Projekt-Updates · 16.06.21

Das Seil neu spannen

#Digitalisierung #Lösungen

MACH konnte erneut überzeugen: Das Deutsche Institut für Ernährungsforschung entschied sich nach über 20 Jahren gemeinsamer Prozessdigitalisierung und -modernisierung für eine Fortsetzung der Zusammenarbeit.

Wie das DIfE die Verbindung zu MACH neu knüpft und festigt

Alte Zöpfe abschneiden, gleichzeitig lose Enden zusammenführen und das Seil neu spannen – so kann die Zielstellung des Deutschen Instituts für Ernährungsforschung (DIfE) bildhaft beschrieben werden, die das Institut bei der Suche nach einer zukunftsfähigen ERP-Lösung 2019 antrieb. Das DIfE hatte zu diesem Zeitpunkt MACH seit mehr als 20 Jahren im Einsatz. Die Einhaltung gesetzlicher Vorgaben, sowie der eigene Wunsch, den künftigen Herausforderungen mit neuen digitalisierten Prozessen und moderner Technik zu begegnen, gestalteten den Ausschreibungsprozess aufwändig. MACH konnte erneut überzeugen und erwies sich als zuverlässiger und erfahrener Partner, der das Institut auf die nächste Digitalisierungsstufe heben kann. Nach intensiven Verhandlungen waren beide Partner sicher: Altes kann zurückgelassen und die Verbindung zwischen dem Institut und MACH noch stärker geflochten werden. 

Neben den erweiterten Finanzanwendungen und der komfortableren Oberflächenstruktur setzte das DIfE auf neue ganzheitliche elektronische Beschaffungs- und Rechnungsworkflows. Ein integriertes Berichtswesen wird interne und externe Berichtspflichten abdecken. Nicht nur technisch sollte optimiert werden, auch die internen Prozesse wurden intensiv überarbeitet. MACH Prozessberater:innen begleiteten das Projekt von Anfang an. Dabei war dem DIfE neben den Key-User:innen die Einbindung der dezentralen wissenschaftlichen Bereiche in den Beschaffungsprozess besonders wichtig.

„Das Seil hielt auch unter Zug“

Ulrike Zok, Projektleiterin am DIfE, berichtet: „MACH Berater:innen haben mit Kompetenz, Wissen und einer ordentlichen Portion Geduld geglänzt: Sie haben Zögernde überzeugt, indem sie praktikable Alternativen aufgezeigt haben, auf die Wünsche unserer Kolleg:innen eingegangen sind und direkt auch umsetzen konnten, was besprochen wurde.“

Die ersten Workshops fanden im Oktober 2019 statt. Im Fokus stand, die Prozesse des DIfE mit der Logik der modernen MACH Lösung zusammenzuführen. Alles musste erst einmal analysiert und verstanden werden. Es folgte die Konzeptphase und ab März 2020 sollten dann erste Ergebnisse aus den Workshops getestet werden. Doch plötzlich kam die Corona-Pandemie! „Das Team hatte trotz der unsicheren Situation absolutes Vertrauen ineinander. Alle waren sich sicher: Das muss klappen. Gab es eine Hängepartie, hat jemand aus dem Team motiviert und angetrieben. Das Seil hielt sozusagen auch unter Zug“, berichtet Jochen Ziemann, Leiter des Projektes von der MACH AG.

Komplexität meistern

In der neuen Ära sind sehr viel mehr Anwender:innen im Institut an die MACH Lösung angeschlossen, vom administrativen Vorstand und den Key-User:innen, über die Sekretariate bis hin zu dezentralen wissenschaftlichen Nutzenden. Rund 150 Nutzer:innen von den rund 300 Mitarbeiter:innen sind allein über den Beschaffungsprozess involviert. Der eigene Anspruch aber auch die Anforderungen aus dem Haus stiegen Monat für Monat.

„Der zurückliegende Endspurt vor dem Livegang hat uns viel abverlangt. In der Corona-Pandemie ein anspruchsvolles Digitalisierungsprojekt zu stemmen, klappt nicht ohne persönliche Höchstleistungen auf allen Seiten. Aber wir haben es geschafft, alle Anwender:innen mit ihren Wünschen und Nöten zu hören und die Lösung sowie die Prozesse gemeinsam zu einer sehr guten Akzeptanz zu bringen“, schildert Ulrike Zok. Für die Projektleitung und auch viele andere im Team war ein großer Antrieb: nicht mehr vor Ort mit Papier arbeiten zu müssen, um als Anordnungsbefugte oder als Rechnungsprüfende einen Prozess voranzubringen. „Ohne die eigene Vollzeitstelle in der IT-Infrastruktur wären wir nicht so weit gekommen. Es sind die vielen kleinen und großen Dinge, die das Projekt IT-technisch doch sehr anspruchsvoll machen und um die sich jemand kümmern muss“, erläutert Jochen Ziemann einen Erfolgsfaktor des Projektes.

Ein gelungener Produktivstart

Produktivstart der modernisierten ERP-Lösung war am 04.01.2021. In den ersten drei Monaten nach dem Livegang hat das DIfE rund 1.850 E-Rechnungsprozesse und rund 1.450 E-Beschaffungsprozesse in der Software gestartet. Am Beispiel der Beschaffung zeigt sich ganz konkret was das DIfE mit der Systemmodernisierung erreicht hat: Mit dem neuen elektronischen Beschaffungsprozess gehören Bedarfs-E-Mails oder Papierbestellungen direkt an die Mitarbeiter:innen der Vergabestelle und damit an der Software vorbei der Vergangenheit an. „Die Beteiligten bleiben konsequent bei diesem neuen Vorgehen, um das Gewonnene nicht zu gefährden. Das hilft enorm!“, sagt Jochen Ziemann.

Der administrative Vorstand des DIfE, Frau Dr. Birgit Schröder-Smeibidl, berichtet über die Projektlaufzeit: „Das gesamte Projektteam aus Internen und Externen hatte das Ziel vor Augen und jeder und jede hat am gemeinsamen Erfolg seinen Anteil. Wir sind kurz vor Corona gestartet und haben das Projekt trotzdem fristgerecht zu Ende gebracht. Eine Leistung, die uns ersteinmal jemand nachmachen muss! Nun haben wir eine Anwendung für die Zukunft, auf die wir bauen und die wir weiterentwickeln können.“

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