Mitarbeiterin des DIfE arbeitet im Labor | © David Ausserhofer
News · 29.09.21

Gestärkt durch digitale Prozesse 

Das Deutsche Institut für Ernährungsforschung (DIfE) hat mitten in der Corona-Pandemie ein neues ERP-System eingeführt. Wie das gelang, erläutern Dr. Birgit Schröder-Smeibidl und Ulrike Zok vom DIfE. Ein Praxisbericht.

Ein ERP-System für mehr Komfort

Die gezielte Erforschung ernährungsbedingter Erkrankungen, ihre molekularen und mikrobiologischen Zusammenhänge wissenschaftlich zu untersuchen, sind die Hauptaufgaben des Deutschen Instituts für Ernährungsforschung Potsdam-Rehbrücke (DIfE), das zu den Forschungseinrichtungen der Leibniz-Gemeinschaft gehört und über einen Jahresetat von rund 28 Millionen Euro (inkl. Bau- und Drittmittel) verfügt. Rund 260 Mitarbeiter:innen sind beim Deutschen Institut für Ernährungsforschung beschäftigt – allein die Hälfte sind als mehr oder weniger intensive Anwender:innen in Beschaffungsprozesse involviert. Die Einführung der neuen MACH Software im Bereich Finanzen und Controlling ging daher weit über ein neues Buchhaltungssystem hinaus.

2018 entwickelte der Administrative Vorstand des DIfE, Dr. Birgit Schröder-Smeibidl, erste Ideen zur Digitalisierung des Finanz- und Rechnungs- sowie des Beschaffungsprozesses. In einer internen Projektgruppe wurden gemeinsam mit dem Bereich Finanzen und Controlling konkrete Schritte geplant, um das veraltete Buchhaltungsprogramm durch eine Software mit moderner Oberfläche und erweiterter Funktionalität zu ersetzen und dabei bestimmte Prozesse fortschrittlicher und digitaler zu gestalten. 

„Heute vermisst keiner mehr Bestellungen per Papier oder E-Mail. Es zeichnete sich schnell ab: Die neue Software bietet uns neue Möglichkeiten.“

Ulrike Zok Projektleiterin am Deutschen Institut für Ernährungsforschung (DIfE)
Profilbild Ulrike Zok (DIfE) | © Susann Ruprecht

Modernes und digitales Arbeiten als Ziel

„Ausschlaggebend waren ganz am Anfang gesetzliche Anforderungen hinsichtlich der Bearbeitung von E-Rechnungen, an die wir uns anpassen mussten. Doch dann haben wir festgestellt: Das allein reicht uns nicht. Wir wollen transparenter und effizienter sein, unseren Wissenschaftler:innen mehr Komfort bieten und nicht länger Unterschriftenmappen hinterherlaufen“, erinnert sich Ulrike Zok, die in der Folge zur Koordinatorin des großen Projekts wurde. 

Gemeinsam mit dem Vorstand formulierte sie das Ziel, neben den erweiterten Finanzanwendungen ganzheitliche, elektronische Beschaffungs- und Rechnungsworkflows sowie ein integriertes Berichtswesen zu schaffen. Gesucht wurde ein webbasiertes Enterprise-Resource-Planning-System (ERP), mit dem das Institut heutige Erwartungen der Mitarbeiter:innen an ein modernes und digitales Arbeiten erfüllen kann.

Das erfahren Sie im Praxisbericht

Wie sich das DIfE dem Projekt näherte...

Das beste Rezept: Intensive Vorbereitung!

Wie Hürden im Projekt gemeistert wurden... 

Corona, die ungeplante Zutat.

Wie die neue ERP-Lösung den heutigen Alltag der Mitarbeiter:innen im DIfE erleichtert...

Schneller und fitter denn je: Mehr Tempo und Transparenz für alle.

Was die Projektverantwortlichen für einen erfolgreichen Projektverlauf raten... 

Handlungsempfehlungen aus erster Hand.

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