#IMA2022: Wie wird die ÖV vom Bewahrer zum Motor der Digi­ta­li­sie­rung?

Viele Beschäftigte im öffentlichen Dienst sind unzufrieden: 80 Prozent können sich sogar vorstellen, den Arbeitgeber zu wechseln (Bleibebarometer Öffentlicher Dienst, 2022). Woher kommt diese Unzufriedenheit und was können Führungskräfte dagegen unternehmen? Wie gelingt es, Mitarbeiter:innen emotional in Veränderungsprozessen mitzunehmen? Und was lässt sich gegen den aktuellen und zukünftigen Fachkräftemangel in der öffentlichen Verwaltung tun? Diese und weitere Fragen diskutierten rund 300 Teilnehmer:innen am 8. November auf dem 22. Kongress „Innovatives Management“ in Lübeck und im Live-Stream.

„Gerade in Krisenzeiten ist eine leistungsstarke Verwaltung gefragt“, hob Matthias Kohlhardt, Gastgeber der Veranstaltung und Vorstandsvorsitzender der MACH AG, zu Beginn des Kongresses hervor. Dabei erfordere auch die demografische Entwicklung neue Lösungen. Mit Blick auf den Personalreport Öffentlicher Dienst 2021 betonte Kohlhardt: „In den nächsten 10 Jahren geht fast ein Drittel der aktuellen Mitarbeiter:innen im öffentlichen Dienst in den Ruhestand. Es gilt jetzt dringend zu handeln, damit Verwaltungen leistungsfähig bleiben.“

Machen Sie Ihre Mitarbeiter:innen zum Motor des Wandels

Digitalisierung verändert Arbeitskulturen und Jobprofile – in seinem Impulsvortrag erwähnte Dirk Schrödter, Digitalisierungsminister des Landes Schleswig-Holstein, diesen Wandel als möglichen Ursprung von Unzufriedenheit und Verunsicherung. In Veränderungen lägen aber auch Chancen. Die Aufgabe von Führungskräften sei es, diesen Transformationsprozess zu gestalten, die Vorteile der Digitalisierung zu kommunizieren und Mitarbeiter:innen für die Nutzung neuer digitaler Lösungen zu motivieren. Die Beschäftigten hätten dann auch mehr Lust auf die Mitgestaltung von Veränderungen und könnten sogar zum Motor des Wandels werden, stellte Minister Schrödter in Aussicht. Dazu müssten Führungskräfte künftig mehr verdeutlichen, wohin die Reise der digitalen Verwaltung geht.

Bilden Sie agile Zellen in Ihrer Organisation

Auch Thomas Pütter, Unternehmer und Experte für moderne Führung, stellte das Verhalten von Führungskräften als Hauptmotivator in Veränderungsprozessen in den Mittelpunkt seiner Keynote. Chefs sollten sich als Servicestelle für die Beschäftigten verstehen und alle Beteiligten einbeziehen. Um Mitarbeiter:innen zu motivieren, müssten zudem bestehende Strukturen agiler werden. So bräuchte es z. B. für neue Projekte sinnvolle Projektteams, die unabhängig von Hierarchien gebildet werden und vom Azubi bis zum Vorstand die einbinden, die sich einbringen wollen. Bei der Zusammenstellung dieser „agilen Zellen“ komme es vor allem auf passende Kompetenzen an.

Finden Sie positive Botschafter:innen

Im Rahmen eines Nachhaltigkeitsprojektes der Stadt Detmold wird dieser Ansatz bereits gelebt. Alle Mitarbeiter:innen können sich bei Themen wie der Innenstadtgestaltung mit eigenen Ideen einbringen und diese vor dem Verwaltungsvorstand pitchen. „Das motiviert und ist identitätsstiftend“, berichtete Dr. Miriam Mikus, Kämmerin und Erste Beigeordnete der Stadt Detmold, in der Podiumsdiskussion. „Solche Vorgehensweisen sollten noch mehr nach draußen transportiert werden, um neue potenzielle Bewerber:innen zu begeistern“, sagte Dr. Mikus.

Dr. Stefan Heumann, Mitglied des Vorstands Stiftung Neue Verantwortung e.V., wies in der Podiumsdiskussion darauf hin, dass zufriedene Angestellte wiederum zu entscheidenden Erfolgsfaktoren bei der Werbung um neue Talente würden. Gut gestimmte Mitarbeiter:innen sollten daher zu „Advokaten der öffentlichen Verwaltung“ werden und so zu einem positiven öffentlichen Bild der Verwaltung beitragen.

