Die E-Rechnung im Wandel der Zeit

Wir nehmen Sie mit auf eine Zeitreise

Heute möchten wir Sie auf eine kleine Zeitreise mitnehmen. Eine Reise, auf der wir bis heute wichtige Meilensteine der Digitalisierung in der öffentlichen Verwaltung erreicht haben. Dabei wollen wir uns auf dem Erreichten keinesfalls ausruhen, sondern auch nach vorne schauen. Doch zunächst zu uns. Wir, das sind Stefan Deterling, Produktmanager für ECM und E-Rechnung sowie Jonas Edler, Senior-Vertriebsberater und Produktexperte für E-Rechnung und Selfservices bei der MACH AG. Nun heißt es anschnallen, zurücklehnen und die Reise genießen.

Als Grundlage für die E-Rechnung in der öffentlichen Verwaltung, kann die EU-Richtlinie 2014/55/EU betrachtet werden. Diese wurde bereits vor 5 Jahren mit dem klaren Ziel verabschiedet, die Vielzahl der verschiedenen elektronischen Rechnungsformate in Europa zu vereinheitlichen und somit Handelshemmnisse, Rechtsunsicherheiten und Betriebskosten abzubauen. Die Richtlinie definierte die Marschroute für die gesamte öffentliche Verwaltung Europas.

In Deutschland folgte daraufhin, bezogen auf die Veröffentlichungen von Gesetzen und Normen, ein wahrer Dauerlauf, der jeden Marathon in den Schatten stellt. Bestärkt durch den Föderalismus erschienen nicht nur Gesetze und Verordnungen auf Bundesebene, sondern je Bundesland. Anhand all dieser rechtlichen Dokumente wurde schnell klar, dass Bundesbehörden bis zum 27.11.2018 bzw. zum 27.11.2019 E-Rechnungen empfangen und verarbeiten können müssen. Öffentliche Einrichtungen der Länder und Kommunen hatten zumeist Zeit bis zum 18.04.2020.

Eine Frage des richtigen Formats

Doch waren nicht nur Deadlines im Umlauf, vielmehr rauschen wir auf unserer Zeitreise an Meilensteinen, wie denen des Rechnungsformates, vorbei. Neue Rechnungsformate brauchen neue Technologien. Aus diesem Grund hat MACH die Lösung rund um die E-Rechnung und den Rechnungsworkflow in den letzten Jahren massiv ausgebaut. Als einer der ersten ERP-Anbieter für die öffentliche Verwaltung war MACH in der Lage ZUGFeRD-konforme Rechnungen der Version 1.0 zu verarbeiten. Mit der E-Rechnungsverordnung des Bundes wurde klar, dass die deutsche öffentliche Verwaltung auf ein rein-maschinenlesbares Format setzt: das XRechnungsformat. Im Bereich der Eingangsrechnungsformate kam es zu zahlreichen Weiterentwicklungen (z. B. ZUGFeRD 2.0), während MACH sich von Beginn an neben ZUGFeRD auf das neue Format XRechnung ausrichtete. Mittlerweile unterstützen wir die aktuellen Versionen 2.x in den Ausprägungen „Standard“ und „Extension“.

Ebenso passieren wir auf unserer Reise einige steinige (Übertragungs-)wege und springen über breite (Eingangs-)kanäle. Was bei MACH mit der Anbindung von E-Mail-Postfächern und FTP-Verzeichnissen begann, hat sich über die Jahre stetig weiterentwickelt und ist zu einer gefragten Lösung gereift. Die E-Rechnungslösung wurde um eine Vielzahl an Neuerungen erweitert, zu nennen sind hier beispielsweise die Anbindungen an die Portale des Bundes. Über die zentrale Rechnungseingangsplattform des Bundes (ZRE) und die OZG-konforme Rechnungseingangsplattform (OZG-RE) können Rechnungssteller:innen elektronische Rechnungen senden bzw. einstellen und den Bearbeitungsstand nachverfolgen. Über die MACH E-Rechnung können die Rechnungsempfänger:innen ebendiese Rechnungen automatisiert aus den Portalen abholen.

