Roboter spielen Fußball
News · 10.06.20

Zusammenspiel in Projekten neu denken

Nicht nur im Fußball läuft aktuell einiges anders, auch in IT-Projekten werden Spielregeln neu aufgestellt: Besprechungen, Workshops, Schulungen finden heute auf einem digitalen Spielfeld und mit Remote-Desktop-Unterstützung statt. Verantwortliche aus Behörden berichten von ihren Erfahrungen.

COVID-19 bringt viele Veränderungen des Arbeitsalltags mit sich. Die Spieler stellen sich neu auf, Spielregeln werden neu definiert. Das ist für viele Akteure in Behörden, öffentlichen Einrichtungen und Unternehmen neu und führt mitunter auch zu Herausforderungen. Vielfach sind genau diese gleichzeitig auch begeistert über die neue Qualität, die die virtuelle Zusammenarbeit mit sich bringt. So auch bei uns im Unternehmen und in unseren MACH Projekten.

Neue Abstimmungs- und Austauschmöglichkeiten

Die Bundesregierung hat für alle von uns vorgelegt: Videokonferenzen ermöglichen selbst in großen Runden koordinierte Abstimmungen. Die Vorteile: Alle schauen sozusagen auf denselben Ball, während das Teilen von Bildschirmen mit den Mitspieler:innen das gemeinsame Verständnis erhöht. Oft werden Bildschirme sogar wechselseitig geteilt.

Moderne Tools schaffen sogar bei Besprechungen mit bis zu 30 Personen die Voraussetzung, dass sich alle Teilnehmer:innen einbringen und auch Feedback geben können. Sicherlich erfordern die neuen Tools und Formate am Anfang etwas Übung, aber sobald Regeln für den Austausch definiert und erste Unsicherheiten in der Anwendung überwunden wurden, bieten Videokonferenzen und Online-Abstimmungen eine echte Alternative zu persönlichen Treffen. Die aktive Beteiligung und Verbindlichkeit der Beteiligten ist digital erstaunlich hoch und erzielt gute Ergebnisse.

Häufig wird in Online-Meetings live ein Protokoll sichtbar mitgeschrieben. Clevere Moderator:innen holen sich hier Unterstützung ein. Als gemeinsam erarbeitetes Ergebnis des Meetings erreichen die Inhalte eine recht hohe Akzeptanz. Digitale Protokolle lassen sich im Nachgang auch viel schneller und einfacher verteilen, sodass die Energie des Meetings gleich in die Nachbereitung fließen kann. Insgesamt gehen digital auch weniger Besprechungsinhalte „verloren“. Engagement und Mitarbeit sind bei guter Moderation zum Teil sogar höher als in persönlichen Treffen, da moderne Tools neue Interaktionsmöglichkeiten bieten, wie z. B. Handzeichen und Notizfunktion, die auch bei Verständnisschwierigkeiten weiterhelfen.

Das sagen Verantwortliche 

Jan Lange, Projektleiter IT-Infrastruktur und Datenmanagement bei MACH erlebte die Spielzüge in den letzten digitalen Wochen in einem Großprojekt so: 

Zu Beginn seines Teilprojektes rund um Schnittstellen wurden diverse Besprechungen und auch die ersten Workshops vollständig remote organisiert und umgesetzt. „Durch die Nutzung eines virtuellen Whiteboards und der strukturiert durchgeführten Moderation, konnte der Workshop effektiv und effizient durchgeführt werden", ergänzt sein Kunde, Kevin Stieglitz, Referent im Informationstechnikzentrum Bund (ITZ Bund).

Viele Kunden gehen auch flächendeckend zur Remote-Zusammenarbeit über. Das berichtet z. B. Patricia Hirtz, Projektkoordinatorin, Fachhochschule Dortmund zur Corona-Situation in der Beratungszusammenarbeit:

„In kürzester Zeit haben wir uns gemeinsam den neuen Herausforderungen angepasst. Die Umsetzung von BI-Berichten, Anwenderunterstützung zu Jahresabschluss, Versionsupdate und Prozessmodellierung sowie viele andere Aktivitäten können wir remote durchführen.“ 

Markus Koenemann-Schultze, Abteilungsleiter Interne Revision bei der Ärzteversorgung Niedersachsen sieht positiv auf das Erreichte zurück: 

„So wie auch viele andere passen wir uns der aktuellen Lage an, indem wir unser Prozessmanagement-Projekt mit der MACH AG jetzt remote durchführen. Die ersten Workshops zur Prozesserhebung sind nicht nur technisch und organisatorisch gut gelaufen, sondern zeigten uns auch, dass das Projekt auch ohne persönliche Präsenz der MACH Berater:innen vor Ort weiterhin erfolgreich realisiert werden kann.“

Andreas Kolmar, Systemadministrator der Westfälischen Hochschule erkennt noch einen weiteren Nutzen:

„Für uns steht fest, dass die neue virtuelle Zusammenarbeit mit MACH in unserer Hochschule eine von den effizientesten Methoden darstellt. Anspruchsvolle Tätigkeiten wie die Datenbank-Umstellung von Informix auf SQL und zwei Datenintegrationsanpassungen wurden gut online gemeistert. Dabei haben wir sogar einige Kosten und Zeit gespart.“

Gut aufgestellt!

Vor dieser wachsenden Digitalkompetenz und dem tollen Engagement bei der Remote-Zusammenarbeit sieht MACH sich und seine Kunden für die nächsten Projektvorhaben gut aufgestellt.
Das Bewährte wird auch in der Zeit nach der COVID-19-Pandemie beibehalten – in einem gesunden Maß. Das heißt, auch ab und an persönliche Treffen zu realisieren, wo es besonders sinnvoll ist. Ganz getreu dem Leitgedanken von MACH: Digital denken – aber menschlich handeln.
MACH Mitarbeiter im Homeoffice
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Wirkungsvoll remote arbeiten. MACH hilft

Kolleg:innen, Mitarbeiter:innen und auch Sie erleben gerade eine ungewohnte Situation. Arbeit muss neu organisiert werden – und zwar schnell. Wir helfen mit Beratung, Technik und Methodik, damit das neue Miteinander zum Erfolg wird.