Sicherheit vs. Flexi­bi­li­tät: Personal­manage­ment in Zeiten von Corona

Der tägliche Weg zur Arbeit, die gemeinsame Begegnung mit den Kollegen auf dem Flur oder der nette Plausch in der Kaffeeküche, eine Kultur der offenen Türen und kurzen Wege – all das sind Punkte, die unseren beruflichen Alltag zum Großteil bis heute bestimmt haben. Kulturelle, soziale, politische oder persönliche Veränderungen machen aber schon lange keinen Halt mehr vor unseren Bürotüren. Mit der Corona-Pandemie ist eine völlig neue Situation entstanden, die viele von uns noch nie erlebt haben und deren Tragweite nur schwer abzuschätzen ist. Verunsicherung und unmittelbare persönliche Einschränkungen sind bereits jetzt die spürbaren Folgen. Ein Großteil von uns arbeitet aus dem Homeoffice, um uns, unsere Familien und Freunde, unsere Kund:innen und Klient:innen, sowie Kolleg:innen und Geschäftspartner:innen vor dem Corona-Virus zu schützen.

Corona bringt Kulturwandel

Der häufig beschriebene Kulturwandel findet also genau jetzt statt! Und er endet auch nicht in unseren nun verwaisten Büros, Konferenzräumen, Fluren oder gar im häuslichen Arbeitszimmer. Die mit der Pandemie einhergehenden Veränderungen stellen uns persönlich, fachlich, organisatorisch und technisch vor neue Aufgaben. Technisch und organisatorisch haben viele Unternehmen sehr schnell reagiert. Große IT-Firmen stellten kurzfristig zusätzliche Lizenzen zur Verfügung, um Meetings online stattfinden zu lassen. Doch bedeuten Onlinekonferenzen für uns alle auch erstmal neue Herausforderungen.

Oftmals sind es vor allem die persönlichen Aufgaben und Veränderungen, die uns besonders fordern. Es gilt in diesen Tagen mehr denn je, sich ein neues Mindset zuzulegen, Neuem positiv zu begegnen und in dieser Phase des Umbruchs die Möglichkeiten und Chancen zu erkennen. Für „Homeoffice-Neulinge“ heißt es jetzt, neue Strukturen und Routinen zu entwickeln, die unseren beruflichen Anforderungen gerecht werden und gegebenenfalls auch dem neuen Familienleben. Nie war die Vereinbarkeit von Beruf und Familie so notwendig, spürbar und deutlich wie in diesen Tagen.

Die organisatorischen und technischen Aufgaben können wir häufig schneller bewältigen. Die Digitalisierung unterstützt uns hierbei enorm. Sobald die großen Meeting-Plattformen ihre Kapazitäten angepasst haben, werden wir die täglichen Videokonferenzen immer routinierter durchführen können. Es wird sich eine neue Meetingkultur entwickeln. Den kurzen Plausch beim Kaffee führen wir zukünftig per Headset in der häuslichen Küche und Vorgesetzte machen aus der „offenen Tür“ ein „offenes Ohr“.

Was gute Personalarbeit jetzt ausmacht

Bei MACH beschäftige ich mich vor allem mit dem Thema der digitalen Personalarbeit. Mein Selbstverständnis einer „guten“ Personalarbeit baut auf den Personalmanagern auf, die nah an ihren Kolleg:innen, Mitarbeiter:innen und Bewerber:innen dran sind. Aber was bedeutet denn überhaupt „nah“ für uns? Ist das räumliche „nah“ wirklich immer unbedingt erforderlich? Oder bedeutet es nicht viel mehr nah an den Veränderungen, den Menschen und ihren Bedürfnissen und dem Puls der Zeit zu sein?

Ist es immer notwendig in Meetings oder Jobinterviews gemeinsam in einem Raum zu sitzen? Oder kann man auch nah an den Mitarbeiter:innen und Bewerber:innen sein, wenn man sie fachlich und persönlich bei den verschiedenen Prozessen begleitet? Sie dort abholt, wo sie aktuell stehen – beruflich und persönlich? Aus meiner Sicht ist gute Personalarbeit auch aus dem Homeoffice möglich, sie muss aber sicherlich noch an Normalität gewinnen.

