Mobiles Arbeiten in der Öffentlichen Verwaltung mit einem Notebook und der MACH ERP Software
Vorstands-Blog · Rolf Sahre · 05.03.21

Die Verwaltungs­zukunft ist digital und mobil

Seit knapp einem Jahr bestimmt die Corona-Pandemie unseren Alltag. Vieles hat sich verändert - vor allem unsere Art der Zusammenarbeit. Rolf Sahre erläutert, warum wir auch in Zukunft vermehrt mobil arbeiten werden und wie Verwaltungen ihre ERP-Anwendungen dezentral nutzen können.

Seit ziemlich genau einem Jahr leben wir in einer Welt, die von der Corona-Pandemie bestimmt wird. Schnell hat sich in dieser Zeit herauskristallisiert, dass der Nachholbedarf bei der Digitalisierung in den öffentlichen Verwaltungen groß ist. Viele Einrichtungen haben erkannt, was zu tun ist und machen sich nun auf den Weg, um ihre Prozesse nach und nach zu digitalisieren. Dass sich dieser Weg lohnt, zeigen die Verwaltungen, die auch in Zeiten des Lockdowns arbeitsfähig waren. Behörden, die z. B. bei der Rechnungsbearbeitung bereits auf digitale Workflows setzten, kamen wesentlich besser durch die Pandemie als die, deren Prozesse noch immer papierbasiert liefen.

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Studie

Verwaltung in Krisen­zeiten

Die Studie „Verwaltung in Krisenzeiten“ untersucht, wie Verwaltungen in Zeiten der Corona-Pandemie die Herausforderungen ihres neuen Arbeitsalltags gemeistert haben. Sie liefert wertvolle Erkenntnisse über die Herausforderungen der Mitarbeiter:innen der Verwaltungen in der andauernden COVID-19-Krise und zeigt, wo es Optimierungspotenziale gibt.

Corona hat vieles verändert – nicht zuletzt unsere Zusammenarbeit

Beispielhaft für die neuen Arbeitsformen ist unser 2020 gestartetes Projekt mit dem Bayerischen Staatsministerium für Digitales. Per Remote-Zusammenarbeit war es uns gemeinsam möglich, ein Anforderungsmanagement, Kommunikationskonzept und Wissensmanagement aufzubauen und so die Basis für die OZG-Umsetzung im Freistaat Bayern zu schaffen. Die Remote-Zusammenarbeit wird uns in vielen Projekten sicherlich auch über die Pandemie hinaus begleiten. Denn sie sorgt zusätzlich für höhere Flexibilität, Effizienz und sinkende Reiseaufwände sowie CO2-Emissionen.

Ein weiterer Trend zeigt sich im Bereich des mobilen Arbeitens – und damit meine ich das Homeoffice genauso wie das Arbeiten von unterwegs. Kürzlich war ich selbst in der Situation, von unterwegs die Mitarbeiter:innen bei MACH über wichtige Neuerungen zu informieren. Gemeinsam mit meinem Vorstandskollegen Stefan Mensching schaltete ich mich in einer digitalen Konferenz mit unseren Mitarbeiter:innen zusammen und war so aus der Ferne direkt mit allen knapp 350 Teilnehmer:innen verbunden. Trotz einiger weniger Tonaussetzer verlief unser halbstündiger Termin erstaunlich gut. Noch vor Kurzem wäre dies kaum denkbar gewesen – heute ist diese Form der Zusammenarbeit fast schon normal.

„Mit der mobilen Arbeit steigen die Anforderungen an Verwaltungs-Software. Ein wichtiges Kriterium passender ERP-Software wird zukünftig die Möglichkeit sein, auf wesentliche Funktionen der Software dezentral zugreifen zu können.“

Rolf Sahre Vorstandsvorsitzender MACH AG

Was ERP-Software zukünftig leisten muss

Mit der mobilen Arbeit steigen auch die Anforderungen an Verwaltungssoftware. Ein wichtiges Kriterium passender ERP-Software wird zukünftig die Möglichkeit sein, auf wesentliche Funktionen der Software dezentral zugreifen zu können. Gleichzeitig bringt es der demografische Wandel mit sich, dass immer mehr Fachpersonal in den Verwaltungen fehlt. Wer also durch Digitalisierung Behörden umfassend entlasten möchte, muss auch sogenannte Gelegenheitsnutzer:innen in die Arbeitsprozesse einbeziehen, die von zu Hause oder unterwegs Anträge bearbeiten können.

„Wer durch Digitalisierung Behörden umfassend entlasten möchte, muss auch sogenannte Gelegenheitsnutzer:innen in die Arbeitsprozesse einbeziehen."

Rolf Sahre Vorstandsvorsitzender MACH AG

Aus diesem Grund entwickeln wir speziell für diesen Nutzerkreis sogenannte Selfservices, die einen selbsterklärenden Zugang zu ausgewählten Funktionalitäten des ERP-Systems verschaffen. So können Verwaltungsmitarbeiter:innen dezentrale Aufgaben, wie die Prüfung von Rechnungen oder den Urlaubsantrag einfach, schnell und unkompliziert erledigen. Zeitaufwendige Schulungen sind dank der benutzerfreundlichen und barrierefreien Oberfläche nicht mehr von Nöten.

Ich freue mich darauf, wenn durch die MACH live! Selfservices, alle Gelegenheitsnutzer:innen Zugang zur MACH Software erhalten und damit mobiles Arbeiten schon bald in der Verwaltung gelebte Praxis wird. Lassen Sie uns diese Entwicklung gemeinsam gestalten.

Mobiles Arbeiten in Krisenzeiten: Papier versus Digital Vorstands-Blog
#E-Government

2021 für die Digitalisierung interner Prozesse nutzen

Digitalisierungsschub, Konjunkturpaket, neues Normal – Begriffe, die sich im Laufe der Corona-Pandemie schnell verbreiteten. In der öffentlichen Verwaltung stehen sie auch für die Chancen der Krise. Rolf Sahre blickt im Vorstands-Blog auf Erkenntnisse der Corona-Krise für 2021.