Digital, auto­mati­siert, cloud­ba­siert: Verwal­tungen sind auf dem Weg

„In Zeiten von Fachkräftemangel und multiplen Krisen müssen sich Staat und Verwaltung effizienter, leistungsfähiger, zukunftssicher und krisenfest aufstellen. Ich bin fest davon überzeugt, dass die Digitalisierung und Automatisierung von Prozessen in der Verwaltung die Antwort auf viele unserer heutigen Probleme liefern“, erläutert Matthias Kohlhardt, Vorstandsvorsitzender der MACH AG. Er übernahm im April 2022 die Führung des ERP-Software-Spezialisten aus Lübeck. Nach neun Monaten als Vorstandsvorsitzender bei MACH zieht Matthias Kohlhardt ein erstes Fazit: „Ich fühle die Verantwortung für ein Unternehmen, das sozusagen zum ,Betriebssystem‘ der Bundesrepublik Deutschland gehört. Rund 50 Prozent der Kassenanweisungen des Bundes laufen über unsere ERP-Lösung, in mehr als 450 Landeseinrichtungen ist unsere Software im Einsatz und jedes 5. Leibniz-Institut nutzt MACH. Ebenso setzen viele weitere Lehr- und Forschungseinrichtungen, Kirchen und Kommunen unsere Lösung ein.“

2022 bearbeitete MACH 180 Projekte und schloss davon 55 im Verlauf des Jahres erfolgreich ab. „Wir blicken zum Jahreswechsel insgesamt zufrieden auf die Entwicklung des operativen Geschäfts der MACH AG. Wir konnten große ERP-Einführungs- und Modernisierungsprojekte erfolgreich beenden. Zudem haben wir unseren Marktanteil ausgebaut und sind sowohl im Neu- als auch im Bestandskundenbereich weiter gewachsen. Unser Auftragseingang lag 2022 über dem Vorjahr“, resümiert der MACH Vorstandsvorsitzende und ergänzt: „Diese positive Entwicklung freut uns sehr. Schließlich mussten wir 2022 auch einige Hürden und einen Projektabbruch verkraften.“

Mit Zuversicht in die Zukunft

Für 2023 ist Matthias Kohlhardt optimistisch: „Neue Auftragseingänge und eine steigende Nachfrage nach unseren Lösungen stimmen uns zuversichtlich.“ Bei der Digitalisierung der Kernprozesse setzen Verwaltungen nach der elektronischen Rechnungsbearbeitung den elektronischen Beschaffungsprozess um und verknüpfen damit digitale Rechnung und Beschaffung sinnvoll miteinander. „Als etablierter Partner bei der Dienstekonsolidierung im Bund werden wir nach der E-Rechnung mit der E-Beschaffung den nächsten Schritt gehen und ein Bundestemplate mit Beschaffungs- und Logistikfunktionalitäten entwickeln“, erläutert der Vorstandsvorsitzende.

Damit wird den Bundesbehörden ein standardisiertes und vorkonfiguriertes System dezentraler Beschaffungsprozesse zur Verfügung gestellt, das u. a. die folgenden Funktionen beinhaltet: interne Bedarfsmeldung, Abruf aus behördeninternen Kontrakten und Katalogen, Abruf aus dem Kaufhaus des Bundes via Schnittstelle, dezentrale Vergabeprozesse, Bestellabwicklung, Wareneingang, bestellbezogene Rechnungsprüfung sowie Funktionen der dezentralen Lagerwirtschaft und Bestandsführung (Disposition, Warenbewegung, Ein- und Auslagerung, Inventur). All diese logistischen Funktionen sind mit der Finanzbuchhaltung, Kosten- und Leistungsrechnung und der kameralistischen Haushaltsfortschreibung in MACH integriert (Vgl. www.cio.bund.de).

Der ERP-Software-Spezialist wird seine Lösungen und den Betrieb auch 2023 kontinuierlich weiterentwickeln. So werden MACH meinERP-Kunden in den nächsten Jahren von einer Cloud-Architektur profitieren. Außerdem wird der E-Government-Experte gemeinsam mit dem Land Schleswig-Holstein prüfen, wie die E-Verwaltungslösung von MACH als kommunales Fachverfahren im Rahmen der Deutschen Verwaltungscloud-Strategie zur Verfügung gestellt werden kann.

Projekthighlights 2022

Der Projektabschluss im Saarland zählt zu den Höhepunkten des letzten Jahres: In neun Landesbetrieben und der Landeshauptkasse wurde die bestehende MACH Lösung erfolgreich auf die webbasierte Software-Version von MACH umgestellt. Die ERP-Software ist seit über 15 Jahren im Saarland im Einsatz. Heute arbeiten rund 1.000 Mitarbeiter:innen in den saarländischen Landeseinrichtungen mit der MACH Finanzlösung. „Das Verbundprojekt mit den saarländischen Landesbetrieben konnte sehr effizient und mit großer Zufriedenheit abgeschlossen werden", sagt Tobias Adam, Geschäftsfeldmanager Landesverwaltungen bei der MACH AG.

Ein weiteres Highlight war 2022 der erfolgreiche Abschluss des ERP-Einführungsprojektes im Verbund mit insgesamt sieben Thüringer Hochschulen. Zwei Universitäten und fünf (Fach-) Hochschulen haben den MACH Hochschulverbundstandard eingeführt und damit das Altsystem in ihren Verwaltungsprozessen abgelöst. Die MACH Verbundlösung umfasst die Finanz- und Anlagenbuchhaltung, das Logistikmodul und den Rechnungsworkflow, die Personalverwaltung inkl. Stellenplan, Personalakte, Urlaubs- und Fehlzeitenverwaltung, Reiseabrechnung, Personalkostenhochrechnung und Zeitwirtschaft sowie Business Intelligence mit verbundweiten Berichtsvorlagen für ein standardisiertes Reporting. „Wir haben im letzten Jahr die Etappe der Gesamtabnahme gemeinsam bewältigt. Das ist ein großartiger Erfolg! Die Thüringer Hochschulen sind nun bestens aufgestellt für eine digitale Zukunft, die wir gerne weiterhin gemeinsam gestalten“, sagt Verena Stöcklein, Projektleiterin bei der MACH AG.

