Digitale Akten­ver­waltung für Forschung und Innovation an Hochschulen

Forschung und Innovation bedürfen entsprechender Förderung. Das Einwerben und gezielte Einsetzen von Drittmitteln ist und bleibt dabei eine der strategischen Aufgaben an deutschen Hochschulen, die in den letzten Jahren an Bedeutung zugenommen hat. Immer mehr sehen auch Fachhochschulen/Hochschulen für angewandte Wissenschaften hier eine Möglichkeit zur Profilierung sowie zur Rekrutierung – sowohl von Studierenden als auch von Professor:innen.

Durch den laufenden Generationenwechsel rücken Professor:innen nach, die mit dem Einwerben und Managen von Drittmitteln für Forschungsprojekte seit Beginn ihrer Karriere vertraut sind. Das Centrum für Hochschulmanagement bezeichnet Forschung als zwingend, wenn Hochschulen Masterstudiengänge anbieten.

Herausforderung: die Verwaltungsprozesse

Herausfordernd gestalten sich hierbei die Verwaltungsprozesse, die aufgrund ihrer Vielfalt die Beteiligung unterschiedlicher Hochschulmitarbeiter:innen erfordern. So bieten die circa 20 Mitarbeiter:innen der Abteilung Forschung, Drittmittel, Steuern der Fachhochschule Dortmund hochschulinterne Dienstleistungen an, die von der Beratung zu Anträgen und Förderprogrammen bis hin zur Administration der Projekte und deren Abwicklung inklusive Bewertung der Forschungsergebnisse reicht. Auch an der Hochschule Bonn-Rhein-Sieg befassen sich die Mitarbeiter:innen des Zentrums für Wissenschafts- und Technologietransfer (ZWT) und des Teams Drittmittel damit, dass Forschende der Hochschule passende Fördermittel identifizieren, beantragen und effizient in den resultierenden Projekten einsetzen können.

"An beiden Hochschulen kamen bislang keine einheitlichen Ablagestrukturen zum Einsatz. „Neben der Erfassung von Kerndaten in einer Accessdatenbank und Excellisten zur Dokumentation und als Arbeitsgrundlage des Projektlebenszyklus sowie zur Erfüllung von Berichtspflichten wurden Schriftgüter und Daten zu den Projekten auf Netzlaufwerken und Mailservern vorgehalten. Im Sinne einer Eindeutigkeit mussten wir hierbei einige Daten redundant pflegen, was mit entsprechenden Problemen einherging. Die Datenhaltung und die manuelle Pflege entsprachen nicht mehr den Erfordernissen eines effektiven und effizienten Arbeitens im Zeitalter der Digitalisierung und bargen ein bedeutendes Optimierungspotential. Für uns war daher schon länger klar, dass wir nach der Einführung der MACH ERP-Lösung als nächstes Projekt die Implementierung einer digitalen Projektakte angehen. Aufgrund der Bedienfreundlichkeit und insbesondere der Integration mit MACH-ERP haben wir uns hierbei für eine Abbildung in der MACH E-Verwaltung entschieden“, berichtet Projektleiterin Patricia Hirtz von der Fachhochschule Dortmund.

Zum Jahresende 2019 nahm das aus Beschäftigten der Drittmittelabteilung, der Transferstelle und Berater:innen der MACH AG bestehende Projektteam seine Arbeit auf. Im Laufe des Jahres wurden gemeinsam Grob- und Implementierungskonzept erarbeitet, mündend in das Konfigurationskonzept, welches Voraussetzung für die folgende Systemeinrichtung war. Dabei entstanden digitale Soll-Prozesse im Rahmen der E-Vorgangsbearbeitung im Sinne des E-Government-Gesetzes NRW. Die den Sommer andauernde Test- und Schulungsphase wurde, trotz Corona-bedingter Einschränkungen der Zusammenarbeit, pünktlich abgeschlossen, Schulungen und Tests kurzerhand ohne nennenswerte Effizienzverluste virtualisiert.

Etwas früher waren die Projektaktivitäten der Hochschule Bonn-Rhein-Sieg angelaufen. Projektleiter Pascal Weich berichtet: „Unsere intern aufgenommenen Sollprozesse haben wir mit dem Projektteam der MACH AG analysiert, in der MACH E-Verwaltung technisch ausführbar gemacht und nach einer intensiven Testphase weiter optimiert. Allein durch die Visualisierung des jeweiligen Prozesses und seines Status erreichen wir eine viel höhere Transparenz für alle Prozessbeteiligten. Gepaart mit den immensen Vorteilen des Dokumentenmanagementsystems im Hinblick auf Vollständigkeit und Recherchemöglichkeiten versprechen wir uns von der Einführung hohe Effizienzgewinne in den Verwaltungsaufgaben des Drittmittelmanagements. Wichtig ist uns, dass das System einfach zu bedienen ist und Spaß macht. Dank entsprechender Usability des Systems und von der MACH AG erstellter Schulungsvideos werden wir die neue Software mit überschaubarem Schulungsaufwand einführen können.“

Der nicht immer einfachen Vereinbarkeit von Tages- und Projektgeschäft zum Trotz liegen beide Projekte gut in der Zeit und gehen zeitnah mit ihren Lösungen zur digitalen Projektakte in der MACH E-Verwaltung produktiv. Die Kombination aus einfach bedienbaren Workflows und professioneller und revisionssicherer Schriftgutverwaltung macht Appetit auf mehr. In beiden Hochschulen wird in Folgeprojekten die Verwaltung von Verträgen mit ihren Partnern innerhalb der MACH E-Verwaltung professionalisiert.