2021 für die Digitalisierung interner Prozesse nutzen

Digitalisierungsschub, Konjunkturpaket, neues Normal – Begriffe, die sich im Laufe der Corona-Pandemie schnell verbreiteten. In der öffentlichen Verwaltung stehen sie gleichermaßen für die Chancen der Krise, die sich in den Verwaltungen zuletzt durch eine gewisse Aufbruchstimmung, neues Denken und mutiges Handeln zeigten. Traurig, aber wahr ist auch, dass Corona vielen öffentlichen Einrichtungen einmal mehr verdeutlicht hat, wie grundlegend und wichtig digitale Prozesse in der öffentlichen Verwaltung sind, um in Krisenzeiten und darüber hinaus Stabilität und Leistungsfähigkeit zu gewährleisten.

Digitalisierungsschub lässt auf sich warten

Neun Monate nach dem Ausbruch der Pandemie müssen wir feststellen, dass vom großen Digitalisierungsschub, den die Verwaltung auch für ihre internen Prozesse so dringend benötigt, bisher noch nicht viel zu spüren ist. Die kürzlich von der Next:Public Beratungsagentur sowie der Hertie School of Governance veröffentlichte Studie „Verwaltung in Krisenzeiten“ gibt einen Einblick, warum das so ist und liefert Zahlen, die unsere Wahrnehmung bestätigen.

Zwar zeigten sich Behörden – insbesondere Städte und Gemeinden – innovationsoffen und experimentierfreudig in Bezug auf die neue Lage, doch war man lange Zeit damit beschäftigt, sich der Pandemie-Situation anzupassen und funktions- sowie leistungsfähig zu bleiben. Der Umzug ins Homeoffice oder die Umstellung auf Remote-Zusammenarbeit waren anfangs echte Hürden. Technisch, aber auch sonst, stellte die neue Arbeitssituation viele Verwaltungen vor Herausforderungen – schließlich war sie für viele Mitarbeiter:innen komplett neu.

Der Umstieg ins Homeoffice kostete Verwaltungen viel Zeit

Lediglich 55 Prozent der 6.000 Befragten hatten vor Corona bereits eine Möglichkeit, aus dem Homeoffice zu arbeiten – auf Kommunalebene waren es sogar nur 44 Prozent. Trotzdem konnten nicht alle von Zuhause arbeiten: Im Durchschnitt arbeiteten zwei Drittel der Befragten an ihren Büro-Arbeitsplätzen. Jede:r vierte Mitarbeiter:in musste täglich ins Büro.

Das Ausstatten der eigenen vier Wände mit der nötigen IT sowie deren Einrichtung nahmen wertvolle Zeit und Ressourcen der Verwaltungen in Anspruch. Hinzu kamen technische Probleme, z. B. beim Zugriff auf die Server- und Netzwerkinfrastruktur der Verwaltung, von denen 56 Prozent der Befragten berichteten. Zwei Drittel der Verwaltungsmitarbeiter:innen setzten während des Lockdowns verstärkt auf private Geräte, um Arbeitsaufgaben lösen oder an Videokonferenzen teilnehmen zu können.

Vorteile des mobilen Arbeitens erkannt

Insgesamt führten Verwaltungen zwar neue Tools zur internen Vernetzung ein, der Austausch mit anderen Verwaltungen fehlte aber weitgehend. Damit bedeutete die Umstellung der Verwaltungsarbeit aus dem Homeoffice auch eine Veränderung der Arbeitskultur, die für 55 Prozent mit einer mangelhaften Kommunikation unter den Arbeitskolleg:innen einherging. 28 Prozent kritisierten den eingeschränkten Austausch mit ihrer Führungskraft.

Damit gelang der bislang als unmöglich erachtete Umstieg in die mobile Arbeitswelt. Auch wenn dieser Wechsel vielerorts sehr abrupt und erzwungenermaßen erfolgte, überwiegen für viele Mitarbeiter:innen die Vorteile. Dementsprechend wünschen sich 89 Prozent der Befragten mobiles Arbeiten, flexible Arbeitszeitmodelle und Homeoffice auch für die Zukunft.

Für die Digitalisierung interner Prozesse fehlte die Zeit

In der Studie zeigt sich für uns: Für die Digitalisierung interner Prozesse oder von Fachverfahren blieb während der Corona-Krise keine Zeit. Bei MACH spüren wir dies in Form von Verzögerungen und Verschiebungen, die sich in den letzten Monaten vermehrt in unseren Digitalisierungsprojekten ergeben haben. Das fordert uns aktuell sehr heraus. Dennoch blicken wir nach vorn, denn die Notwendigkeit der Verwaltungsdigitalisierung wurde erkannt – und das ist gut! Mit diesen Erkenntnissen aus der Pandemie gilt es jetzt, die Verwaltungsdigitalisierung mit höchster Priorität im nächsten Jahr anzugehen und umzusetzen. Schaffen Sie jetzt die Voraussetzung für Ihre digitalen Prozesse – wir unterstützen Sie mit unserer Erfahrung und Expertise sehr gerne dabei!