Im dritten und letzten Teil unserer E-Akte-Serie nimmt Jan-Hendrik Krause nach den Dokumenten und unseren ECM-Lösungen nun die Archivierung unter die Lupe.
Öffentliche Verwaltungen sind verpflichtet, ihr veraktetes Schriftgut nach Abschluss des zugehörigen Geschäftsvorfalls für eine bestimmte Zeit aufzubewahren, um das Verwaltungshandeln lückenlos zu dokumentieren. Die wohl bekannteste Frist ist „10 Jahre für Rechnungen“, deutlich längere Fristen kommen aber – je nach Geschäftsvorfall – ebenfalls vor.
Aufgrund des rasanten digitalen Wandels bedeutet „aufbewahren“ jedoch weit mehr als „nicht löschen”. Das Schriftgut muss in dieser Zeit lesbar, nutzbar, unverfälscht, vollständig und sicher aufbewahrt werden. Diese Liste von Adjektiven hat es in sich: Schließen die Sachbearbeiter:innen mit einem Geschäftsvorfall auch die zugehörige Akte bzw. den Vorgang ab, sorgt MACH E-Verwaltung für den Schreibschutz. Damit ist unverfälscht erledigt. Vollständig sind die Akten und Vorgänge hoffentlich von selbst, indem die Dokumente bereits im Rahmen der Veraktung am richtigen Platz landen. Für sicher sorgen Berechtigungs- und Datensicherungskonzept.
Knackiger wird es bei lesbar und nutzbar: Wer garantiert, dass man eine Excel-Datei in 50 Jahren lesen und die enthaltenen Formeln nutzen kann? Denkt man das weiter, könnte man sogar auf die Ideen kommen, Software und zugehörige Hardware in den Keller zu stellen und regelmäßig zu prüfen, ob sie noch funktionieren?
Auch wenn wir nicht wissen, ob heutige Office-Formate in 50 Jahren lesbar sein werden, können wir doch mit großer Wahrscheinlichkeit sagen, dass PDF-Dateien gelesen werden können. Noch besser ist das extra für diesen Zweck geschaffene Format PDF/A. Darum liefern wir ab Version 3.1 eine Erweiterung für den MACH Transformation Server aus, die eine Transformation nach PDF/A bereitstellt. Damit erzeugt MACH E-Verwaltung für gängige Office-Formate eine PDF/A Formatvariante. Hinzu kommen neue Funktionen innerhalb von MACH E-Verwaltung, mit denen unsere Kunden die Erstellung dieser Formatvarianten steuern können.
Aber auch das begegnet bei Weitem nicht allen Herausforderungen: Auch der beste Formatkonverter kommt nicht mit einer Word-Datei zurecht, in die eine Excel-Datei eingebettet ist, die wiederum zwei Word-Dateien beinhaltet, die dann noch …
Hier braucht es zusätzlich gute Beratung: Organisatorische Regelungen müssen die Sachbearbeiter:innen bereits beim Bearbeiten der Geschäftsvorfälle anleiten, was in welcher Form veraktet werden darf und worauf zu achten ist.
Die Fachsprache unterscheidet aktives und passives Schriftgut: Aktiv ist Schriftgut dann, wenn es sich aktuell in Bearbeitung befindet. Hier ist viel Bewegung, die Akten nehmen neue Dokumente auf und neue Versionen dieser Dokumente entstehen. Mit Abschluss von Akte oder Vorgang wird das Schriftgut passiv. Danach geschehen nur noch lesende Zugriffe und die „Transferfrist“ läuft (typischerweise einige Monate). Am Ende dieser Zeit geht man davon aus, dass lesende Zugriffe nur noch sehr selten vorkommen.
Stellt man sich das Verhältnis von aktivem zu passivem Schriftgut über den Lauf der Jahre vor, erkennt man schnell, dass die Menge an aktivem Schriftgut halbwegs konstant bleibt, während der passive Anteil immer größer wird. Das Modul E-Archiv beinhaltet Funktionen, um aktives und passives Schriftgut physikalisch zu trennen, damit die Systemadministration nur für das aktive Schriftgut sehr schnellen Zugriff gewährleisten muss und auch die Datensicherung getrennt aufgesetzt werden kann.
Die E-Akte ist der zentrale Baustein der elektronischen Verwaltung, das Modul E-Archiv ergänzt um Funktionen für die Trennung von aktivem und passivem Schriftgut und die sachgerechte Konvertierung nach PDF/A. Schon jetzt setzen viele Verwaltungen auf die MACH E-Akte, um ihre Arbeit einfacher, nutzerfreundlicher und effizienter zu gestalten.
