Ihre Dokumente sind kein BLOB

Separat speichern im Connect Content Store

Dokumente sind fundamentaler Bestandteil des Handelns in der öffentlichen Verwaltung: Ihre Inhalte starten, begleiten und steuern millionenfach zentrale Verwaltungsprozesse und sichern den Erfolg der Arbeit. Sie kommen aus unterschiedlichen Bereichen wie Beschaffung, Personalmanagement oder Projektverwaltung. MACH meinERP speichert sowohl die Dokumente als auch ihre Verbindung zu anderen Fachobjekten, um das Verwaltungshandeln stets vollständig zu dokumentieren. Die E-Akte schafft dabei klare und einfache Strukturen. Sie ist passgenau in Ihre tägliche Arbeitsumgebung integriert und bietet wirtschaftliche Vorteile.

Je nach Anzahl und Volumen nehmen Dokumente in der Datenbank im Vergleich zu den sonstigen gespeicherten Informationen mitunter überproportional viel Speicherplatz in Anspruch. Das liegt daran, dass die eingesetzten relationalen Datenbanken darauf ausgelegt sind, strukturierte Informationen zu speichern. Dokumente betrachten sie nur als unstrukturierte, aber mitunter große Binärobjekte (sogenannte „Binary Large Objects“, kurz BLOB). Immer längere Laufzeiten für Backup und Recovery sind die Folge und machen im Gesamtgefüge einer komplexen Systemlandschaft zunehmend Probleme.

Wie speichert die MACH Software eigentlich ihre Dokumente?

Die Lösung liegt auf der Hand: Dokumente gehören nicht mehr in, sondern „neben“ die Datenbank. Am besten in ein Dateisystem, denn das ist genau darauf ausgelegt, unstrukturierte Binärobjekte zu speichern. In der Datenbank verbleibt nur noch der Pfad zum Ablageort. Die zu den Dokumenten gehörenden fachlichen Metadaten, also Informationen über Autor, Erstelldatum und fachlichen Kontext, verbleiben als strukturierte Informationen weiterhin in der Datenbank. Diese Lösung verringert nicht das insgesamt benötigte Speichervolumen, verkürzt aber die erwähnten Laufzeiten für die Sicherung und das Wiedereinspielen der Datenbank mitunter erheblich.

MACH bietet mit MACH live! Connect Content Store eine Lösung, die genau das kann: Ein via Schnittstelle (API) angebundenes Content Store-System speichert die Dokumente in einem Dateisystem. Die Datenbank verwaltet weiterhin alle zugehörigen Metadaten. Für die Fachabteilung bleibt in MACH meinERP alles wie gewohnt.

Als Content Store-System kann im Prinzip ein „beliebiges“ Dokumentenmanagementsystem zum Einsatz kommen:

• MACH live! E-Verwaltung besitzt bereits einen Adapter, der die Content Store API von MACH meinERP implementiert. Hier ist alles für den Einsatz vorbereitet.
• Andere Dokumentenmanagementsysteme werden mit Hilfe eines individuell zu erstellenden Adapters angeschlossen. Die Erstellung orientiert sich dabei an einer von MACH bereitgestellten API-Dokumentation, die einem Entwicklungsteam exakt beschreibt, was benötigt wird.

Ist ein Content Store-System angebunden, bleibt nur noch die Konfiguration von MACH meinERP: Passend zu den fachlichen und technischen Gegebenheiten (Anzahl und Volumen neuer Dokumente, sinnvolle Wartungsfenster) konfiguriert die Systemadministration einen Dienst, der in einem passenden Zeitfenster regelmäßig alle neu hinzugekommenen Dokumente ins Content Store-System überträgt. Gut zu wissen: Für eine Migration überträgt derselbe Dienst alle bereits existierenden Dokumente.