5. Datenverarbeitungen im Zusammenhang mit unserem CRM Microsoft Dynamics
Wir setzen auf unserer Website diverse Dienste ein, die von unserem CRM System Microsoft Dynamics 365 Marketing ausgehen bzw. dahin verknüpft sind. Der Externe Dienstanbieter und unser Auftragsverarbeiter nach Art. 28 DSGVO ist die Microsoft Ireland Operations Limited/Irland (im Folgenden „Microsoft”).
Es handelt sich dabei im Wesentlichen um die Bereitstellung von Formularen zu diversen Zwecken, wobei die dort erhobenen Daten in unser CRM überführt werden und die Auswertung des Nutzerverhaltens, das damit im Zusammenhang steht, mithilfe von Technologien im Sinne von Ziffer 3.
5.1 Newsletter
Mit dem Abonnement der Newsletter können wir Sie über uns und unsere Angebote informieren.
Wenn Sie den Newsletter empfangen möchten, benötigen wir von Ihnen eine valide E-Mail-Adresse sowie Informationen, die uns die Überprüfung gestatten, dass Sie der Inhaber der angegebenen E-Mail-Adresse sind bzw. deren Inhaber mit dem Empfang des Newsletters einverstanden ist. Sofern verfügbar, kann freiwillig, die Eingabe des Namens und der Anrede erfolgen, um den Newsletter-Versand zu personalisieren. Diese Daten werden nur für den Versand der Newsletter verwendet und werden nicht an Dritte weitergegeben.
Um die Inhaberschaft der E-Mail-Adresse zu bestätigen, erfolgt der Versand einer E-Mail mit einem Link zur Aktivierung des Abonnements (Double-Opt-In). Mit der Anmeldung zum Newsletter speichern wir für die gesetzliche Verjährungsfrist, beginnend mit dem Datum der Abmeldung, Ihre IP-Adresse und das Datum der Anmeldung. Diese Speicherung dient dem Nachweis im Fall, dass ein Dritter eine E-Mail-Adresse missbraucht und sich ohne Wissen des Berechtigten für den Newsletter-Empfang anmeldet. Öffnungs- und Klickaktionen werden von unseren IT-Systemen über individualisierte Links erfasst und ausgewertet. Die Rechtsgrundlage hierfür ist Art. 6 Abs. 1 lit a) DSGVO.
Bestandskunden können von uns ebenfalls Newsletter oder andere interessante Hinweise zu Produkten erhalten, soweit es sich bei den beworbenen um ähnliche Waren oder Dienstleistungen handelt und der Verarbeitung der E-Mail-Adresse für die Zwecke nicht widersprochen wurde. Ein Widerspruch kann jederzeit erfolgen, ohne dass hierfür andere als die Übermittlungskosten nach den Basistarifen entstehen, Art. 6 Abs. 1 lit. f) DSGVO – wobei unser berechtigtes Interesse im Marketing besteht - iVm § 7 Abs. 3 UWG.
Die Newsletter der MACH enthalten sogenannte Zählpixel. Ein Zählpixel ist eine Miniaturgrafik, die in solche E-Mails eingebettet wird, welche im HTML-Format versendet werden, um eine Logdatei-Aufzeichnung und eine Logdatei-Analyse zu ermöglichen. Dadurch kann eine statistische Auswertung des Erfolges oder Misserfolges von Online-Marketing-Kampagnen durchgeführt werden. Anhand des eingebetteten Zählpixels kann die MACH erkennen, ob und wann eine E-Mail von einer betroffenen Person geöffnet wurde und welche in der E-Mail befindlichen Links von der betroffenen Person aufgerufen wurden.
Solche über die in den Newslettern enthaltenen Zählpixel erhobenen personenbezogenen Daten, werden von dem für die Verarbeitung Verantwortlichen gespeichert und ausgewertet, um den Newsletterversand zu optimieren und den Inhalt zukünftiger Newsletter noch besser den Interessen der betroffenen Person anzupassen. Sie sind jederzeit berechtigt, die diesbezügliche gesonderte, über das Double-Opt-In-Verfahren abgegebene Einwilligungserklärung zu widerrufen. Nach einem Widerruf werden diese personenbezogenen Daten von dem für die Verarbeitung Verantwortlichen gelöscht. Eine Abmeldung vom Erhalt des Newsletters deutet die MACH automatisch als Widerruf. Die Rechtsgrundlage für die Verarbeitung ist Art. 6 Abs. 1 lit. a) DSGVO.
