Digital und mobil: Gestärkt aus der Pandemie

Erkenntnisse umsetzen. Interne Prozesse digitalisieren. 

Rolf Sahre, Vorstandsvorsitzender der MACH AG, sieht mit Blick auf das letzte Jahr Fortschritte aber auch noch großen Nachholbedarf bei der Digitalisierung in den Verwaltungen: „Die Wichtigkeit und die Vorteile der Digitalisierung wurden durch die Corona-Pandemie in vielen öffentlichen Einrichtungen erkannt – ein Digitalisierungsschub, der bis in den Kern der Verwaltung reicht, lässt jedoch noch auf sich warten.“

Die Gründe dafür sind bekannt: In der Studie „Verwaltung in Krisenzeiten“ der Next:Public Beratungsagentur verdeutlichte die Hertie School of Governance z. B., dass öffentliche Einrichtungen im letzten Jahr vor allem mit der Aufrechterhaltung ihrer Leistungsfähigkeit unter Pandemie-Bedingungen sowie der Neuorganisation von Arbeit aus dem Homeoffice beschäftigt waren. „Mit den Erkenntnissen aus der Pandemie gilt es jetzt, die Digitalisierung der internen Verwaltungsprozesse mit höchster Priorität umzusetzen“, betont Rolf Sahre.

2020 hat gezeigt, dass Behörden, die in der Corona-Pandemie bereits auf digitale Workflows, z. B. bei der Rechnungsbearbeitung setzten, wesentlich besser aufgestellt waren als Einrichtungen, deren Prozesse noch immer papierbasiert liefen. Nach der Einführung der E-Rechnung begannen viele Verwaltungen mit den Vorkehrungen zur Umsetzung eines ganzheitlichen digitalen Beschaffungs- und Rechnungsworkflows bis hin zur Automatisierung standardisierter Prozesse als optionale Ausbaustufe. „Rückblickend ist es uns 2020 trotz aller Herausforderungen und Einschränkungen durch die Corona-Pandemie gemeinsam mit unseren Kunden und Partnern gelungen, die Digitalisierung und Modernisierung der Verwaltung weiter voranzutreiben“, erläutert Dr. Per Hedde, Geschäftsfeldleiter bei MACH.

In Krisenzeiten leistungsfähig. In Zukunft mobil.

Die neue Situation führte dem öffentlichen Sektor im letzten Jahr auch vor Augen, dass Prozesse und Softwarelösungen noch nicht ausreichend auf das Arbeiten aus der Ferne ausgerichtet waren. Es fehlte häufig an Anwendungen, die dezentrale Zugriffe unkompliziert ermöglichen, damit Verwaltungssoftware auch von unterwegs oder aus dem Homeoffice bedient werden kann. Für Anwendungsfälle wie diese entwickelt MACH Selfservices. Sie verschaffen über eine benutzerfreundliche und barrierefreie Oberfläche einen mobilen sowie selbsterklärenden Zugang zu ausgewählten Funktionalitäten des ERP-Systems.

„Mit den Selfservices können Verwaltungsmitarbeiter:innen dezentrale Aufgaben, wie die Prüfung von Rechnungen oder den Urlaubsantrag einfach, schnell und unkompliziert erledigen. Der Einbezug dieser Gelegenheitsnutzer:innen wird die Mitarbeiter:innen in den Verwaltungen insgesamt deutlich entlasten. Mit den MACH Selfservices bleiben Verwaltungen nicht nur in Krisenzeiten leistungsfähig, sondern folgen dem Trend zum dezentralen bzw. mobilen Arbeiten über die Pandemie hinaus“, erläutert Stefan Mensching, Technologie-Vorstand bei MACH.

Dezentral arbeiten. Einfach und unkompliziert. 

Ein Vorreiter des dezentralen Arbeitens ist bereits heute die Heinrich-Heine-Universität Düsseldorf. Die Hochschule bindet ihre Personalverantwortlichen mit dem Selfservice Personalkostenhochrechnung in die Ressourcenplanung ein. „Die Entscheider können nun intuitiv, mit nur wenigen Klicks, verschiedene Szenarien dezentral simulieren und gewinnen so Transparenz über die finanziellen Auswirkungen von Besetzungsentscheidungen", sagt Nicole Arntzen, MACH Koordinatorin an der Heinrich-Heine-Universität. In Kürze steht MACH Kunden zusätzlich der neue Selfservice MACH live! meineRechnung zur Verfügung. Dem folgen die Selfservices Reise, Zeitwirtschaft und Beschaffung.

Neben der Entwicklung weiterer Selfservices für das Personalwesen fokussierte MACH im letzten Jahr die vollständige Integration von Personalabrechnung, Personalmanagement und Zeitwirtschaft. Pünktlich zum Jahresanfang 2021 gingen die Geisteswissenschaftlichen Zentren Berlin (GWZ) mit MACH Personal produktiv und lösten damit Sage erfolgreich ab. Die GWZ stellt nun den Prozess von der Einstellung über die Gehaltsermittlung und Verbuchung bis hin zur Auszahlung vollständig in einem integrierten System dar.