Stellen Sie den Auftrag in den Mittelpunkt

Auch Lena-Sophie Müller, Geschäftsführerin Initiative D21, plädierte in ihrem Impulsvortrag dafür, dass jetzt dringend an der Leistungsfähigkeit der Verwaltung gearbeitet werden müsste. Das Geschäftsmodell der Verwaltung skaliere nicht bzw. passe sich nicht ausreichend an die aktuellen Herausforderungen an. „Ohne Leistungsfähigkeit erodiert das Vertrauen der Bürger:innen in den Staat“, sagte Lena-Sophie Müller. Die Verwaltung müsse sich zuerst selbst transformieren, damit die aktuellen gesellschaftlichen Veränderungen überhaupt gestaltet werden können. Dabei sei schnelles Handeln gefragt, denn „wenn das Vertrauen in den Staat einmal geschwächt ist, wird es umso schwieriger, dieses wieder zu erlangen“, so die D21-Geschäftsführerin.

„Der Vertrauensverlust trifft in erster Linie die Kommunen“, sagte Ammar Alkassar, ehemaliger CIO des Saarlandes, „die Bürgermeister:innen dürfen mit der Verwaltungsdigitalisierung nicht alleine gelassen werden.“ In der Podiumsdiskussion hob er hervor: „Die Bürger:innen müssen sich auf den Staat verlassen können, wenn sie ihre täglichen Herausforderungen bewältigen“. Dabei sollte der Auftrag im Mittelpunkt stehen, nicht die strikte Befolgung des Prozesses.

Gestalten Sie digitale Prozesse

Die Referent:innen und Diskutant:innen des Kongresses waren sich einig: Verwaltung muss vor allem effizient sein. Sie sollte in erster Linie für die Menschen da sein und ihr Leben vereinfachen. Dafür sollten Verwaltungsdienstleistungen so einfach sein wie Online-Shopping. Die reine Verfügbarkeit von Onlinediensten reiche noch nicht aus. „Wir müssen von der Antragsdigitalisierung zur Prozessdigitalisierung kommen“, betonte Dirk Schrödter und verwies auf die Notwendigkeit einer „tiefen Digitalisierung der Verwaltungsprozesse“. Ziel müsse sein, dass Behörden medienbruchfrei arbeiten. So würde die Verwaltung laut Schrödter zum „Motor der Digitalisierung“ und wäre auf die vor uns liegenden „extrem spannenden Zeiten“ vorbereitet.

Bauen Sie Technologiekompetenz auf

Für Zehra Öztürk, stellvertretende Referatsleiterin im Amt für IT und Digitalisierung bei der Senatskanzlei Hamburg, liegt der Schlüssel zum Ziel vor allem in der Auflösung starrer Prozesse. Es fehle in vielen Verwaltungen noch immer an Basisstrukturen, mit denen sich Krisen gut bewältigen lassen. Wichtig sei dabei der Erwerb von Technologiekompetenz. Großes Potenzial sieht Tabea Hein in Technologien wie Künstlicher Intelligenz (KI), die vor allem bei repetitiven Aufgaben zum Einsatz kommen könnten. Denkbar ist ein automatisierter Posteingang bis hin zu automatisch erstellten Protokollen. Auch in den Bereichen Big Data und Wissensmanagement könnte KI Mehrwerte stiften.

Trauen Sie sich, Regeln zu ändern

Der Abschlussredner Jan-Ole Beyer, Bundesministerium des Innern, brachte die verschiedenen Beiträge des Tages auf den Punkt: „Die Verwaltung hat ein Erkenntnisproblem, kein Umsetzungsproblem“. Das Problem bestehe darin, zu erkennen, wie groß der Wandel tatsächlich ist, den die Digitalisierung mit sich bringt. Dabei sei „die digitale Transformation […] eine Sache von Kopf und Kultur, nicht von Technologie.“ Echte digitale Transformation brauche am Ende Menschen und vor allem Organisationen, die den Wandel zulassen und ihn verteidigen. Dabei könnten Regeln auch mal ausgereizt oder verändert werden. „Motivation, Methodik, messbare Ziele. Freiraum und Fehlerkultur“ - vielmehr sei nicht notwendig, sagte Jan-Ole Beyer. Denn „am Ende geht es nur um eins: Gute Verwaltungsarbeit!“