Der Widerruf Ihrer Einwilligung zum Erhalt der Newsletter und zum Newsletter-Tracking kann jederzeit über einen Link in den Newslettern selbst, oder per Mitteilung an die obenstehenden Kontaktmöglichkeiten erfolgen.
5.2 Veranstaltungen
Über diese Internetseite haben Sie die Möglichkeit, sich für unsere Veranstaltungen und Webinare anzumelden. Für den Anmeldeprozess setzt MACH das CRM Microsoft Dynamics ein. Ihre Daten erheben wir zum Zweck der Organisation, Durchführung und Abwicklung der Veranstaltung. Zwecks Vernetzung der Teilnehmenden geben wir Namensschilder aus und legen Teilnehmerlisten aus. Wenn es eine Teilnehmerliste für die Veranstaltung gibt, haben Sie bei der Anmeldung die Wahl, ob Sie dieser Nutzung zustimmen.
Im Zusammenhang mit der Organisation von Veranstaltungen sendet die MACH E-Mails, wie zum Beispiel Termin-Erinnerungen oder Einladungen, an ausgewählte Personen.
Zur Durchführung der Veranstaltungen und zu Zwecken der Vernetzung geben wir Ihre Daten falls erforderlich an andere Teilnehmer der Veranstaltung sowie unsere Partnerunternehmen weiter.
Rechtsgrundlage für die Verarbeitung Ihrer Daten ist dabei Ihre Anfrage nach Art. 6 Abs. 1 lit. b) DSGVO, Ihre Einwilligung nach Art. 6 Abs. 1 lit. a) DSGVO oder unser berechtigtes Interesse daran, die Veranstaltung zu organisieren und eine Vernetzung der Teilnehmenden zu ermöglichen, Art. 6 Abs. 1 lit. f) DSGVO.
5.3 Dokumentendownload
Sie haben auf unserer Webseite die Möglichkeit, unterschiedliche Dokumente zu unseren Produkten und Dienstleistungen herunterzuladen. Dabei verarbeiten wir Ihren Namen und ihre dienstliche E-Mail-Adresse, um Ihnen das gewünschte Dokument zukommen zu lassen. Dies geschieht auf Ihre Anfrage hin (Art. 6 Abs. 1 lit. b) DSGVO).
Des Weiteren speichern und verarbeiten wir Ihre Daten, um Sie entsprechend Ihrem Interesse weitergehend über unsere Produkte und Dienstleistungen zu informieren, wenn wir davon ausgehen, dass diese für Sie passend sein könnten. Dies liegt in unserem berechtigten Interesse (Art. 6 Abs. 1 lit. f) DSGVO). Falls Sie keine weiteren Informationen erhalten möchten, können Sie dem jederzeit widersprechen.
5.4 Cookies
Wenn Sie ein Formular übermitteln und eine entsprechende Einwilligung erteilt haben, verknüpft Dynamics 365 Marketing eine Cookie-ID mit den von Ihnen eingegebenen Kontaktdaten. Auf diese Weise wird die Cookie-ID einer Dynamics 365 Marketing-Kontakt-ID zugeordnet. So können wir bestimmen, welchen Browser der Anwender beim Ausfüllen des Anmeldeformulars genutzt hat und die im Formular übermittelten Daten von der Website direkt in unser CRM-System übertragen. Mit der Cookie-ID können wir außerdem das Aufrufverhalten auf den betreffenden Formularseiten unserer Website analysieren und so unser Angebot verbessern. Zweck ist die reibungslose Übertragung der von Ihnen übermittelten Daten in unser CRM-System und die Optimierung unseres Angebotes für Sie. Rechtsgrundlage für die Datenverarbeitung ist die von Ihnen bei Seitenbesuch erteilte Einwilligung gemäß Art. 6 Absatz 1 lit. a DSGVO. Soweit Informationen auf Servern von Microsoft in den USA gespeichert werden, ist zusätzliche Rechtsgrundlage Art. 46 Absatz 1 i.V.m. Art. 46 Absatz 2 c DSGVO. Sie können Ihre Einwilligung mit Wirkung für die Zukunft widerrufen, indem Sie im Consent-Manager auf „Einwilligung ändern“ bzw. „Einwilligung widerrufen“ klicken.