodass mit einer fest programmierten Standardstrategie kein Erfolg zu erhoffen ist. Stattdessen braucht es einen flexiblen Mechanismus, der anhand der Metadaten die passende Akte findet, sie bei Bedarf neu anlegt und nur noch in Zweifelsfällen menschliche Hilfe anfordert.

Hier bei MACH haben wir in den letzten Jahren sehr gute Erfahrungen gemacht mit dem in MACH E-Verwaltung gewählten Ansatz:

  • Ein einmalig hergestellter Adapter befähigt das Fachverfahren, neue Dokumente inklusive Metadaten in einem zentralen Eingangsordner des Dokumentenmanagementsystems abzulegen.
  • Über diesem Eingangsordner wacht eine sogenannte Regel und löst für jedes neue Dokument die Ausführung eines kurzen Skripts aus, das wir nach Analyse der Anforderungen kundenindividuell innerhalb weniger Tage einmalig bereitstellen.
  • Dieses Skript analysiert die Metadaten, verschiebt das Dokument an die passende Stelle im Aktenplan und meldet nur im Bedarfs- oder Fehlerfall per E-Mail die Notwendigkeit menschlichen Eingreifens.
  • Parallel dazu startet die Indizierung des neuen Dokuments, sodass es nicht nur durch Navigation im Aktenplan gefunden wird, sondern auch über eine Volltextsuche, die wir alle aus den gängigen Internet-Suchmaschinen gewohnt sind.

Ein zusätzlicher Bonus: Hat ein Dokument auf diesem Weg seine Akte gefunden, muss sich niemand mehr über das zeitgerechte Löschen Gedanken machen: Jede Akte besitzt eine aus der Fachdomäne abgeleitete Aufbewahrungsfrist und wird zusammen mit allen enthaltenen Dokumenten zum richtigen Zeitpunkt vorschriftsmäßig ausgesondert.

Haben wir Ihr Interesse geweckt? Gerne schauen wir zusammen mit Ihnen auf Ihre Situation und zeigen Ihnen unsere Lösung.

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Die Broschüre bietet alle Funktionen im Überblick
Ob mit der E-Akte, E-Vorgangsbearbeitung oder E-Zusammenarbeit – MACH bietet für alle individuellen Anforderungen die passende Lösung.
Eine Mitarbeiterin der öffentlichen Verwaltung wirft glücklich Dokumente in die Luft
Himmel mit mehreren Heißluftballonen Entwickler-Blog
#E-Akte #E-Government

Dokumente sind unsicht­bar, besonders und überall

Dokumente gehören zum Fundament der öffentlichen Verwaltung: ihre Inhalte starten, begleiten und steuern millionenfach zentrale Verwaltungsprozesse und sichern ihre Ergebnisse. Unser Product-Owner Jan-Hendrik Krause nimmt sie im Blog genau unter die Lupe.