COVID-19 bringt viele Veränderungen des Arbeitsalltags mit sich. Die Spieler stellen sich neu auf, Spielregeln werden neu definiert. Das ist für viele Akteure in Behörden, öffentlichen Einrichtungen und Unternehmen neu und führt mitunter auch zu Herausforderungen. Vielfach sind genau diese gleichzeitig auch begeistert über die neue Qualität, die die virtuelle Zusammenarbeit mit sich bringt. So auch bei uns im Unternehmen und in unseren MACH Projekten.
Neue Abstimmungs- und Austauschmöglichkeiten
Die Bundesregierung hat für alle von uns vorgelegt: Videokonferenzen ermöglichen selbst in großen Runden koordinierte Abstimmungen. Die Vorteile: Alle schauen sozusagen auf denselben Ball, während das Teilen von Bildschirmen mit den Mitspieler:innen das gemeinsame Verständnis erhöht. Oft werden Bildschirme sogar wechselseitig geteilt.
Moderne Tools schaffen sogar bei Besprechungen mit bis zu 30 Personen die Voraussetzung, dass sich alle Teilnehmer:innen einbringen und auch Feedback geben können. Sicherlich erfordern die neuen Tools und Formate am Anfang etwas Übung, aber sobald Regeln für den Austausch definiert und erste Unsicherheiten in der Anwendung überwunden wurden, bieten Videokonferenzen und Online-Abstimmungen eine echte Alternative zu persönlichen Treffen. Die aktive Beteiligung und Verbindlichkeit der Beteiligten ist digital erstaunlich hoch und erzielt gute Ergebnisse.
Häufig wird in Online-Meetings live ein Protokoll sichtbar mitgeschrieben. Clevere Moderator:innen holen sich hier Unterstützung ein. Als gemeinsam erarbeitetes Ergebnis des Meetings erreichen die Inhalte eine recht hohe Akzeptanz. Digitale Protokolle lassen sich im Nachgang auch viel schneller und einfacher verteilen, sodass die Energie des Meetings gleich in die Nachbereitung fließen kann. Insgesamt gehen digital auch weniger Besprechungsinhalte „verloren“. Engagement und Mitarbeit sind bei guter Moderation zum Teil sogar höher als in persönlichen Treffen, da moderne Tools neue Interaktionsmöglichkeiten bieten, wie z. B. Handzeichen und Notizfunktion, die auch bei Verständnisschwierigkeiten weiterhelfen.
Das sagen Verantwortliche
Jan Lange, Projektleiter IT-Infrastruktur und Datenmanagement bei MACH erlebte die Spielzüge in den letzten digitalen Wochen in einem Großprojekt so:
Zu Beginn seines Teilprojektes rund um Schnittstellen wurden diverse Besprechungen und auch die ersten Workshops vollständig remote organisiert und umgesetzt. „Durch die Nutzung eines virtuellen Whiteboards und der strukturiert durchgeführten Moderation, konnte der Workshop effektiv und effizient durchgeführt werden", ergänzt sein Kunde, Kevin Stieglitz, Referent im Informationstechnikzentrum Bund (ITZBund).
