Personalarbeit in bewegten Zeiten

Vor fast genau einem Jahr hat Karsten Kneese aus unserem Marketing im Blog darüber berichtet, wie sich die ganze Firma schnell und unkompliziert an die Corona-Situation angepasst und die Arbeit ins Homeoffice verlagert hat. Seitdem ist viel passiert – insbesondere in Bezug auf die Personalarbeit und das neue Miteinander der Kolleg:innen. Patricia Funke, Personalreferentin bei MACH, wirft im Interview einen ehrlichen Blick zurück und nach vorn.

Karsten: Patricia, vielen Dank, dass du dir die Zeit für dieses Interview nimmst. Bitte verrate unseren Leser:innen doch kurz, wer du bist und was du bei MACH machst.

Patricia: Hallo zusammen, ich bin Patricia, 31 Jahre alt und seit knapp 4 Jahren für die MACH AG im Personalmanagement tätig. Hier bin ich hauptsächlich für die Betreuung unserer Mitarbeiter:innen und unser Recruiting verantwortlich. Somit war ich dabei, als wir uns ab Sommer 2017 binnen zwei Jahren personell verdoppelt haben und viele neue MACHer:innen bei uns begrüßen durften. Ebenso habe ich in den vergangenen 1,5 Jahren miterlebt, wie komplex und verzwickt manche Großprojekte verlaufen können. Und Corona hatte auch niemand wirklich auf dem Schirm.

Karsten: Ja, das letzte Jahr war ganz schön schräg. Wie hat sich deine Arbeit im Personalmanagement in dieser Zeit verändert?

Patricia: Nach dem schnellen Personalwachstum folgte ab Mitte 2019 erstmal eine Zeit des Sortierens. Von Ruhe konnte nicht die Rede sein, denn unsere Großprojekte forderten nahezu alle Bereiche heraus und ließen uns nicht selten über uns hinauswachsen. Es heißt ja oft „Man bekommt immer genau so viele Herausforderungen, wie man tragen kann“.

2020 hatten wir plötzlich einen weiteren Punkt auf unserer Agenda – die möglichst reibungslose Organisation unserer Abläufe im Rahmen der Covid-19-Pandemie. Rückblickend, und gegenwärtig, bin ich sehr dankbar und auch ein wenig stolz, dass wir vieles so gut gemeistert haben – schließlich war die Pandemie auch für unser Unternehmen ein absolutes Debüt.

Karsten: Wie lautet deine persönliche Zwischenbilanz?

Patricia: Der persönliche Kontakt ist natürlich durch nichts zu ersetzen, doch ich habe auch viele Vorteile in der Corona-Pandemie kennengelernt. Zum Beispiel führten wir im Personal Remote-Interviews ein, die noch schneller und einfacher zu organisieren waren. Unsere Teammeetings fanden fortan entspannt aus den eigenen 4 Wänden statt. Und auch der Austausch mit den Mitarbeiter:innen über unseren digitalen Kanäle funktionierte sehr gut. Die Freude, wenn man dann nach langer Zeit eine:n Kolleg:in im Büro trifft, ist heute noch größer als vor einem Jahr.

Vieles, was vorher selbstverständlich war, hat für mich heute einen neuen Wert. Und manche Dinge, an denen wir schon länger arbeiteten, wie zum Beispiel die Ermöglichung von Homeoffice-Arbeit für alle und die weitere Digitalisierung von Abläufen und Bescheinigungen, haben durch die Krise ordentlich Rückenwind erhalten.

Karsten: Was war besonders herausfordernd aus deiner Sicht?

Patricia: Thematisch forderten die teilweise sehr unterschiedlichen Handhabungen der Bundesländer viel Organisationstalent von uns – Stichwort „Passierschein“,  um von einem zum anderen Standort zu pendeln oder zum Kunden zu fahren. Hier haben wir mit der Zeit viel Know-how aufgebaut und konnten zeigen, dass es uns gelingt, uns immer wieder neuen Bedingungen anzupassen.

Ich freue mich schon auf den Tag, an dem wir frei von Auflagen bestimmen können, welche Dinge wir in unsere neue Arbeitswelt adaptieren wollen und welche wir ab sofort noch mehr schätzen und etablieren werden.

Karsten: Ihr habt für alle Kolleg:innen schnell und unkompliziert ganz viele verschiedene Unterstützungsangebote auf die Beine gestellt. Kannst du darüber noch ein bisschen mehr erzählen?

Patricia: Sehr gern. Eines meiner Lieblingsthemen!

Unsere Kooperationspartner reagierten sehr schnell und so konnten unsere Kolleg:innen direkt von vielen Online-Programmen und -lösungen profitieren. Unsere Gesundheitsangebote wurden weitestgehend digitalisiert und wer mochte, konnte sich sein Fitness-Studio einfach direkt nach Hause holen. Auch auf unseren eigens eingerichteten Corona-Kanälen in Slack und Confluence gab es regen Austausch und Tipps zur Freizeitgestaltung: von kostenlosen Hörbüchern über digitale Weiterbildungen bis zu Bastel- und Spieltipps.

Karsten: Bei MACH arbeiten viele Eltern mit Kindern, die in Zeiten des Lockdowns eine besondere Doppelbelastung erlebten – wie habt ihr hier unterstützt?