Wie sieht nun die Realität in unseren Personalabteilungen aus? Ein mir bekannter Personaler berichtete mir von seinem fast übermenschlichen Kraftakt, „seine“ Personalakten ins häusliche Arbeitszimmer zu schaffen – natürlich sicher abschließbar und zugriffsgeschützt. Ich kann mir gut vorstellen, dass es sich hier nicht um einen Einzelfall handelt!

Warum tun wir uns im Personalbereich häufig noch so schwer mit den neuen, modernen Arbeitsformen? Klar, wir arbeiten mit sensiblen, personenbezogenen Daten, Informationen die abrechnungsrelevant sind oder den Gesundheitszustand von Personen darstellen. Wir arbeiten mit Menschen, mit all ihren Facetten. Aber am Ende sind auch diese Informationen schlichtweg Daten. Allein die Frage nach der Digitalisierung von Personalakten wird oftmals kritisch beantwortet: „Im Zweifel benötigen wir immer die Originalunterschrift auf dem Dokument“. Trotz revisionssicherer Scans und zertifizierter Signaturen kann ich diese Haltung nachvollziehen. Sie gibt uns Sicherheit und Verlässlichkeit. Das ist einfach nur menschlich.

Mal unter uns: es schadet ja auch nicht, ein paar relevante Dokumente im Original sicher aufzubewahren – nur wie agieren wir in diesen Zeiten effektiv, wenn ich die Informationen zu einem Personalfall mühsam aus mehreren Quellen zusammensuchen muss? Ein bisschen Papierakte hier, eine Exceltabelle dort und irgendeine Kollegin hatte da doch mal so eine gute (Urlaubs)Übersicht erstellt. In Anbetracht der aktuellen Ereignisse benötigt jede:r ein gewisses Maß an Sicherheit und dennoch genügend Flexibilität, um auch in turbulenten Zeiten gut und möglichst effektiv agieren und arbeiten zu können.

Eine saubere Datenbasis ist das A und O

Was muss in diesen Tagen unser Anspruch sein? Eine saubere und konsistente Datenbasis, wenige Medienbrüche, um Fehler und Doppeleingaben zu vermeiden. Ein, soweit wie möglich, integriertes System, das die Historie der Mitarbeiter:innen nachvollziehbar abbildet. Denn eine saubere Datenbasis liefert eben auch bessere Ergebnisse für Planungs- und Controllingaufgaben, bspw. die zukünftige Personalbedarfsermittlung oder Kostenplanung und -prognosen.

Mit automatischen und individuellen Wiedervorlagen strukturieren Personaler:innen ihre Aufgaben, workflowgestützte Prozesse erleichtern die Arbeit, wenn wesentliche Richtlinien und Vorgänge klar und transparent dargestellt sind. Genehmigungs- oder Mitzeichnungsverfahren werden elektronisch gestützt schneller und verfahrenssicher abgebildet. Auch fehlenden Informationen kann so entgegengewirkt werden.

Und was ist mit den Mitarbeiter:innen und Kolleg:innen? Die Personalabteilung soll doch „nah“ dran sein. Sogenannte Employee Selfservices ermöglichen einen direkten und digitalen Draht in die Personalabteilung. Schnell und bequem die neue Kontoverbindung online mitteilen, den Urlaubsantrag direkt vom Sofa aus stellen und auch die Arbeitszeit komfortabel erfassen. Diese alltäglichen administrativen Vorgänge werden mittels Selfservices wesentlich vereinfacht und optimiert – immer verbunden mit dem Anspruch einer einheitlichen Datenbasis. Denn eine valide Datenbasis bildet die Grundlage guter Personalarbeit. Und gute Personalarbeit bedeutet Zeit für die wichtigen Dinge gewinnen.

Viele kluge Menschen werden zitiert, dass Krisen auch immer Chancen bieten. Ja, dem kann ich nur zustimmen. Aber, um diese Chancen zu ergreifen, ist es erforderlich, bewährte oder liebgewonnene Abläufe, die uns bisher Sicherheit und Beständigkeit gaben, kritisch zu hinterfragen. Dazu gehört unser eigenes „Mindset“, genau wie die technischen und organisatorischen Rahmenbedingungen, die unser berufliches Handeln bestimmen.