Mit Auto­mati­sie­rung und KI zu effi­zien­ten ERP-Pro­zessen

Lange Prozesslaufzeiten + hoher manueller Aufwand = überlastete Angestellte

Verwaltungsprozesse, z. B. im Zuge der Beschaffung und Rechnungsbearbeitung, sind in vielen öffentlichen Einrichtungen mit einem hohen manuellen Aufwand und langen Laufzeiten verbunden. Für einen reibungslosen Ablauf des Rechnungsprozesses müssen die zuständigen Mitarbeiter:innen viele Entscheidungen treffen. Automatisierte Prozesse entlasten von Routineaufgaben und den damit verbundenen Entscheidungen. Sie laufen im Hintergrund ab und sparen Ressourcen, sodass Zeit für wichtigere Aufgaben gewonnen wird.

In drei Schritten zur (teil-)automatisierten Verwaltung

Ist die Digitalisierung von Verwaltungsprozessen erst vollzogen, kann ihre Effizienz mit Automatisierung noch gesteigert werden. Regelbasierte Automatisierung ist bereits jetzt für die Verwaltung einsatzfähig. Intelligente Automatisierung wird die Verwaltung der Zukunft prägen.

Regelbasierte Automatisierung

Liegen Daten digitalisiert im System vor, z. B. in elektronischen Rechnungs- oder Veraktungsvorgängen, können Prozesse mithilfe regelbasierter Automatisierung gesteuert werden. Dafür werden Geschäftsvorgänge in einem Regelwerk im System hinterlegt. Sie bestimmen, welche Entscheidungen an welchen Stellen im Prozess getroffen werden. Die Folgen dieser Wenn-Dann-Abgleiche steuern den weiteren Prozess.

Solche regelbasierten Entscheidungen sind auch Bestandteil der MACH Software, insbesondere bei Rechnungsverarbeitungs- und Beschaffungsprozessen. Die Regeln liegen dynamisch im System vor und können außerhalb des Programmcodes angepasst werden. Das heißt, es muss keine Anpassung durch MACH vorgenommen werden. Der automatisierte Prozess ist nicht nur einfach und anpassbar, sondern gewährleistet auch die Einhaltung gesetzlicher Vorgaben. Zudem können die automatisierten Entscheidungen lückenlos nachvollzogen werden.

Beispiel aus der Praxis: Automatisierung des Rechnungseingangs

Eine Geschäftsregel könnte beispielsweise lauten: „Wenn ein Rechnungsbetrag kleiner als 2.000 Euro ist, wird er automatisch gebucht.“ Oder: „Bei Beträgen über 2.000 Euro erfolgt die Anordnung durch Angestellte“. Auch die automatische Buchung von wiederkehrenden Rechnungen, wie z. B. des Stromanbieters, kann im Regelwerk festgelegt werden. Wenn nun eine Rechnung geprüft und angeordnet werden soll, wird das Ergebnis laut Regelwerk im Rechnungsprozess umgesetzt. Der Mensch ist Begleiter des Prozesses und kann jederzeit einsehen, was gebucht und wann automatisiert freigegeben wurde.

Lesen Sie auch, wie die Bundespolizei ihren Rechnungsprozess automatisiert.

Intelligente Automatisierung mithilfe Künstlicher Intelligenz (KI): Wie selbstlernende Systeme Entscheidungen in Zukunft eigenständig treffen können

Der nächste Schritt auf dem Weg zur teilautomatisierten Organisation ist die intelligente Automatisierung. Dieses Verfahren nutzt Künstliche Intelligenz (KI). So werden anhand von Vorhersagemodellen aus Daten, die bereits im System vorhanden sind, beziehungsweise Entscheidungen, die in der Vergangenheit getroffen wurden, Vorhersagen für den IST-Prozess getroffen. Derartige Systeme nennt man auch selbstlernende Systeme oder Machine Learning Systeme.

Ein bekanntes Beispiel für Machine Learning ist die Bilderkennung. Dabei wird das System, in der Regel ein sogenanntes neuronales Netz, anhand tausender Bilddaten zusammen mit der Information der Bildinhalte trainiert. Durch das Training, dass auch mal mehrere Stunden oder Tage dauern kann, wird ein Modell erzeugt, dass die Gesamtheit der gelernten Inhalte innerhalb des neuronalen Netzes repräsentiert. Dieses Modell kann dafür genutzt werden, später adhoc Vorhersagen zu machen oder Klassifikationen zu treffen. Ziel ist es, das System so zu trainieren, dass es Bildinhalte, die vorher nicht Bestandteil der Trainingsdaten waren, zuordnen kann. Selbstlernende Systeme beruhen auf tausenden mathematischen Formeln und Wahrscheinlichkeiten. Das führt dazu, dass im Gegensatz zu regelbasierten Systemen, die Fehlerfreiheit ihrer Vorhersagen nicht zu 100 Prozent gewährleistet werden kann.

Wie kann KI Verwaltungen unterstützen?

KI kann in Zukunft bei der Antragsbearbeitung helfen. Anhand von Bilderkennung und Textananlyse ist es möglich, Anträge automatisch zuzuordnen, angehängte Dokumente auf Vollständigkeit zu prüfen und Anträge fachlich zu kontrollieren.