Verwaltung macht Zukunft

Verwaltung digitalisieren – Vision oder Wirklichkeit?

14:20 28.06.2018

Thorben Ehlers, Vertriebsleiter E-Verwaltung und Dokumentenmanagement, MACH AG

Die digitalisierte Verwaltung wird immer häufiger als Ziel angepriesen, das es möglichst schnell zu erreichen gilt. Doch bei allem Gutheißen der Digitalisierung frage ich mich, wie sich dieses verfolgen lässt, um für alle Beteiligten einen größtmöglichen, positiven Effekt zu erzielen. Ist es überhaupt der richtige Weg, zukünftig alles digital, modern und elektronisch in der Verwaltung zu erledigen, damit es besser läuft? Oder ist das eher eine Frage, die man sich kritisch stellen muss? Dabei sollten wir uns auch einmal überlegen, inwiefern wir durch den Einsatz elektronischer Medien bisher etwas gewonnen haben.

 

 

Demografischer Wandel & Co – das fordert die Verwaltung

Die E-Government-Gesetzgebung sowie verschiedene Vorgaben aus EU-, Bundes- und Landesgesetzen, die entsprechend ratifiziert wurden – wenn wir uns aktuell umschauen, sehen wir auf die Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter der öffentlichen Verwaltung eine ganze Menge einprasseln. Es ist nicht so, dass die Verwaltung gerade nur ein Projekt vor sich hat, tatsächlich ist es eine große Zahl an Herausforderungen, die mächtig beschäftigt. Zum Beispiel der demografische Wandel: Bei keiner der Einrichtungen, mit denen ich momentan spreche, nehme ich folgende Aussage wahr: Wir haben eine Flut neuer Mitarbeiter eingestellt und wir wissen nicht, wie wir sie beschäftigen sollen.

Kommen wir zum Thema Digitalisierung: Viel wird derzeit über elektronische Verfahren und dezentrales, mobiles Arbeiten gesprochen. Gleichzeitig fehlt es vielen Stellen an Ausbildung und Fortbildung. Die Frage ist doch, wie man überhaupt diese modernen Medien und Portalzugänge wirklich effizient nutzt. Denn, was bringt ein Portalzugang, bei dem man zwar einen Antrag erhält, am Ende aber doch auf den Knopf drücken muss, um alles auszudrucken. Aus meiner Sicht haben wir damit wenig gewonnen.

Ein weiterer Punkt ist das Thema Dokumentenmanagement: Wenn wir in die öffentlichen Einrichtungen schauen, werden wir eine zentrale Akte, die alle Informationen beinhaltet, lange suchen. Häufig ist es doch eher so, dass Informationen an verschiedenen Orten gespeichert oder zum Teil eben nach wie vor physisch abgelegt werden. Manchmal erfolgt die Ablage einfach im E-Mail-Postfach, oder in der Papierakte, gerne auch auf Netzwerklaufwerken, oder die Informationen sind in der Hauspost unterwegs – kurz gesagt: ein buntes Gemisch an Ablageorten und teilweise große Unklarheit, wo sich gewisse Informationen finden lassen.

Und schließlich reden alle davon, Prozesse zu digitalisieren und zu optimieren. Doch was bringt die Digitalisierung, wenn der bestehende Prozess unverändert digital abgebildet wird? Dann wurde der Prozess aus der Papierwelt zwar digitalisiert, besser ist er dadurch aber nicht geworden. Die Digitalisierung bringt uns hier also nicht wirklich voran.

Wenn man sich die Themen alle einmal anschaut, haben diese mit dem eigentlichen Auftrag der Verwaltungen nicht viel zu tun. Öffentliche Einrichtungen sollen doch für Bürger und Wirtschaft Leistungen erbringen und in ihrem Sinne Verwaltungshandeln realisieren. Ihre Kernaufgabe ist es nicht, Prozesse zu optimieren oder für deren Digitalisierung zu sorgen.

Also doch lieber Papier?

Sollten wir also lieber weiter alles auf Papier machen, anstatt zu digitalisieren? War doch super, sagen Sie vielleicht. Da hatte jeder seine Akte und immer alles dabei. Man konnte durchblättern, markieren etc. – mit Papier konnte man so arbeiten, wie es grade in diesem Moment zur Situation passte. Für alle Vorfälle auf Ihrem Tisch konnten Sie entscheiden, welchem Kollegen Sie die Akte weitergeben.

