Wegweiser von der Amtsstube zum digitalen Büro

Vorhandene Grundlagen nutzen

Der Bitkom Digital Office Index zeigt: Insbesondere hinsichtlich des Einsatzes von Buchhaltungs- und Dokumentenmanagementsoftware ist die öffentliche Verwaltung sehr gut aufgestellt. Bereits 88 Prozent der Befragten verwenden ERP-Lösungen; 78 Prozent nutzen ECM-Lösungen. Dies bildet eine hervorragende Grundlage, um auch Geschäftsprozesse digital abzubilden.

Ein bedeutendes Beispiel dafür ist die elektronische Rechnung: 96 Prozent der Befragten aus der öffentlichen Verwaltung gaben an, dass sie derzeit mindestes die Hälfte ihrer Rechnungen elektronisch empfangen und 88 Prozent elektronisch erstellen. Damit ist die öffentliche Verwaltung hier Spitzenreiter. Die elektronische Rechnungsstellung und -verarbeitung spart Zeit und Geld, da Arbeitsaufgaben direkt im digitalen Posteingang der zuständigen Person eingehen und Transportkosten entfallen. Als Treiber der Digitalisierung sind hier vor allem rechtliche Grundlagen wie die E-Government- und E-Rechnungsgesetze des Bundes und der Länder zu benennen. Dies ist ein großartiger Anfang!

Geschäftsprozesse zusammenhängend analysieren

Das volle Potenzial der Digitalisierung lässt sich jedoch erst dann realisieren, wenn einzelne Geschäftsprozesse nicht isoliert, sondern in ihren Zusammenhängen zu anderen Geschäftsprozessen analysiert werden, beispielsweise bei der Einführung der E-Beschaffung. So sind viele Arbeitsschritte und Medienbrüche überflüssig, wenn Prozesse von der Bedarfsmeldung bis zur Zahlung übergreifend konzipiert und umgesetzt werden.

Grundsätzlich sind viele Daten bereits vorhanden, diese müssen nur gezielt genutzt werden. Prozessmanagement unterstützt dabei, Transparenz über die Prozesse zu erlangen und tradierte Arbeitsabläufe nicht einfach nur in digitale Form zu überführen, sondern neu zu denken – und zwar so, dass sie zur Organisation passen und für die einzelnen Mitarbeiter:innen tatsächlich mehr Freiraum für die wichtigen Dinge und Aufgaben schaffen.

Wissen und Know-how aufbauen

Dies ist umso wichtiger, wenn man sich die personellen und fachlichen Herausforderungen vor Augen hält, denen die öffentliche Verwaltung derzeit gegenübersteht: Nur 53 Prozent der öffentlichen Verwaltung gaben in der Studie an, über die erforderlichen Mitarbeiter:innen zu verfügen, um die Digitalisierung weiter voranzutreiben. Auch bei der Fort- und Weiterbildung zeigt sich, dass die öffentliche Verwaltung deutlichen Nachholbedarf hat, der allein mit dem derzeitigen Personalstamm nicht geleistet werden kann. Diese Tendenz wird sich aufgrund der demografischen Entwicklung in nächster Zeit drastisch verstärken, sodass bereits heute ein Handeln notwendig erscheint, um diesen Herausforderungen rechtzeitig und wirksam zu begegnen. Externe Trainings und Schulungen zur digitalen Kompetenz ermöglichen es, das eigene Personal zu qualifizieren und beispielsweise mittels Multiplikator:innen den internen Wissensaufbau weiter voranzutreiben.

Eine digitale Arbeitskultur etablieren

Gerade in der Corona-Krise zeigt sich darüber hinaus, dass die öffentliche Verwaltung auch in Hardware investieren muss: Nur 40 Prozent aller festangestellten Mitarbeiter:innen verfügen über ein mobiles Endgerät mit Internetzugang, welches ihnen die Arbeit unabhängig von räumlichen und zeitlichen Vorgaben ermöglicht. Doch damit ist es noch nicht getan: Eine wesentliche Voraussetzung für erfolgreiches digitales und mobiles Arbeiten besteht darin, neue Formen der Zusammenarbeit und Arbeitskultur zu etablieren. Strategische Maßnahmen des Change Managements beziehungsweise ein gezielter Prozess der Organisationsentwicklung unterstützen hierbei. Das digitale Büro der Zukunft kann somit auch das heimische Wohnzimmer oder das Lieblingscafé um die Ecke sein. Gerade in diesen Zeiten haben sich digitale Meetingformate mit Unterstützung von Tools wie WebEx, Slack, MS Teams oder Zoom bewährt. Der kleine Plausch an der Kaffeemaschine oder das gemeinsame Mittagessen können auch digital erfolgen – das stärkt die Motivation und den Zusammenhalt.

Den Blick auf das große Ganze nicht verlieren

Letztlich verdeutlichen die Ergebnisse des Digital Office Index, dass der Weg in Richtung digitales Büro geebnet ist. Dabei ist die Digitalisierung der öffentlichen Verwaltung jedoch kein Selbstzweck. Anstatt nun einfach loszulaufen, erscheint es also ratsam, sich noch einmal zurückzubesinnen auf die wirklichen Ziele, die mittels Digitalisierung erreicht werden sollen und diese darauf aufbauend strategisch klug weiterzuverfolgen. Sind die Ziele und Prioritäten klar, ist auch der Weg dorthin leichter und kann sogar Freude machen.