News · 04.12.20

Studie: Verwaltung in Krisenzeiten

Verwaltungen haben in den letzten Monaten unter den veränderten Voraussetzungen aufgrund der Corona-Pandemie viele Herausforderungen im Arbeitsalltag gemeistert. Die Studie „Verwaltung in Krisenzeiten“ der Next:Public Beratungsagentur untersucht, wie Mitarbeiter:innen der Verwaltung ihren Job in der Krise wahrgenommen haben und wie die vermehrte Arbeit im Homeoffice funktioniert hat.

Seit März dieses Jahres ist unsere Welt, wie wir sie bis dahin kannten, eine andere. Die Corona-Pandemie beeinflusst unseren Alltag, unsere Routinen und Lebensweisen. Aber nicht nur unsere sozialen Gewohnheiten wandelten sich, auch unsere Arbeitswelt hat sich in den letzten Monaten fundamental verändert. Das offensichtlichste Modell: Arbeiten aus dem Homeoffice.

Ohne funktionierende Verwaltung keine funktionierende Gesellschaft und Wirtschaft

Für den öffentlichen Dienst stellt dieser Wandel eine besondere Herausforderung dar. Als Rückgrat unserer Gesellschaft ist er für das Aufrechterhalten vieler Dienstleistungen essenziell und notwendig. Doch wie gelingt es den Verwaltungen auf Bundes-, Landes- und Kommunalebene im Rahmen dieser Krise leistungsfähig zu bleiben? Wie haben sich Arbeitsweisen verändert und welche Maßnahmen wurden getroffen, um den neuen Anforderungen gerecht zu werden? Ist die Corona-Pandemie am Ende vielleicht sogar eine Chance für die Verwaltung um digitaler, agiler und nutzerorientierter zu werden?

Die Studie „Verwaltung in Krisenzeiten“ der Next:Public Beratungsagentur liefert Antworten auf diese Fragen. Insgesamt haben 6147 Verwaltungsmitarbeiter:innen aller Ebenen aus ganz Deutschland an der Umfrage teilgenommen. Mit der Studie wird aufgezeigt, an welchen Stellen die Verwaltung sehr gut reagiert hat, was sie für die Zukunft lernen kann. Sie gibt Handlungsempfehlungen und verdeutlicht, wo der öffentliche Dienst Unterstützung braucht.

„Die Verwaltungen haben sich in der Krise bewährt, das zeigt unsere Studie. Jedoch muss der öffentliche Dienst stärker digital befähigt werden – technisch, kulturell und in den digitalen Kompetenzen. Daher schlagen wir auch einen Digitalpakt Verwaltung in der Studie vor. Erst durch eine stärkere interne Digitalisierung wird es den Verwaltungen gelingen, mehr und zufriedenstellende digitale Bürger- und Unternehmensservices anzubieten.“

Carsten Köppl Initiator und Projektleiter der Studie, Next:Public Beratungsagentur

Das sagen Mitarbeiter:innen der Verwaltung

Die Verwaltung hat funktioniert, dank Einsatz der Mitarbeiter:innen

Der Großteil der Mitarbeitenden der Verwaltungen sah die Leistungsfähigkeit der eigenen Verwaltung während der ersten Corona-Welle nur geringfügig eingeschränkt. Allerdings gaben 42 Prozent der Befragten eine höhere oder sehr viel höhere Arbeitsbelastung an.

Der Übergang ins Homeoffice ist der Verwaltung weitgehend geglückt

Rund die Hälfte der Verwaltungsmitarbeiter:innen arbeiteten in der ersten Corona-Phase und im Lockdown mehrheitlich im Homeoffice. Jede:r vierte Mitarbeiter:in musste hingegen täglich zur Arbeit.

Fast die Hälfte der Verwaltungsmitarbeiter:innen hatte vor Corona keine Möglichkeit zum Homeoffice

Für 45 Prozent der Verwaltungsbeschäftigten gab es vor Corona keinerlei Möglichkeit aus dem Homeoffice zu arbeiten. 30 Prozent der Personen, die angaben, während der Pandemie mehrheitlich im Homeoffice gearbeitet zu haben, hatten vor Corona keine Möglichkeit von zuhause aus zu arbeiten, für sie war es eine neue Situation.

Neue Herausforderungen im Homeoffice – aber keine Motivationsprobleme

Die Arbeit im Homeoffice führte für die Mitarbeiter:innen zu neuen Herausforderungen. So hatte jede:r zweite Mitarbeiter:in mit technischen Schwierigkeiten zu kämpfen, ebenso viele klagten über Kommunikationsdefizite im Austausch mit den Arbeitskolleg:innen und ein Viertel hatte Schwierigkeiten in der Vereinbarkeit von Beruf und Familie zu bewerkstelligen. Motivationsprobleme waren hingegen die geringste Herausforderung.

Homeofffice wird von den Verwaltungsmitarbeiter:innen eingefordert werden

Als meistgenannter Wunsch der Mitarbeitenden hinsichtlich der Veränderungen, die auch über das Ende der Corona-Pandemie hinaus bestehen bleiben sollen, wird die Verstetigung der Homeoffice-Möglichkeit genannt. Nur 11 Prozent der Mitarbeitenden haben keinen Bedarf im Homeoffice zu arbeiten.

Hohe Innovations- und Experimentierfreude in der Verwaltung, aber Zweifel an der Nachhaltigkeit

Die Verwaltungen haben sich während der Pandemie zu echten Experimentierräumen entwickelt, wie die Einführung von Cloud-Lösungen, kollaboratives Arbeiten aus dem Homeoffice und der Einsatz von neuen digitalen Tools zeigen. Ob diese Errungenschaften jedoch auch auf lange Sicht in den Alltag Einzug finden, bezweifeln die Mitarbeitenden an vielen Stellen.

Das sagen Bürger:innen

Bürger:innen wünschen sich mehr digitale Verwaltung, der Termin vor Ort bleibt aber wichtig

Die Bürger:innen wünschten sich im Rückblick von den Verwaltungen eine bessere Erreichbarkeit, ein umfangreicheres digitales Angebot und eine bessere Informationspolitik. Für die Zukunft wünschen sich die Bürger:innen stärker per E-Mail und mittels Kontaktformular/ Online-Dienst mit der Verwaltung zu kommunizieren, allerdings bleibt der Termin vor Ort für knapp 40 Prozent der Befragten wichtig.

Digitale Verwaltungsservices wurden durch die Bürger:innen stärker genutzt, überzeugten sie aber nicht

Rund ein Fünftel der befragten Bürger:innen gab an, dass sie während der ersten Phase der Pandemie stärker von den Online-Diensten der Verwaltung Gebrauch gemacht haben. Allerdings war knapp die Hälfte derer, die die digitalen Angebote der Verwaltung genutzt haben, unzufrieden.

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Studie

Verwaltung in Krisen­zeiten

Die Studie „Verwaltung in Krisenzeiten“ untersucht, wie Verwaltungen in Zeiten der Corona-Pandemie die Herausforderungen ihres neuen Arbeitsalltags gemeistert haben. Sie liefert wertvolle Erkenntnisse über die Herausforderungen der Mitarbeiter:innen der Verwaltungen in der andauernden COVID-19-Krise und zeigt, wo es Optimierungspotenziale gibt.
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#Change Management #Digitalisierung

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