Bei der Digitalisierung gibt es hingegen manchmal starre Prozesse. Da wird gelegentlich ein Leuchtturmprojekt aufgesetzt, das einen Prozess abbildet, der alles andere als agil oder individuell gestaltbar ist. Deswegen sind wir fest davon überzeugt, dass Digitalisierung an sich nicht das Ziel sein kann. Wir machen das alles doch nicht nur, um am Ende „digitalisiert“ zu sein. Das wäre so, als wenn wir uns ins Auto setzen und irgendwohin fahren, nur um das Auto zu fahren. Nein, wir wollen ein Ziel erreichen! Und das Ziel der Digitalisierung ist nicht die Digitalisierung. Das Ziel der E-Akte ist nicht die E-Akte, sondern eine Erweiterung, eine Verschlankung und eine Optimierung der täglichen Verwaltungsarbeit.

Und deswegen sollten Sie sich die Frage stellen, welches Ziel Sie als Kommune, als Landes- oder Bundeseinrichtung bzw. als Hochschule tatsächlich mit der Digitalisierung verfolgen. Wenn Sie aufgrund der Verpflichtung zur Einführung der E-Akte bis 2020 gemäß des E-Government-Gesetzes digitalisieren, kann man eigentlich nicht von der E-Akte als einziges Ziel sprechen. In Zeiten, in denen ein demografischer Wandel zu verzeichnen ist und in denen in der Verwaltung zunehmend weniger Mitarbeiter arbeiten, bringt die Einführung der E-Akte alleine noch nicht viel – außer, dass damit vielleicht der Rücken geschont wird, weil nicht mehr so viele Akten durch die Gegend getragen werden müssen. Schließlich ist der bestehende Prozess mitunter für bis zu 30 Prozent mehr Mitarbeiter ausgelegt – das ändert sich auch nicht, wenn man den Prozess digitalisiert, ohne ihn vorher zu optimieren.

Spannend wird es, wenn das Ziel bzw. die aktuelle Problemstellung, die aus dem E-Government-Gesetz bedient werden kann, im Vordergrund steht. Politik, Wirtschaft und Gesellschaft fordern mehr Digitalisierung, also Transparenz. Im Alltag konnte ich dies zuletzt im Rahmen meines Umzugs nach Berlin erleben. Warum man bei manchen Ämtern einen Termin online, bei den anderen jedoch nur telefonisch vereinbaren kann und dann bei allen persönlich erscheinen muss, um Dinge, die rein nach Aktenlage entschieden werden könnten, zu erledigen, erschließt sich mir nicht – das ist eine Frage, mit der man sich beschäftigen kann. Hier ist die Zielbetrachtung spannend, um zu schauen, an welcher Stelle durch Digitalisierung wirklich etwas gewonnen werden kann.

 

 

E-Akte: eine große Chance für die öffentliche Verwaltung

Die Einführung der E-Akte stellt letztendlich eine riesige Chance dar. Laut Ansicht von Meinungsführern der Verwaltung wird damit die größte Veränderung im öffentlichen Bereich seit der Einführung von EDV-Lösungen verbunden sein. Die E-Akte ermöglicht, elektronisch und ortsunabhängig Akten zu verwalten, damit mehrere Personen gleichzeitig an den Akten arbeiten können. Gleichzeitig lassen sich einzelne Punkte elektronisch prüfen.

Mein Lieblingsbeispiel ist der Anwohnerparkausweis, denn hier wird tatsächlich eine Entscheidung getroffen. Es wird geprüft, ob der Antragsteller Anwohner ist, ob er dort wohnt und ob er ein Recht auf den Anwohnerparkausweis hat. Wenn ja, dann erhält er einen Ausweis. Ein wirklich komplexes Verwaltungshandeln ist hier nicht erforderlich. Digitalisiert man solche Prozesse, werden Freiräume für Prozesse und Verwaltungsvorgänge gewonnen, die deutlich komplexer sind. Z. B. wenn eine genaue Prüfung notwendig ist und sich dadurch die Qualität des Verwaltungshandelns gegenüber Bürger und Wirtschaft steigert.

Deswegen verfolgen wir den Ansatz, die Verwaltung einfach sinnvoll zu digitalisieren. Das heißt, es gilt, zu überlegen, an welcher Stelle Digitalisierung wirkliche Mehrwerte schafft. Sicher nicht bei dem Verfahren, das zwei- bis drei Mal im Jahr durchgeführt wird – hier lohnt der Invest nicht. Denn häufig ist die Erhebung, Optimierung und Implementierung von digitalen Prozessen ein erheblicher initialer Aufwand, der sich hier nicht auszahlen würde.

Viel eher sollten die Massenprozesse im Fokus stehen – das sind die Prozesse, die massenhaft eine Verwaltung durchlaufen. Medienbrüche kommen hier an der einen oder anderen Stelle vor. Das geht allein schon damit los, dass Akten oft hinterher telefoniert wird.