Patricia: Ja, die Schließung von Kitas und Schulen war und ist wirklich eine besondere Belastung für unsere Mitarbeiter:innen mit Kindern. Hier haben wir diverse Möglichkeiten der virtuellen Kinderbetreuung angeboten, die besonders dankend angenommen wurden. Zudem haben wir unsere Flexibilität bei der Arbeitszeitgestaltung nochmals ausgedehnt, sodass mit kurzer Vorlaufzeit die Mitarbeiter:innen ihre Arbeitszeit reduzieren oder extra freie Tage neben den gesetzlichen Corona-Kinderkrankentagen nehmen konnten. Da die Lösungen aber so individuell sind, wie die Herausforderungen selbst, haben wir viel Freiraum zur Gestaltung zwischen Führungskräften und unseren Mitarbeiter:innen gegeben.

Karsten: Für Führungskräfte bedeutete die Corona-Pandemie und damit der Umzug ins Homeoffice ebenfalls viele Veränderungen. Ich weiß, dass ihr auch diesen Wandel begleitet habt – was genau waren hier die Maßnahmen?

Patricia: Damit wiederum unsere Führungskräfte bei all den zusätzliche Themen und Herausforderungen ebenfalls gut gerüstet durch diese Zeit gehen, gab es besondere Remote-Formate wie zum Beispiel unsere Coachingwerkstätten zum Thema Führung auf Distanz sowie ein Leadership-Kit in herausfordernden Zeiten. Die Plätze waren alle sofort ausgebucht.

Karsten: Die Corona-Krise ist auch nicht ganz spurlos an MACH vorbeigegangen. Unser Vorstand Rolf hat neulich im Blog geschrieben: „Die Wichtigkeit und die Vorteile der Digitalisierung wurden durch die Corona-Pandemie in vielen öffentlichen Einrichtungen erkannt – ein Digitalisierungsschub, der bis in den Kern der Verwaltung reicht, lässt jedoch noch auf sich warten.“ Nach einem stetigen Wachstum in den letzten Jahren mussten wir uns schweren Herzens Ende 2020 von einigen Kolleg:innen trennen. Das war sicher auch für euer Team eine herausfordernde Situation, oder?

Patricia: Ja, das war natürlich keine schöne Erfahrung – gerne hätten wir uns eine andere Lösung gewünscht. Denn unsere Kolleg:innen machen am Ende schließlich unser Unternehmen aus – und jede:r Einzelne:r hat in der Vergangenheit wertvolle Arbeit geleistet. Wirtschaftlich war 2020 aber für unser Unternehmen wirklich kein leichtes Jahr, sodass wir auf Projektverzögerungen und -verschiebungen und damit ausbleibende Zahlungen am Ende mit Personalfreisetzungen reagieren mussten. Ich bedaure es sehr, dass nicht allen Kolleg:innen eine Zukunftsperspektive bei MACH angeboten werden konnte.

Karsten: Einige (ehemalige) Kolleg:innen machen sich auf Kununu Luft. Wie gehst du mit der dort geäußerten Kritik um?

Patricia: Ich finde es wichtig, dass es einen Raum gibt, in dem erst einmal alle Gefühle erlaubt sind – Wut, Trauer, Ärger gehören nun mal zum Leben dazu. Wir nehmen jede Stimme ernst, denn so erfahren wir mehr darüber, was unser:e Mitarbeiter:in individuell wahrgenommen hat. Gleichzeitig ist es oftmals eine Momentaufnahme und in emotionalen Phasen neigen wir, mal Hand aufs Herz, auch oft dazu, Dinge sehr einseitig zu betrachten. Da kostet es schon einiges an Energie, sich auch an die positiven Dinge zu erinnern bzw. diese zu wertschätzen. Gleichzeitig fehlt manchmal das Bewusstsein, dass jede:r bei MACH viel Gestaltungspielraum hat, auch selbst etwas zu verändern.

Karsten: Und was antwortest du auf die kritischen Stimmen?

Patricia: Statt in Problemen zu verharren, versuche ich nach vorne zu blicken und motiviere dazu,  gemeinsam über Lösungen nachzudenken. Mit meinen Antworten auf Kununu möchte ich wieder Hoffnung säen und an die Power und Eigenverantwortung erinnern, die jede:r hat. Am Ende sind dem aber natürlich auch Grenzen gesetzt. So kann ich lediglich dazu ermuntern, unsere Angebote zu nutzen.

Karsten: Der oben erwähnte Digitalisierungsschub der öffentlichen Verwaltung wird kommen, daran besteht kein Zweifel. Wie bereitet ihr euch darauf vor, vielleicht auch schon bald wieder viele neue Kolleg:innen einzustellen?

Patricia: Wir haben durch unser starkes Wachstum in den letzten Jahren viel Know-how aufgebaut und die passenden Strukturen geschaffen, um schnell reagieren zu können. Wir sind sehr gut mit den Fachabteilungen und dem Marketing vernetzt und können in kurzer Zeit gezielte Recruitingkampagnen starten. Unsere Arbeitgebermarke hat vielleicht ein klein wenig Strahlkraft verloren, aber ich glaube fest an unsere Stärken und freue mich, mit frischem Wind und gemeinsam mit bekannten und neuen Gesichtern gestärkter und weiser in eine neue MACH-Ära zu starten.

Karsten: Das ist doch ein schöner Abschluss für dieses Interview. Vielen Dank für die Ein- und Ausblicke.

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