Wo stehen Verwaltungen bei der Digitalisierung ihrer Prozesse und wie können diese verbessert werden? Eine Frage, die sich in Behörden nach den Erfahrungen der Corona-Krise förmlich aufdrängt. Das Reifegradmodell eignet sich als wirksames Instrument, das den Stand der Digitalisierung von Geschäftsprozessen untersucht. Wie das Modell funktioniert, zeigt unser Expertisepapier anhand von Praxisbeispielen.
„Die gesellschaftliche, persönliche und unternehmerische Situation, in der wir uns aktuell aufgrund von COVID-19 befinden, hat gezeigt, dass Organisationen mit flächendeckend digitalisierten Prozessen besser mit den aktuellen Herausforderungen umgehen können.“
Linda Oldenburg
Linda Oldenburg, Vorsitzende des Bitkom-Arbeitskreises „Digitale Geschäftsprozesse“
Der Arbeitskreis »Digitale Geschäftsprozesse« im Bundesverband Informationswirtschaft, Telekommunikation und neue Medien (Bitkom) hat sich dem Thema in einem Expertengremium gewidmet. Das Ergebnis ist ein branchenübergreifend gültiges Reifegrademodell, bei dem der Praxisnutzen im Vordergrund steht. Für die kritische Betrachtung des Modells im Test hat die MACH AG ihr Know-how und ihre Verwaltungsexpertise eingebracht. Das Reifegradmodell soll in erster Linie dazu dienen, den Stand der Digitalisierung bestimmter Geschäftsprozesse zu untersuchen. Zugleich schafft es eine Grundlage für die Ermittlung von Optimierungspotenzialen dieser Prozesse.
„Mit Hilfe des Reifegradmodells können Organisationen den Digitalisierungsgrad und damit die Reife ihrer Prozesse ermitteln. Das Ergebnis kann als Grundlage dienen, um Optimierungspotenziale zu erkennen und strukturiert anzugehen.“
Linda Oldenburg
Linda Oldenburg, Vorsitzende des Bitkom-Arbeitskreises „Digitale Geschäftsprozesse“
Schon zum Auftakt eines Projekts erweist sich das Modell als äußerst nützlich: Bei der Aufnahme von Anforderungen und Ausschreibungen sowie der Konzeption und Implementierung eines Projekts sind oft eine Vielzahl von Stakeholdern mit unterschiedlichen Vorkenntnissen beteiligt. Das Reifegradmodell hilft, bereits vor Projektbeginn eine gemeinsame Diskussionsgrundlage zu etablieren und anschließend – unabhängig von Projektplänen – die erreichten Meilensteine kritisch zu betrachten.
Visuelle Darstellungen machen die einzelnen Ergebnisse schnell erfassbar und für alle Beteiligten verständlich. Wie das Modell genau funktioniert, zeigt dieses Papier anhand von Beispielen aus der Praxis. Die Darstellung der Ist- und Soll-Prozesse „Eingangsrechnung bearbeiten“ eignet sich gut für den Überblick. Es werden jeweils die Ausgangssituation, die Prozesse und die Handhabungen des Modells anhand bestimmter Kriterien vorgestellt.
Digitale Prozesse messbar machen
Es gilt: Je digitaler ein Prozess, desto krisensicherer ist die Organisation auch bei außergewöhnlichen Ereignissen aufgestellt. Legen Sie daher am besten noch heute den Grundstein für die Zukunft – und digitalisieren Sie Ihre Prozesse!
Zum besseren Verständnis werfen wir einen Blick auf unser aller Ist-Situation: Die digitale Transformation von Unternehmen wie auch der öffentlichen Verwaltung hat mindestens zwei Dimensionen – die Digitalisierung von Geschäftsmodellen einerseits und die von Geschäftsprozessen andererseits. Die Digitalisierung von Geschäftsmodellen zielt darauf ab, bestehende Produkte und Dienstleistungen anzupassen sowie ihre Neu- und Weiterentwicklung im digitalen Umfeld zu schaffen. Das Ziel der Digitalisierung von Geschäftsprozessen hingegen ist eine Effizienz- und Produktivitätssteigerung, die das Kosten-Leistungs-Verhältnis verbessert. Digitale Geschäftsmodelle und -prozesse bedingen sich in der Regel gegenseitig.
Digitale Innovationen brauchen ein geeignetes Umfeld
Eine stimmige Technologie und der gezielte Gebrauch von Daten bilden die Basis für die Umsetzung von Unternehmenszielen. Ein entscheidender Faktor für den Einsatz von Technologien zur Prozessunterstützung und -automatisierung ist wiederum die zugrundeliegende Prozess- und Datenqualität. Der Einsatz von Informations- und Kommunikationstechnologien zur Automatisierung betrieblicher Prozesse, zur Entwicklung neuer Produkte und Dienste muss darüber hinaus konsequent im Gesamtkontext der Organisation betrachtet werden. Dabei ist die Qualität der Geschäftsprozesse an den organisatorischen Rahmenbedingungen auszurichten. Vor diesem Hintergrund und bei ansteigender Komplexität einer vernetzten Arbeitswelt reichen standardisierte Lösungen allein nicht mehr aus.
Der Digitalverband Bitkom hat den „Digital Office Index 2020“ für Unternehmen und Verwaltungen ermittelt. Dr. Annika Wederhake, Geschäftsfeldmanagerin Digitalisierungsberatung bei MACH, hat sich die Ergebnisse genauer angeschaut und kommentiert.
