Mitarbeiter-Blog · 25.03.20

Covid-19: Chancen für die digitale Verwaltung

Die Corona-Krise stellt Bund, Länder und Kommunen vor große Herausforderungen. Die Pandemie verbannt auch die Mitarbeiter:innen der Verwaltungen ins Homeoffice. Neben vielen Fragen entstehen auch neue Chancen.

Wie funktioniert eine Verwaltung ohne Amtsstube und Amtszeiten? Kann ich meine Amtswege auch mittels Videokonferenz erledigen?

Viele Verwaltungsportale bieten heute schon die Möglichkeit zur Online-Terminvereinbarung und zum Teil werden sogar einzelne Verwaltungsleistungen bereits online angeboten. Allerdings müssen wir in Deutschland in den meisten Fällen häufig immer noch persönlich ein Amt aufsuchen. In Zeiten von Covid-19 wurden die Verwaltungsservices vielerorts eingestellt oder eine Terminvergabe wird erst für Juni oder später angezeigt.

Termine auf dem Amt?

Schwierig, wenn niemand da ist.

Was heute schon möglich ist

Ein Sprichwort sagt: „Wo ein Wille ist, da ist auch ein Weg!“ E-Akte, ERP, E-Rechnung, E-Beschaffung, E-Personal, … all dies ist schon heute mit entsprechenden Berechtigungen auch aus dem Homeoffice einer Verwaltung möglich. Könnte nicht auch ein Online-Termin mit dem entsprechenden Bürgerbüro gebucht und der Antrag per Videokonferenz erledigt werden? Selbst Unterschriften lassen sich heutzutage digital leisten. Rechtlich wird durch die eIDAS-Verordnung der EU längst der Einsatz von elektronischen Signaturen und Identitäten ermöglicht – und dies sogar grenzüberschreitend.

Es gibt allerdings in Deutschland, im Gegensatz zu anderen Staaten, nur wenige Formulare und Services, die diesbezüglich schon umgestellt wurden. Gleichzeitig rückt die Frist zur Umsetzung des Onlinezugangsgesetzes (OZG) immer näher, aber kaum eine Behörde hat die Herausforderungen in ihrer Gesamtheit schon im Griff. Insbesondere auf kommunaler Ebene müssen noch viele Hürden genommen werden.

Krisenkommunikation

Die Bürger:innen brauchen schnelle und klare Informationen über die aktuelle Lage. Auch hier ist online viel möglich.

In Dänemark, Estland oder Österreich kann ich heute eine Vielzahl von E-Government Services komplett ohne Medienbruch online erledigen. An-, Um- oder Abmeldung von Wohnsitz, Kfz, Kindergarten, Schule usw. – dafür braucht es eigentlich nur ein digitales Antragsformular mit elektronischer Signaturmöglichkeit, die Übermittlung elektronisch beglaubigter Dokumente, die elektronische Bezahlung der Gebühr und die elektronische Zustellung des vom Amt digital signierten Bescheides. Die Technologie ist in Deutschland ebenso verfügbar (Xidentity.eu, Briefbutler.de, Ausweisapp.bund.de, usw.) und das Rechtliche kann, wie die Corona-Erlässe der letzten Tage gezeigt haben, auch an einem Sonntag rasch beschlossen werden.

Wie funktioniert Demokratie in Zeiten von Corona?

Kaum noch Ausschüsse in den Parlamenten, Mindestabstand zwischen Politikern im Sitzungssaal und Tagesordnungen mit dem Allernötigsten per Telefonkonferenz - Realität in Europa unter Corona, außer in Estland, wo das Kabinett schon längst digital tagt und die Minister sich per Skype in die Sitzung zuschalten.

WebEx, MS Teams, Jitsi, Zoom, Google Meet – dieser Tage zeigt sich eine unglaublich unübersichtliche Zahl an Videokonferenzsystemen mit mehr oder weniger ausgereifter Usability und adäquater Berücksichtigung des Datenschutzes. Bei fast allen Aktivitäten ist der Einsatz von sicheren IT-Systemen oder Digitaltechnik jedoch eine unabdingbare Voraussetzung, um schnell agieren zu können und handlungsfähig zu bleiben. Das gilt natürlich, oder gerade insbesondere, auch für ein „Verwaltungs-Homeoffice“. Und jetzt habe ich noch nichts über die Herausforderungen und den Organisationsaufwand bei der Verlagerung des Unterrichts von der Schule ins eigene Heim gesagt.

„Wir können und müssen in diesen Zeiten mehr denn je Neues ausprobieren und Altes hinterfragen. Ich bin mir sicher, dass Covid-19 so am Ende sogar einen Boost für die digitale Verwaltung bewirken wird.“

Christian Rupp Chief Innovation Officer MACH AG und Joint Innovation Lab

Kann Verwaltung innovativ sein? Sie kann!

Doch die Corona-Krise zeigt nicht nur, wo wir noch nachbessern müssen, sie weckt auch neue Ideen und zeigt das mitunter noch schlummernde Potenzial der Digitalisierung. Vielerorts werden Initiativen ins Leben gerufen, die innovative Ideen bündeln und helfen, schnell gemeinsam Lösungen zu finden.

In Deutschland versammelten sich letztes Wochenende z. B. Zehntausende virtuell beim #WirVsVirus Hackathon, um an innovativen Lösungen zu arbeiten. Ich stand als Mentor sowie Juror zur Verfügung und konnte live erleben, wie viel Kreativität hier zur Schau gestellt wurde und hoffentlich in nachhaltige Lösungen umgesetzt wird.

Die Magistratsabteilung 01 der Stadt Wien entwickelte binnen weniger Tage eine App zur Überwachung der Heimquarantäne und täglichen Bekanntgabe des Gesundheitszustandes der Betroffenen. Mit einem einfachen Fragebogen entlastet die App „Home Care“ vor allem die Telefonleitungen des Gesundheitsservices der Stadt und bewirkt eine bessere Planbarkeit der Spitalskapazitäten. Auch der Chatbot der Stadt erklärt Corona und die Verhaltensregeln mehrsprachig und entspannt so die Hotlinewarteschlangen.

Wir können und müssen in diesen Zeiten mehr denn je Neues ausprobieren und Altes hinterfragen. Ich bin mir sicher, dass Covid-19 so am Ende sogar einen Boost für die digitale Verwaltung bewirken wird.

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