„Die Arbeit aus dem Homeoffice, der demografische Wandel und das EuGH-Urteil zur Zeiterfassung sind Katalysatoren für die Digitalisierung und Modernisierung der Personalarbeit. Wir unterstützen öffentliche Verwaltungen in diesem Bereich u. a. durch die Integration der positiven Zeitwirtschaft und die Umstellung auf digitale Personalakten“, erläutert Melanie Freimut, Managerin des Geschäftsfelds Personal bei MACH. 

Daten besser auswerten. Prozesse automatisieren.

„Die Erfahrungen des letzten Jahres bestätigen uns, den Fokus auf unser Kerngeschäft 2021 zu intensivieren. Wir werden öffentliche Einrichtungen noch stärker bei der Digitalisierung, Modernisierung und Automatisierung ihrer Verwaltungsprozesse begleiten und sie dabei unterstützen, ihre Entscheidungen noch wirksamer datenbasiert treffen zu können“, sagt Dr. Per Hedde. Dies zeigt sich konkret u. a. in der zunehmenden Umsetzung von Enterprise Data Warehouse Projekten. So erarbeiten die Expert:innen von MACH aktuell beispielsweise mit dem Landesbetrieb Wald und Holz in Nordrhein-Westfalen praktische und handhabbare Konzepte und Lösungen, die dafür sorgen, dass auch komplexe Daten in Zukunft zügig konsolidiert und performant ausgewertet werden können.

Zudem wird MACH 2021 mit den MACH Business Solutions im Kontext der E-Verwaltung vorkonfigurierte Lösungspakete rund um die Themen Projektakte, Vertragsmanagement und Personalakte anbieten. Ein erster Fokus bei der Entwicklung der Lösung liegt dabei auf dem Lehr- und Forschungsbereich, in dem es bereits Kooperationen mit drei Hochschulen aus Nordrhein-Westfalen gibt. Mit der neuen Lösung MACH live! smartDecision treibt MACH das Thema Prozessautomatisierung in diesem Jahr weiter voran. MACH Kunden haben damit künftig die Möglichkeit, wiederkehrende Entscheidungen in einem eigenen Regelwerk zu definieren und darüber den Ablauf ihrer Geschäftsprozesse automatisiert steuern zu lassen.

Virtuell zusammenarbeiten. Auch nach Corona.

Insgesamt blicken Vorstand und Geschäftsfeldleitung vorsichtig optimistisch in das bevorstehende Jahr: „Wir können heute mit einem Großteil unserer Kunden remote zusammenarbeiten, was die Fortsetzung unserer Projekte auch in Pandemiezeiten ermöglicht“, sagt Tobias Adam, Geschäftsfeldleiter bei MACH. Ein Beispiel ist das OZG-Beratungsprojekt mit dem Bayerischen Staatsministerium für Digitales: MACH startete die Zusammenarbeit mit dem Ministerium aus der Ferne und begleitet es bis heute vor allem virtuell.

„Zu Jahresbeginn 2020 hat das Bayerische Staatsministerium für Digitales die MACH AG mit der strategischen Begleitung der OZG-Umsetzung beauftragt. Trotz der schwierigen Umstände in Zeiten der Corona-Pandemie konnte gemeinsam die wichtige Basisarbeit für die OZG-Umsetzung in Bayern geschaffen werden“, berichtet Dr. Vanessa Greger, Referatsleiterin Onlinezugangsgesetz, Portalverbund, Identitätsmanagement im Bayerischen Staatsministerium für Digitales. „Neben einem Anforderungsmanagement wurden ein Kommunikationskonzept erstellt und ein Wissensmanagement aufgebaut. Diese Bausteine sind wesentlich in der erfolgreichen Zusammenarbeit im Freistaat Bayern. Die MACH AG hat bewiesen, dass sie auch in schwierigen Zeiten als kompetenter Dienstleister fungiert und uns bei der Koordinierung der OZG-Umsetzung unterstützt“, so Dr. Greger weiter.

Tobias Adam, sieht auch über die Pandemie hinaus Vorteile der virtuellen Projektarbeit: „Höhere Flexibilität, Effizienz und sinkende Reiseaufwände sowie CO2-Emissionen – die Vorzüge der Remote-Zusammenarbeit sind in vielen Situationen deutlich geworden und werden bleiben. Die aufgebaute Infrastruktur, die angepassten Arbeitsweisen und die stark gestiegene Akzeptanz können einfach weiter genutzt werden. Wir setzen daher dauerhaft auf den Ausbau der Remote-Zusammenarbeit mit unseren Kunden.“