Barrierefreie, leistungsstarke und einfache ERP-Software

Einen weiteren wichtigen Meilenstein erreichte der Lübecker Finanzsoftware-Experte im Herbst 2022 mit der Veröffentlichung der neuen Software-Version MACH meinERP, die einen besonderen Fokus auf barrierefreie Anwendungen setzt. Der kontinuierliche Abbau von Barrieren steht bei der Entwicklung neuer MACH Software schon länger im Fokus. „Mit unserer neuesten Software-Version MACH meinERP ist es uns gelungen, einen großen Sprung beim Thema Barrierefreiheit zu machen“, freut sich Alexander Kretzschmar, Chief Product Officer bei MACH. Damit ermöglicht MACH meinERP auch Menschen mit Behinderungen oder körperlichen Einschränkungen einen Zugang in eine einfache und leistungsstarke ERP-Welt. MACH orientiert sich dabei an den aktuellen Vorgaben zur Entwicklung barrierefreier Software, wie der Barrierefreie Informationstechnik-Verordnung BITV 2.0. Dank der gewohnten Bedienmuster müssen Anwender:innen nicht komplett neu geschult werden. Bei Bedarf kann die Software-Einführung mit einem E-Learning-Kurs von MACH begleitet werden.

Erste Nutzer:innen der neuen Software-Version sehen in der Weiterentwicklung einen wertvollen Fortschritt. Das Team der Schwerbehindertenvertretung der Technischen Hochschule Ostwestfalen-Lippe sagt: „Wir empfinden die neue Oberfläche als sehr gute Verbesserung im Sinne der Barrierefreiheit. Für uns ist toll, dass der Screenreader fast alles vorliest. Dies ist ein weiterer Schritt in die richtige Richtung, dem wir mit der neuen Version entgegensehen.“

Aufwand durch Automatisierung reduzieren

„Es freut mich, zu sehen, dass die Automatisierung von Prozessen immer häufiger ein Thema für unsere Kunden ist. Ich denke, das ist genau der richtige Weg, um sich von redundanten Routineaufgaben zu befreien und schließlich wieder mehr Zeit für beratungsintensive und komplexere Aufgaben zu haben“, sagt Matthias Kohlhardt. So setzten einige MACH Kunden im letzten Jahr die Automatisierung ihrer Prozesse fort, darunter u. a. die Bundespolizei, die Heinrich-Heine-Universität Düsseldorf und die Fachhochschule Aachen. Durch den Einsatz von MACH live! smartDecision automatisieren öffentliche Einrichtungen manuelle, redundante Arbeiten innerhalb ihrer Beschaffungs- oder Rechnungsworkflows und reduzieren so den Bearbeitungsaufwand. Dabei können Entscheidungen lückenlos nachvollzogen werden, sodass alle Anforderungen an eine revisionssichere Lösung vollständig erfüllt werden. 

Mit mobilen Selfservices dezentrale Nutzer:innen einbeziehen

„Erfreulich ist außerdem, zu sehen, wie unsere MACH live! Selfservices als moderne mobile Lösung für Gelegenheitsnutzer:innen zum Einsatz kommen“, findet Matthias Kohlhardt. Um Entlastung zu schaffen, müssen künftig verstärkt die Nutzer:innen in die digitalen Verwaltungsprozesse einbezogen werden, die nur gelegentlich mit ERP-Software arbeiten. Gefragt sind einfache Applikationen mit übersichtlichen, intuitiv bedienbaren Oberflächen. Die mobilen MACH live! Selfservices liefern die Antwort. Mit MACH live! meineBeschaffung wurde nach MACH live! meineRechnung 2022 in enger Zusammenarbeit mit der Heinrich-Heine-Universität Düsseldorf ein Selfservice zur dezentralen Beschaffung fertiggestellt.

Steigender Bedarf an digitalen Lösungen

Perspektivisch ist weiterhin ein zunehmender Bedarf nach digitalen Lösungen im öffentlichen Bereich zu erwarten. Denn neben dem bereits heute spürbaren Fachkräftemangel in den Verwaltungen werden dem öffentlichen Sektor laut aktueller Studien bis 2030 mindestens eine Million Fachkräfte fehlen (PwC-Studie 2022: Fachkräftemangel im öffentlichen Sektor). Weitere Untersuchungen prognostizieren, dass in den nächsten zehn Jahren etwa ein Drittel der Mitarbeiter:innen in den Ruhestand geht (Personalreport Öffentlicher Dienst 2022). Digitale Lösungen, automatisierte Prozesse bis hin zu Künstlicher Intelligenz können Verwaltungen signifikant entlasten und bspw. wiederkehrende Aufgaben, die stets nach dem gleichen Muster ablaufen, übernehmen.

„Mit den MACH Lösungen sind öffentliche Einrichtungen für ein modernes Arbeiten im Hier und Jetzt bestens aufgestellt und schaffen gleichzeitig eine optimale Basis für attraktives Arbeiten in der Verwaltung von morgen. Wir freuen uns auf weitere spannende Digitalisierungs- und Modernisierungsprojekte mit unseren Kunden sowie mit neuen Einrichtungen“, fasst Matthias Kohlhardt zusammen.