Für uns steht dabei stets die vollständige elektronische Verarbeitung der Rechnungen im Vordergrund. Einmal im System angekommen, wird diese medienbruchfrei durch die verschiedenen Instanzen zur Prüfung und Freigabe gereicht und letztlich gebucht, bezahlt und abgelegt. Parallel dazu erfolgen eine frühzeitige Mittelkontrolle, Zugriff auf die Stammdaten des ERP-Systems und Protokollierung der Laufwege. Im Bundeskontext ist es uns gelungen, einen einheitlichen Prozess für die elektronische Eingangsrechnungsverarbeitung zu etablieren. Dieser Referenzprozess ist mittlerweile bei über 25 Bundeskunden und darüber hinaus im Einsatz.

Während wir bisher nur von Eingangsrechnungen gesprochen haben, sollte auch das letzte Puzzleteil der Rechnungsbearbeitung – die Ausgangsrechnung – betrachtet werden. Denn nur wenn eine Vielzahl an Rechnungssender:innen ihre Rechnungen elektronisch verschicken, können diese auf der Gegenseite auch elektronisch empfangen werden. Dementsprechend haben wir bei MACH im vergangenen Jahr unsere Lösung um die E-Ausgangsrechnung im XRechnungsformat erweitert. Öffentliche Verwaltungen erhalten so die Möglichkeit, ihre Rechnungen an ihre Kunden elektronisch zu versenden. Doch auch hiermit ist es noch nicht getan. Derzeit erweitern wir die vorhandenen Kanäle um das PEPPOL-Netzwerk, sodass Rechnungen zukünftig auch direkt an den entsprechenden PEPPOL-Knotenpunkt der jeweiligen Einrichtung übermittelt werden können. 

Für die hier beschriebene Anbindung von  Eingangs- und Ausgangskanälen und Rechnungsformaten arbeitet MACH seit mehreren Jahren erfolgreich mit SEEBURGER zusammen, um die in der Praxis durchgeführten Prozesse optimal umsetzen zu können.

Wo geht die Reise in der Zukunft hin?

Bleibt alles wie bisher? Nein! Denn natürlich nehmen wir uns weiterhin aktuellen Markttrends an und werden so das Arbeitsumfeld in Verwaltungen weiter optimieren. Ein wesentlicher Fokus unserer Entwicklung liegt derzeit im Bereich der Automatisierung des Rechnungsprozesses. Mit unserer neuen Lösung MACH live! smartDecision können Entscheidungen innerhalb des Rechnungsprozesses schon heute automatisiert durch das ERP-System getroffen werden – beispielsweise anhand von Wertgrenzen oder Informationen über den Lieferanten. Die Bearbeitungs- und Durchlaufzeiten von Rechnungen können so zusätzlich reduziert werden. Darüber hinaus bietet unser Selfservice MACH live! meineRechnung ein völlig neues dezentrales Bedienkonzept, was vor allem Gelegenheitsnutzer:innen die Nutzung von ERP-Software deutlich vereinfacht.

Betrachten wir den bisherigen Weg der E-Rechnung, so war die Reise geprägt von vielen spontanen Weggabelungen und so manchem unwägbaren Gelände. Nehmen wir unser Fernglas und schauen in die Zukunft, sehen wir eine elektronische Rechnung, die jetzt so richtig durchstarten wird. Wir sind uns sicher, dass viele Optimierungen für die öffentliche Verwaltung sowie die Erhöhung des elektronischen Rechnungsaufkommens allen Anwender:innen in Zukunft viel Spaß bereiten werden. 

Wir bedanken uns bei allen, die diese Reise bis hierhin gemeinsam mit uns unternommen haben und wünschen Ihnen auch weiterhin allzeit gute „Fahrt“ mit der E-Rechnung.

Stefan Deterling & Jonas Edler