Himmel mit mehreren Heißluftballonen
Entwickler-Blog · Jan-Hendrik Krause · 06.07.21

Dokumente sind unsicht­bar, besonders und überall

Dokumente gehören zum Fundament der öffentlichen Verwaltung: ihre Inhalte starten, begleiten und steuern millionenfach zentrale Verwaltungsprozesse und sichern ihre Ergebnisse. Unser Product-Owner Jan-Hendrik Krause nimmt sie im Blog genau unter die Lupe.

Vor rund fünf Jahren begann MACH einen Blick auf den ECM-Markt zu werfen. ECM steht für Enterprise Content Management und beinhaltet Strategien, Methoden und Werkzeuge zur Erfassung, Verwaltung, Speicherung, Bewahrung sowie Bereitstellung von Inhalten und Dokumenten zur Unterstützung organisatorischer Prozesse in Unternehmen und Behörden. Letztere sind durch verschiedene Gesetze und Verordnungen dazu verpflichtet, dem Leitzordner Lebewohl zu sagen und auf elektronische Akten umzustellen. Und das ist gut so, denn mit der E-Akte & Co. können öffentliche Verwaltungen ihre Tätigkeiten effektiver und effizienter gestalten. Dabei stehen fast immer Dokumente verschiedenster Art im Mittelpunkt, und wir haben in den vergangenen Jahren so einiges über ihr Wesen und ihre Eigenarten gelernt.

Dokumente und ihre Eigenarten

Dokumente sind unsichtbar

Die zentrale Benutzergruppe von ECM-Lösungen besteht aus Wissensarbeiter:innen, deren wichtige Arbeit von Dokumenten nur begleitet wird. In keinem Büro gibt es Geld dafür, dass man “Dokumente bearbeitet”. Stattdessen geht es stets um den fachlichen Inhalt der Dokumente, die Dateien an sich sind uninteressant. Darum muss das Management unsichtbar im Hintergrund geschehen.

Dokumente sind besonders

Auch wenn MACH vor 20 Jahren so begonnen hat – man sollte Dokumente heute besser nicht wie Belege oder Abrechnungsobjekte behandeln und in einer relationalen Datenbank speichern! Auch das “Bearbeiten” eines Dokuments geht weit über “Speichern” und “Lesen” hinaus. Die Möglichkeiten sind vielfältig, man kann sie scannen, sichten, ausfüllen, konvertieren, kommentieren, versionieren, signieren, schwärzen, annotieren, sortieren, gruppieren, aufbewahren, aussondern, Volltext-indizieren, suchen, wegwerfen und so weiter. Und auch Berechtigungen steuert man nicht pro Dokument mit “Schreibrecht” und “Leserecht”.

Dokumente sind überall

Alle Fachdomänen von MACH und damit alle Module der MACH Software sind von Dokumenten durchzogen. Die Behörden sammeln ihre Dokumente aus Beschaffung, Verkauf, Buchhaltung, Anlagenwirtschaft, Personalmanagement, Drittmittelverwaltung und anderen Anwendungen in Fallakten, Sachakten, Projektakten, Personalakten, Vertragsakten, Drittmittelakten etc.

Warum hat MACH ein eigenes ECM-Team?

Gerade weil Dokumente unsichtbar, besonders und überall sind, braucht es ein Team, das sich mit Dokumenten auskennt.

Dokumente gehören zum Fundament der öffentlichen Verwaltung: ihre Inhalte starten, begleiten und steuern millionenfach zentrale Verwaltungsprozesse und sichern ihre Ergebnisse.

Unsere E-Akte-Lösungen ermöglichen den Menschen die Bearbeitung der Fachinhalte und übernehmen im Hintergrund zuverlässig die Verwaltung der Dateien. Dokumente gibt es in allen Fachdomänen von MACH. Wir wissen, dass sie anders sind und daher besonderes Know-how erfordern. Darum stellen wir unseren Kund:innen und Kolleg:innen Lösungen, Technologie und Wissen für eine nahtlose fachliche und technische Integration der Dokumente in die Verwaltungsprozesse bereit.

Im nächsten Artikel werden wir uns die Lösungen, ihre Features und deren Zusammenspiel im großen ERP-Gefüge genauer ansehen.

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Nach den Dokumenten nimmt unser Product Owner Jan-Hendrik Krause nun unsere ECM-Lösungen und Features unter die Lupe und erklärt im Blog, warum Gespräche im ECM-Team manchmal an den Song „MfG“ von den Fantastischen Vier erinnern.