Das Beste aus der Digitalisierung machen

Ich warne davor, zu sagen, dass wir Papier komplett abschaffen werden. Und gleichzeitig bietet Digitalisierung die Chance, genau die angesprochenen Prozesse sauber zu optimieren und durch die E-Akte Verwaltungsarbeit hochwertiger und intuitiver zu gestalten.

Wenn wir als Beispiel die Bauakte nehmen, da existieren Baupläne normalerweise in A0 oder noch größer. Auf der Baustelle hat der Sachbearbeiter durch große Pläne und sonstige Unterlagen mitunter einen ganzen Koffer mit Dokumenten dabei. Doch was wirklich wichtig ist, wird gar nicht sichtbar. Denn der Sachbearbeiter bräuchte, um wirklich ein komplettes Bild zu haben, ein 3D-Modell des Objektes, das später auf diesem Grundstück stehen soll.

Hier stellt sich auch wieder die Frage, wie können Technologien sinnvoll genutzt werden? Nur die Namen Künstliche Intelligenz (KI), Augmented Reality (AR) oder Blockchain irgendwo in die Lösung einzubauen, macht keinen Sinn. Denkbar wäre aber ein AR-Szenario, in dem der Sachbearbeiter mit seinem Smartphone den Bauplan scannt und schließlich ein 3D-Modell mit dem Grundstück dahinter sieht. Er sieht also sein Grundstück in live und das 3D-Modell für den geplanten Bau. Durch diese Visualisierung kann sich jeder das zukünftige Gebäude vorstellen. Auch mögliche Risiken in Bezug zu angrenzenden Grundstücken o. ä. werden sichtbar. Im Großen und Ganzen eine sinnvolle Ergänzung durch Technologie. Wenn es um eine KFZ-Anmeldung geht, macht es wiederum nicht so viel Sinn, dass der Mitarbeiter der Anmeldestelle gleichzeitig meinen Golf in 3D ansehen kann.

Sinnvoll modernisieren heißt auch die Mitarbeiter der öffentlichen Verwaltung mitzunehmen und eben nicht durch irgendwelche Leuchtturmprojekte einen Verwaltungsvorgang herauszustellen, diesen besonders zu puschen und dann gleichzeitig 90 Prozent der Einrichtung und der Verwaltung erst einmal hintenanzustellen. Es lohnt sich, zu schauen, wie Digitalisierung und Modernisierung über eine Organisation hinaus wirken. Zudem schauen wir bei MACH, wie wir die Mitarbeiter und die Führungskräfte mitnehmen.

Die beste Digitalisierung bringt nichts, wenn die Mitarbeiter weiterhin am liebsten alles ausdrucken. Das heißt, die Arbeit darf durch Digitalisierung nicht verschlimmbessert werden. Wenn wir das auf die Papierakten in der Verwaltung beziehen: Was lieben wir alle daran? Man kann eine Akte durchblättern, man kann Markierungen vornehmen - das sind die Dinge, die wir seit der Schule lieben gelernt haben. Und jetzt kommt plötzlich die digitale Akte, bei der jedes Dokument einzeln geöffnet werden muss. Jedes Mal wartet man ab, bis Word oder der PDF-Reader gestartet wurden.

Schön wäre doch eine elektronische Lösung, die das Beste aus Digital- und Papierwelt verbindet. Bei MACH verfolgen wir exakt diesen Ansatz mit unserer E-Aktenlösung. So bietet die MACH E-Akte z. B. eine eingebettete Vorschau und bildet klassische Papierfunktionalitäten elektronisch ab.

Verwaltung sinnvoll digitalisieren

Ziel sollte letztendlich sein, mit der Digitalisierung tatsächlich Prozesse zu optimieren, um am Ende z. B. dem demografischen Wandel zu begegnen und bessere Leistungen für Wirtschaft, Bürger und Politik zu liefern. Wenn wir dann noch schaffen, die Digitalisierung haptisch zu machen und die tägliche User Experience so zu gestalten, dass jeder Spaß bei der Arbeit hat, dann haben wir viel gewonnen.

Das ist dann ein Ansatz, bei dem wir von einer modernen und angemessenen Verwaltungsmodernisierung sprechen und nicht von einer Verschlimmbesserung mit dem Ziel, ein Gesetz der E-Aktenführung umzusetzen. Wenn Verwaltungen das als einziges Ziel haben, kann Geld deutlich besser investiert werden, als einfach ein Stück Software zu kaufen. Als erstes gilt es also, zu überlegen, wo Digitalisierung Sinn macht und nicht, welche Software angeschafft werden soll. Dafür gibt es dann erfahrene Partner, mit denen man gemeinsam schaut, dass alle mitgenommen werden und digitale Verwaltung am Ende auch sinnvoll ist.

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