Jetzt nicht locker­lassen

Die Lage deutscher Verwaltungen: die Richtung stimmt

Grundsätzlich ist viel Gutes in den letzten Jahren in der öffentlichen Verwaltung passiert. Viele unserer Kunden auf kommunaler, Landes- und Bundesebene, aber auch die Hochschulen und Kirchen haben beispielsweise ihre Rechnungs- und Beschaffungsprozesse digitalisiert. Einige beginnen jetzt damit, Teilprozesse im Rechnungsworkflow zu automatisieren. Das sind erfreuliche Fortschritte, die es gerade in Zeiten der Pandemie ermöglichen, Rechnungen auch von zu Hause freizugeben. Insgesamt haben wir coronabedingt einen großen Trend zum mobilen Arbeiten erlebt, den wir durch unsere Selfservice-Lösungen gut unterstützen können.

Stolpersteine machen den digitalen Wandel des Staates holprig

Fachkräftemangel ist in der Verwaltung längst mehr als ein neumodisches Buzzword – in der Praxis ist mittlerweile deutlich spürbar, dass viele Beschäftigte in den Ruhestand gehen. Und die Prognosen sind düster: Ohne geeignete Gegenmaßnahmen werden dem öffentlichen Sektor bis 2030 mindestens eine Million Fachkräfte fehlen (PwC-Studie 2022: Fachkräftemangel im öffentlichen Sektor).

Weiterhin beobachten wir häufig fehlende Veränderungsbereitschaft, ja gewisse Veränderungsschmerzen an zentralen Stellen. Aber glücklicherweise gibt es auch viele hoch motivierte Führungskräfte und Mitarbeiter:innen in der Verwaltung, die das Thema Digitalisierung mit viel Engagement vorantreiben. Leider reicht das in Summe noch nicht aus. Wir brauchen mehr Mut und Wille zur Veränderung auf den höchsten Ebenen der Verwaltung.

Zudem sehe ich an vielen Stellen fehlende digitale Kompetenzen, die notwendig sind, um die Digitalisierung zielführend umzusetzen. Ergo: Um diesen Trends zu begegnen und leistungsfähig zu bleiben, muss noch mehr passieren in Sachen Digitalisierung!

Neue Anforderungen an öffentliche Verwaltungen

Zuverlässigkeit, Sicherheit, Struktur und Stabilität zeichnen deutsche Verwaltungen aus und sorgen für Rechtssicherheit. Das ist das Fundament unsere Wohlstands. Doch jüngste Krisen wie die Registrierung und Unterbringung von Geflüchteten, Unwetter mit all ihren Folgen oder die Corona-Pandemie haben gezeigt, dass bestehende Systeme an ihre Grenzen kommen. Das macht deutlich, dass in der heutigen hochdynamischen Zeit zusätzliche neue Eigenschaften gefragt sind. Notwendig ist eine moderne, flexible Verwaltung, die nicht nur im Regelfall zuverlässig für Bürger:innen und Unternehmen da ist, sondern die eben auch in Krisensituationen schnell handelt und pragmatische Lösungen findet.

Vorteile der Digitalisierung gerade in Krisenzeiten nutzen

Digitale Prozesse bilden bei der Weiterentwicklung der Verwaltung die essenzielle Basis. Sie entlasten die Beschäftigten, reduzieren doppelte Datenhaltung sowie mögliche Fehler bei Datenübertragungen und sorgen für mehr Effizienz. Mit der Einführung einer ganzheitlichen ERP-Lösung, einem modernen Finanzmanagement oder einer E-Verwaltungssoftware empfehle ich unbedingt auch eine Optimierung und damit verbunden, eine Verschlankung der bestehenden Prozesse vorzunehmen.

Den nächsten Gang legen Verwaltungen mit der Automatisierung oder Teilautomatisierung einzelner Prozesse ein. Insbesondere Routineaufgaben, die immer wieder nach dem gleichen Muster ablaufen, eignen sich für die Automatisierung. Auch der Einsatz Künstlicher Intelligenz kann in einigen Bereichen sinnvoll sein.

Über Chancen und Herausforderungen der Digitalisierung sowie ein mögliches erodierendes Vertrauen in den Staat sprechen wir auch beim Kongress Innovatives Management am 8. November 2022 in Lübeck bzw. im Livestream. Ich würde mich freuen, Sie dort zu begrüßen.